電話転送ノウハウ」カテゴリーアーカイブ


TOP > コラム > 電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。
さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。
さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

公開日:2023/03/14   更新日:2023/06/19

電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

1. 電話代行サービスとは

電話代行サービスとは

企業や個人事業主などが、自社の電話に出ることができない場合や、忙しい時に電話対応を代行してくれるサービスです。
一般的には、電話代行サービスを依頼元の企業等が受信した電話を、依頼した先の専門のコールセンターやオフィスが代わりに受け、一次対応(必要な情報を伝えたり、メッセージを取受け取ったりする)を行います。
また、それが難しい場合や急な対応を要する場合などは、担当者への要対応連絡や、電話転送を行うサービスを指します。

2. 電話代行サービスのメリット

電話代行サービスのメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • 電話応対の負荷軽減
    企業が抱える電話の応対負荷を軽減することができます。
    特に、顧客からの問い合わせが多い場合や、突発的な問題が発生した時に、企業の社員が一時的に電話対応から解放され、他の業務に集中できるようになります。
  • ビジネスの効率化
    代行サービスは24時間365日対応している場合が多く、企業の社員が不在の時でも、電話対応が継続できます。これにより、ビジネスの効率化が図れ、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。
  • 顧客満足度の向上
    顧客からの問い合わせに、迅速かつ正確に対応することができ、顧客満足度の向上につながることが期待できます。
  • コスト削減
    専門のコールセンターやオフィスに委託することで、電話応対を主業務とする従業員を雇用する必要がなく、人件費やその他の経費を削減できます。
  • テレワーク対応
    職場の電話対応をアウトソースするため、「電話対応のために職場に出勤する」必要がなくなり、テレワークのハードルを下げることが可能です。
  • 職務集中
    頻繁にかかってくるだけでなく、しつこく長引くこともある営業電話などへの、無駄な電話対応に追われることがなくなり、従業員は業務に集中することができます。
  • 業務ストレスの低減
    昨今では電話対応が「得意ではない」または「したくない」といった若者も多いため、電話自体の総量を減らすことで、従業員のストレスの低減にも役立ちます。

以上のように、電話代行サービスは、企業にとって多くのメリットをもたらすことができます。一方、電話代行サービスを利用するデメリットは以下の通りです。



3. 電話代行サービスのデメリット

  • コミュニケーションの不足
    社員が直接顧客とやり取りすることができないため、顧客とのコミュニケーション不足が生じることがあります。
  • サービス品質の低下
    電話代行サービスのサービス品質やオペレーターの品質に問題がある場合、顧客満足度が低下することがあります。電話での問い合わせ内容が「専門的な回答を求められる」場合や、「スピーディな回答を求められる」場合が多いなどは、自社で直接対応するよりも時間を要したりする事も考えられます。
  • 情報漏洩の危険性
    顧客対応においては、自社以外の人員に情報共有を行うため、企業の機密情報が第三者に漏洩する危険性があります。
  • サポート体制の不備
    電話代行サービスによっては、トラブルが発生した際に十分なサポート体制を確保していない場合があります。
  • 新たなコストが発生する
    メリットで記載した「コスト削減」と矛盾するようですが、中小規模の企業の場合、電話対応業務の多くは既存職員が業務の一部として担当することが多いため、新たに電話代行サービスを使用する場合は、「コスト増」となる可能性があります。

上記の通り、電話代行サービスは、企業が顧客や潜在的な顧客からの着信を管理するための便利な方法です。このサービスのメリットを最大限に生かすために、利用者は次の4つの戦略を検討する必要があります。



4. 電話代行サービスでビジネスを最大化するための4つの戦略

①電話応対品質の担保(電話代行サービス業者の正しい選定)

電話応対では、知識が豊富かつ丁寧な対応を行うことによって、顧客との間に好ましい第一印象を与えることができます。その結果、顧客との間に良好な関係を築くことができるため、電話代行サービス業者の正しい選定が非常に重要です。
コストの安さ等だけで決定せず、これまでの業務実績等での信頼性確認や、プライバシーマーク(Pマーク)や情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)などの外部認証取得状況による、情報セキュリティ面の確認なども含め、しっかりとした対応ができる企業のサービスを選定しましょう。

②応対マニュアルを作成する

電話応対の担当者は、お客様からの問い合わせ回答、情報提供、お客様が十分な情報を得た上で意思決定できるようにサポートを行います。そのためには、必要事項を記載した顧客対応マニュアルや、質疑対応マニュアル等を提供することが必要です。
これにより、電話のたらい回し等が回避でき、お客様の満足度やロイヤリティを高めることができます。

③プロセスを自動化する

電話代行サービスでは、業務プロセスを自動化することができます。電話代行サービスを利用することで、煩雑な業務に費やす時間を削減し、従業員はより重要な業務に集中することができます。
これにより、基本は電話代行サービスで対応し、重要な連絡には従業員から折り返し連絡する等、業務効率を高めることが可能です。

④お客様対応の対応可能な時間を増やす

電話代行サービスを利用することで、通常は営業時間外となる夜間や休日、祝祭日等も電話応対が可能となり、企業は対応可能時間を拡大することができます。
お客様からの電話連絡を曜日・時間帯に関係なく受けられるようになることにより、顧客や潜在的な顧客からのアプローチに広く対応することが可能になります。

これらの4つの戦略を実行することで、企業は電話代行サービスのメリットを最大限に生かし、顧客に最高のサービスを提供することができるのです。

5. 電話応対のもうひとつの課題解決策となる「電話転送サービス」とは

電話代行サービスは、お客様とのコンタクトセンターとして有効ですが、電話代行サービスと同様の電話応対の課題解決策として、電話転送サービスもあります。
電話転送サービスは、最初の電話番号に応答がない場合、発信者を別の電話番号(多くの場合、携帯端末)に転送することができるサービスです。

電話転送サービスの主な利点は、機動性と柔軟性の向上と、運用コストの安さが挙げられます。さらに、時間帯や曜日、発信者番号によって異なる番号に電話を転送するようにスケジュール化ができたり、複数の転送先を呼び出したり、順番に呼び出したりできるなど、より高度なコントロールとカスタマイズを可能にします。

また、電話転送サービスは、部外者(電話代行サービス事業者等)を経由しないため、サービス品質の低下や情報漏洩の危険性など、電話代行サービスのデメリット事項が発生しないことも、大きなメリットです。

さらに、電話転送サービスは、電話代行サービスよりも低コストである事が多く、費用対効果が高く、あらゆるビジネスのニーズに合わせて設定することが可能です。
ニーズによっては、電話代行サービスと電話転送サービスを組み合わせて使用することにより、最大のパフォーマンスを発揮できる可能性もあります。

6. 電話転送サービスのパイオニア、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」とは

電話応対のもうひとつの課題解決策となる「電話転送サービス」とは

「転送録」は1サービス・1回線単位で手軽に利用できるクラウド型の電話転送サービスです。テレワークやコールセンターなど、電話にまつわる様々なシーンや目的で活用されており、看護や介護などの重要な電話連絡業務でも、非常に多くのお客様にご活用いただいています。

・電話代行サービスの代替にもなる、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」

7. 電話代行サービスと電話転送サービス

お客様からの電話応対業務では、応対品質の向上と効率化という相反する要望がありますが、電話代行と電話転送、いずれかまたは両方を活用することによって、実現可能な点も多々存在します。

自社の電話応対業務の棚卸しを行い、必要な対応事項をリストアップすることで、自社に必要な業務を切り分けることができます。
これを機会に、顧客対応の品質向上と業務フローの改善、加えてコスト削減等をご検討されてみてはいかがでしょうか。


TOP > コラム > 機会損失とは?その原因と対策|
営業や販売の具体例を紹介

機会損失とは?その原因と対策|
営業や販売の具体例を紹介

公開日:2021/06/10   更新日:2024/07/01
機会損失とは?その原因と対策|営業や販売の具体例を紹介

業種や業態にかかわらず、どのような企業においても営業や販売の機会を損失することは、大きな痛手となります。今回は、営業・販売で機会損失を引き起こす原因について考察し、さらに機会損失を防ぐ対策についても解説します。また同時に、機会損失防止に最適なサポートツールとなる「転送録」についてもご紹介します。

1. 機会損失とは

機会損失とは

機会損失とは、商品や製品の破損等によって具体的に生じる物理的な損失とは異なり、営業や販売等の機会を逃すことで、本来得られたはずの利益を失うという「未来的な損失」を指しています。いわゆる「儲けを逃す」ということであり、「チャンスロス」とも呼ばれています。

売り上げ・利益の減少のような数値として現れにくいために見落としがちですが、機会損失は事業の成長にとって大きなマイナスとなります。機会損失に気づかないままだと、いずれ経営破綻に陥ってしまう危険をはらんでいます。

以下で、機会損失の具体例を見てみましょう。

営業や販売における機会損失の具体例

営業や販売における機会損失の具体例を知ることは、企業の成長と収益を最大化するために重要です。機会損失が発生すると、潜在的な売上や顧客を逃してしまうことになり、最終的には収益に悪影響を及ぼすためです。

営業や販売行為における機会損失の具体例としては、次のものが挙げられます。

  • 営業対応の遅さ
  • 販売での在庫切れ
  • 顧客ニーズの把握不足

まず最も多いのが、営業対応の遅さによって販売機会を失ってしまうことです。自社製品やサービスについて問い合わせや見積り依頼があったにもかかわらず、忙しさにまぎれて返答を遅らせることで、競合他社に乗り換えられてしまったり、顧客離れを引き起こしたりするケースです。

さらに、在庫管理の不備によって商品が欠品した場合も、機会損失の一例です。売れ筋商品が欠品すると、顧客は他の供給元を探すことになります。これにより、顧客の満足度は低下し、再来店の機会を失ってしまいます。このような状況は特に小売業で頻繁に見られ、効果的な在庫管理が求められます。

顧客のニーズを理解できていない場合も、内部要因として機会損失を引き起こします。マーケティングリサーチや消費者データの分析不足により、顧客が求める商品やサービスを提供できなければ、販売機会を逃してしまうことになります。

機会損失が問題に発展

機会損失が問題に発展する主な理由の一つは、企業全体の成長と存続に直接影響を与える可能性があるからです。機会損失によって引き起こされる問題やトラブルの具体例としては、次のものが挙げられます。

  • 売り上げの減少
  • コストの増加
  • 損害賠償
  • 機会費用を失うことによる不利益

まず問題となるのは、売り上げが増えないのみならず、売り上げの減少です。当然ですが、「売れるはずだったものが売れない」ということは、その分だけ売上額が減り、利益を失ってしまうことを意味しています。また、実在庫を持つ商品であれば、本来売れているはずのものが倉庫に残っていることになり、倉庫代や保管にかかるコストが増加するという問題が発生します。

さらに取引先やクライアントの機会を損失させたことにより、損害賠償に発展するという恐れもあります。例えば、Webサイト構築会社がクライアントからECサイトの立ち上げを依頼されたとして、もし納期に間に合わなければ、クライアントはEC販売によって得られる未来の利益を失ってしまいます。この機会損失分を補填すべく、損害賠償を請求されるケースは十分に考えられます。

機会費用を失うことによる不利益

また、機会費用を失うことによる不利益という問題もあります。機会費用とは、「正しい選択をしていたら得られる可能性があったお金」のことで、例えばAとBの2つのコンペがあった場合、コンペAは競合が少なく勝てたかもしれないのに、コンペBに参加して負け、本来得られたはずの報酬を失うという不利益が生じるといったケースです。

売上の低下や競争力の喪失、顧客満足度の低下など、これらの影響は企業の経営にとって重大な問題を引き起こすことがあります。競合他社が新製品をリリースした際に迅速な対応ができなければ、それまで維持していた市場シェアを一気に奪われるリスクがあります。また、顧客からの問い合わせに迅速に対応できない場合、その顧客の信頼を失うだけでなく、他の潜在的な顧客にも悪い評判が広がる可能性があります。


このような機会損失を放置しないためには、早期の対応と予防策が非常に重要です。例えば、定期的な市場調査を行い、競合他社の動向や消費者のニーズを正確に把握することで迅速な対応が可能になります。さらに、顧客からの問い合わせに対する対応の迅速化や、プロセスの見直し、戦略の最適化などを通じて内部要因による機会損失を防ぐことが出来ます。以上の対策を講じることで、企業全体の成長と競争力を維持し、顧客満足度を高めることが可能になるのです。


2. 機会損失の原因となる外部要因・内部要因

機会損失の原因となる外部要因・内部要因

機会損失の原因を理解することは、その対策を講じるための第一歩です。機会損失の原因には、外部要因と内部要因の2種類が存在します。このセクションでは、機会損失が発生する理由を要因別に詳しく解説します。

    <外部要因>
  • 顧客や他社、社会の変化
    <内部要因>
  • 顧客のニーズを理解できていない
  • 戦略やプロセスに問題がある

外部要因:顧客や他社、社会の変化

機会損失の外部要因の一つに、顧客や他社、社会の変化があります。経済環境や競合他社の戦略、さらには消費者のニーズやトレンドの変化は、企業の売上や利益に直接影響を及ぼす可能性が高いからです。

例えば、新しい技術が登場しそれに対応できない企業は、顧客を失いやすくなります。また、競合が新しい商品を発表しそれが市場を席巻した場合、自社の売上に悪影響を及ぼす可能性があります。社会の価値観が変化し、環境意識が高まった際にその対応が遅れると顧客からの信頼を失うリスクもあります。

外部要因は自社ではコントロールできませんが、変化を事前に察知し対応していくことが、機会損失を防ぐために必要です。

内部要因:顧客のニーズを理解できていない

顧客のニーズを正確に理解できていないことが、機会損失の内部要因の一つです。

例えば、シーズン品を扱う企業の場合、過去のデータから供給量を見極めて増産するという対策により、売り上げアップにつなげることが可能になります。飲食店でも同様で、顧客が集中する時間帯にスタッフを増員することで、回転率を上げることができます。

しかしながら、このような顧客のニーズを理解できていなければ、効果的な対策を打つことができずに販売機会を失ってしまうことでしょう。

内部要因:戦略やプロセスに問題がある

戦略やプロセスに問題があると、企業は大きな機会損失を被る可能性があります。

例えば、取引先からの需要量に対応する自社の従業員数が足りていなかったり、営業プロセスに課題があったりする場合、本来受注できていたはずの契約を取り逃してしまう可能性があります。

具体的には、「営業マンが多忙で契約書の作成が遅れ、クライアントを怒らせてしまい契約を破棄された」、または「初回の商談後にメールでアプローチするなど、営業活動をフォローする体制が整っていなかったため失注した」などのケースが考えられます。

そのため、適切な戦略と効果的なプロセスを導入することが機会損失の回避には不可欠です。戦略とプロセスの見直しは、企業が競争優位を保ち、顧客のニーズを的確に捉え、柔軟に対応できる体制を整えるために重要です。最適な戦略とプロセスを導入することにより、市場変化への迅速な対応や、消費者の満足度向上など、多くのメリットが生まれます。企業としては、これらの課題を充分に認識し、改善策を講じることが求められます。


3. 機会損失を防ぐための対策方法

機会損失を防ぐための対策方法

機会損失を防ぐためには、企業が持つリソースを最大限に活用し、効率的に運用するための対策が必要です。機会損失の具体的な対策として、次の3つがあげられます。

  • 戦略を見直す
  • 管理体制を強化する
  • タイミングを逃さない営業・販売活動をする

次項で、詳しく見てみましょう。

戦略を見直す

事業や営業の機会損失を防ぐためには、現行の戦略を見直すことが重要です。戦略が時代や市場の変化に対応していないと、潜在的な顧客を逃したり、競争に敗れたりする可能性があります。市場環境や顧客のニーズは常に変動しているため、定期的な戦略の見直しが必要です。

自社の製品やサービスのうち、何がいつどれくらい売れているのかを正確にデータ化し、分析・解析した上で最適な販売体制を整えるようにしましょう。さらに、販売だけでなく、生産、管理、物流、宣伝広告、マーケティングなど、販売活動に関わるあらゆる面で戦略を見直してみることをおすすめします。

具体的には、POSやBIツールから得られる売上に関するデータやお問い合わせ数、Webサイトや広告の反響などさまざまな情報を収集し、分析・解析した上で、関係部署との調整を行い、生産数を増減します。また、生産数の増減にあわせて滞りなく物流や販売を行えるようにしておくことも必要です。

現行の戦略を定期的に見直し、常に市場環境や顧客ニーズに合わせて最適化することで、機会損失を防ぎましょう。また、競合他社の動向を注意深く観察し、その戦略を参考にすることも一つの方法です。そして、チーム全体で情報を共有し、迅速な意思決定を行うための体制を整えることも欠かせません。

このような取り組みにより、会社全体としての効率が向上し、競争力が強化されます。機会損失を最小限に抑え、今後の成長を実現するためには、戦略の見直しがポイントです。

管理体制を強化する

管理体制の強化も、機会損失を防止する対策として有効です。安定した企業運営には、「顧客管理」「在庫管理」「販売管理」など、さまざまな数値の管理が欠かせません。適正な顧客管理を行うことで、顧客のニーズを逃すことなくキャッチでき、売り上げアップに貢献できます。

例えば、顧客からの重要な問い合わせが適切に処理されず、対応が遅れることでビジネスチャンスを逃してしまうケースがあります。これを防ぐためには、問い合わせ管理システムを導入し、処理状況をリアルタイムで把握できるようにすることが効果的です。

また、最適量の在庫を保持し続けることで、余剰在庫や品切れを起こさずに済み、いつでも顧客が求める商品を提供することが可能になります。そして日々の販売データをチェックすることで、売れ筋商品や顧客ニーズを把握し、仕入れ値や販売価格を適宜調整することもできます。

さらに、整備された管理体制を維持することで、情報の漏れやタスクの遅延を防ぎ、顧客の期待に迅速に応えられます。例えば、定期的なスタッフミーティングやチェックリストを使用したタスク管理は、業務進行状況の確認と改善点の把握に役立ちます。これにより、各メンバーが自分の役割を理解し、チーム全体のパフォーマンスが向上します。顧客対応の品質を高めるためにも、内部のコミュニケーションとプロセス管理を徹底することが求められます。データ管理ツールを活用し、営業活動や顧客情報の一元管理を行うことで、より効率的で正確な対応が可能となります。

このように、管理体制を強化することは、会社全体の効率化と顧客満足度の向上に直結します。将来的な経営の安定と成長を見据えた際には、管理体制の強化は避けて通れない重要な施策です 。

タイミングを逃さない営業・販売活動をする

営業や販売の成功は、適切なタイミングでのアプローチが重要です。タイミングがずれたばかりに、本来であれば受注できた契約を逃したり、顧客に購入していただけた機会を失ったりします。常日頃から好機を見逃さない姿勢が大切となるでしょう。

具体的な対策方法としては、顧客から問い合わせがあった際は即時にレスポンスをする、見込み客には電話やメールで丁寧なアプローチを続ける、といった手法があります。問い合わせへのレスポンス速度を高めるには、電話転送サービスを利用して、外出先やテレワーク中の自宅でも電話を受けられるようにする方法も有効です。

逆に、遅れてアプローチすると顧客は興味を失い、競合他社に流れるケースもあります。タイミングを逃さないことが営業や販売の成否を分ける大きな要因となるため、積極的なタイミング管理を行いましょう。


4. 営業や販売の機会損失を防ぐために!電話転送は「転送録」がおすすめ

営業や販売の機会損失を防ぐために!電話転送は「転送録」がおすすめ

営業や販売における機会損失は、適切な対策を講じることでその影響を最小限に抑えることができます。タイミングを逃さない営業・販売活動を行うための具体的な方法をご紹介します。

電話に関する機会損失シーン

ビジネスにおいて、電話対応は重要な顧客接点の一つです。迅速かつ丁寧な対応が求められる電話は、直接的なコミュニケーション手段として、顧客の信頼や満足度に大きな影響を与えます。例えば、電話が長時間鳴り続けたり、担当者が不在で適切な対応ができなかったりすると、顧客は不満を抱きやすくなります。その結果、顧客は他社に流れてしまう可能性が非常に高く、ビジネスにとって大きな損失となり得ます。

一方で、適切な電話対応を確保することで、顧客の期待に応え、強固な信頼関係を築くことができます。これにより、顧客のリピート率や満足度が向上し、ビジネスの成長につながるのです。具体的には、担当者の不在時にもスムーズに対応できる体制を整える、電話対応のスキルを向上させる研修を実施するなどの対策です。こうした施策は、顧客からの重要な機会を逃さず、ビジネスの成功に直結します。

電話転送は「転送録」がおすすめ

電話転送サービス「転送録」は、1回線単位で手軽に利用できるクラウド型サービスです。自動音声受付や、複数の電話機の一斉呼び出しなど、利便性の高い機能を低コストで利用することができます。

「転送録」があれば、お問い合わせの電話をいったん「自動音声受付」で受けた後、「一斉呼出転送」で該当する担当者の電話を同時に鳴らして呼び出すことができます。お客様からかかってきた電話を逃さず、確実に受け取ることができ、お待たせすることがありません。もちろん、テレワーク中に本社にかかってきた電話を担当者のスマートフォンなどに転送することも可能です。

「転送録」導入の成功事例としては、全国展開する不動産販売会社様が、フリーダイヤルにかかってくるお客様からの問い合わせ電話を「転送録」で受け、それぞれの拠点地区担当者の携帯電話に一斉転送させるようにしたケースがあります。「転送録」の導入後は、各拠点3~9名程度の複数の担当者がどこにいても、誰かが必ず電話に出られるようになり、販売機会の取りこぼしがなくなりました。

◆迅速かつ確実に、問い合わせ電話に対応!
不動産販売会社の「転送録」導入事例はこちらのページをご覧ください。

電話転送に割く人的リソースがなく、問い合わせ電話に出ることができずに機会を失っているなどの課題を抱えている場合は、「転送録」の利用をおすすめします。便利なクラウドサービスの導入により、貴社の機会損失を劇的に減らすことがでるかもしれません。ぜひ導入をご検討ください。

5. 機会損失を理解し、より良い選択へと導くまとめ

本記事では、営業や販売における機会損失の原因と対策について解説しました。機会損失の原因を理解し、適切な対策を講じることで、ビジネスの成長を促進できます。

機会損失を防ぐために、まずは自社の現状を見直し、問題箇所を特定して戦略を再評価しましょう。また、リスク評価や情報収集を行い、タイミングを逃さない営業活動を実施してください。

機会損失を減らすことに向けた取り組みを継続的に行うことで、企業の競争力を高め、顧客満足度も向上させることが可能です。貴社のビジネスチャンスを逃さないためにぜひ参考にしてください。


TOP > コラム > テレワーク中の電話転送のやり方を解説|
在宅勤務でも電話対応は可能!

テレワーク中の電話転送のやり方を解説|
在宅勤務でも電話対応は可能!

公開日:2021/04/19   更新日:2023/06/28
テレワーク中の電話転送のやり方を解説|在宅勤務でも電話対応は可能!

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、世の中に浸透しつつあるテレワーク。テレワークが可能な職種では、従業員は出社しなくても家などで仕事ができます。しかし、会社にかかってくる電話には応じなければなりません。電話対応の問題をクリアできず、交代で出勤したり、なかにはテレワーク自体を諦めてしまったりする企業もあるようです。今回は、テレワーク中の電話対応を解決する、電話転送のやり方について解説します。

1. テレワーク中の電話対応の問題

テレワークを実践する企業が抱える共通の悩みの一つは、会社にかかってくる電話対応をどうすればよいか、という問題です。具体的には、次のようなことが問題になっています。

【テレワーク中の電話対応にまつわる問題】
  • 電話対応のために出社
  • お客様・取引先からの電話に出られないことによるトラブル
  • 電話の取り次ぎにおけるミス
  • 電話で会話できないことで起こるコミュニケーションミス

まず一番の問題は、テレワークができる環境が整っているにもかかわらず、電話対応のために出社しなければならなくなることです。特にコロナ禍では、人の移動を減らすことを目的にテレワークが推奨されています。従業員の健康を守るためにも、企業としては、なるべく出社を減らしたいものです。

コロナ対応のテレワークから、ニューノーマルのテレワークへ

また、交代制で電話の当番をする企業では、せっかく出社しても、通常よりも出社している従業員が少ないため、お客様や取引先の電話に出られないということも発生しているようです。お客様や取引先から「ぜんぜん電話がつながらない」とクレームにつながり、トラブルになってしまうこともあります。

さらに、通常の勤務であれば、従業員同士の電話の取り次ぎは内線ボタンを押すだけで簡単にできますが、テレワーク中は、担当者から折返してもらう必要があります。担当者の携帯番号を調べているうちに、別の仕事が入ってきて、取り次ぎを忘れてしまうなどというミスも起こりがちです。


2. 電話対応の問題は電話転送サービスの利用で解決

さまざまあるテレワーク中の電話対応の問題ですが、電話転送サービスを利用すれば解決できます。電話転送とは、会社にかかってきた電話を指定の番号に自動で転送できるサービスです。

電話をかけるお客様も取引先も、いつもの電話番号に電話をするだけで、設定された携帯電話番号に自動転送されますので、かけなおしていただくなど、手間をかけさせることはありません。

【電話転送サービスのメリット】
  • テレワーク中の電話対応の問題を解決できる
    1. 従業員は電話当番のための出社は不要
    2. 電話の取り次ぎミスを削減
    3. 電話によるコミュニケーションの維持

  • お客様や取引先はいつもの電話番号に電話をすればよい


3. 代表的な電話転送サービス

国内の代表的な通信事業者(キャリア、電話会社)は、ほぼ一様に電話転送サービスを行っています。各社の電話転送サービスは以下のとおりです。

  • NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
  • ソフトバンク「多機能転送サービス」
  • KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」

「ボイスワープ」は、NTT東日本・西日本が手がける電話転送サービスです。NTT東日本・NTT西日本の加入電話(固定電話)、INSネット(ISDN回線)、ひかり電話(IP電話)で利用でき、あらかじめ指定した番号に転送することができます。

ソフトバンクが手がける「多機能転送サービス」は、同社の固定電話サービス「おとくライン」の回線契約者が付属できる、有料オプションです。着信があった場合、指定された別の電話番号に転送するサービスです。

KDDI光ダイレクトの「着信転送サービス」は、同社のIP電話 (IPフォン)・直収電話の回線契約者向けの、オプションサービスです。着信時、あらかじめ指定した電話番号への転送のほか、用途に合わせた設定が可能です。


4. テレワーク・在宅勤務中の電話転送のやり方

電話転送サービスを利用する場合の利用の流れについて、今回は、NTT東日本・西日本「ボイスワープ」のアナログ回線を例にご説明します。

<NTT東日本・西日本「ボイスワープ」の転送設定方法>
  1. 転送先の電話番号を登録する(複数に転送したい場合は、複数の電話番号を登録)
  2. 転送の条件を設定する。すべての電話を転送する「無条件転送」か、一定以上コールした後に応答がなければ転送する「無応答時転送」かを選ぶ
  3. 音声ガイダンスを設定する
  4. いったん電話に出た後に転送する「応答後転送」にしたい場合は、設定する
  5. 転送を開始

「ボイスワープ」の設定は比較的簡単に行えますが、毎日の転送開始/停止の切替や、日にち・時間帯によって転送先を変更する場合は、都度、手動で切替操作をする必要があります。


5. 転送設定を自動化・スケジュール化したい場合は、ワイドテックの「転送録」電話転送切替が便利です

会社にかかってくる電話の転送先を複数設定したい場合は、ワイドテックの「転送録」が便利です。最初の設定は必要ですが、その後は自動で転送され、手動切り替えの手間がかかりません。

「転送録」は、1サービス・1回線単位で手軽に利用できるクラウド型の電話転送サービスです。クラウド型サービスのため、専用の設備や機器の設置は不要です。転送する日時や転送先電話番号は、Web画面でまとめてスケジュール登録が可能です。

以下で、「転送録」を利用するメリットをご紹介します。

【「転送録」を利用するメリット】
  1. ボイスワープ等の電話転送切替操作を自動化できる
    「転送録」の電話転送切替サービスには、スケジュール予約機能があります。日時・曜日の繰り返し処理に対応するため、「出社時に転送を停止し、退社時に開始」といった毎日の切替操作が不要になります。そのため、転送開始・停止を忘れた、設定に失敗したなどのヒューマンエラーを防止します。

  2. Webで簡単に設定できる
    「転送録」の電話転送切替サービスは、Web画面に入力するだけで、転送登録が完了します。「ボイスワープ」などに契約している電話番号と、転送先の電話番号をWeb画面に入力し、設定した後は、24時間自動で処理します。

  3. 必要なのはインターネット利用環境のみ、設備投資は不要
    「転送録」の電話転送切替サービスは、インターネット環境があればどこでも利用可能です。テレワークはもちろん、急な外出や出張などでも安心して設定することができます。特別な設備投資をすることなく、SOHO・小規模オフィスなど電話回線が少ない会社でも、無駄なく効率的に利用できます。

  4. 複数キャリアの電話転送サービスに対応
    「転送録」は、複数キャリア(電話会社)の電話転送サービスに対応しています。選択肢が多く、さまざまなお客様に利用していただけます。

  5. 6.「転送録」導入で失敗なしで電話転送ができる

    コロナ対応のテレワークから、ニューノーマルのテレワークへ

    ワイドテックの「転送録」を導入すれば、従業員は電話当番などのために出社することなく、テレワークで安心して仕事ができます。また、ミスやトラブルを防ぐことができ、お客様や取引先にも影響を与えません。これまで、キャリアの電話転送サービスを利用していても、登録が億劫で使うのを辞めてしまったり、転送切り替え忘れなどのミスにより機会損失してしまったりしていたかもしれません。テレワークや新たな働き方が求められているいま、ぜひ「転送録」のご活用をご検討ください。

    ◆「転送録」の利用イメージが動画で分かる!こちらのページをご覧ください。


TOP > コラム > 知らないと損!
ビジネスの可能性を広げる電話転送サービスと便利な使い方

知らないと損!
ビジネスの可能性を広げる電話転送サービスと便利な使い方

公開日:2020/02/10   更新日:2022/12/21

外回りや出張の際、オフィスの固定電話へかかってきた電話を転送してくれるサービスがあります。従業員の数が少なく限られた人員で仕事を回している中小企業やベンチャー企業は、固定電話に出られないことも多いでしょう。そんなとき、転送電話サービスはビジネスチャンスを広げてくれる有効なツールと言えます。
今回の記事では、ビジネスマンが活用すべき転送電話サービスの種類や便利な使い方など詳しく解説していきます。

1. 転送電話サービスの種類

固定電話のサービスを提供しているのはNTTだけではありません。KDDIやソフトバンクなどの大手通信事業者も固定電話サービスを提供しており、転送電話のサービス名称も異なります。どのようなサービスがあるのか、各社の特徴を紹介します。

ボイスワープ(NTT東西)

NTT東日本、NTT西日本が提供している転送電話サービスです。住宅用は月額500円、事務用は月額800円と料金も多少異なります。NTTではアナログ回線、INS回線、ひかり電話などさまざまな通信回線を提供していますが、それぞれの回線種別によって申し込み方法が異なります。
ちなみに、ひかり電話の場合は工事費用として2,000円が必要ですが、その他の回線については工事費用や事務手数料も不要で申し込みが可能です。

多機能転送(ソフトバンク)

ソフトバンクが提供している固定電話「おとくライン」向けの転送電話サービス。アナログ回線、INS回線それぞれ共通で月額料金は800円で、個別の申し込みが必要です。工事費は無料です。

着信転送(KDDI)

KDDIが提供している光回線「auひかり」などで利用できる転送電話サービスです。月額料金は500円で工事費や登録料は無料です。


2. 転送電話でありがちな悩み

通信事業者各社が提供している転送電話サービスは外出先でも電話に応対できて便利な反面、さまざまな悩みを抱えているユーザーも少なくありません。いくつか代表的な悩みを紹介します。

転送された電話なのかが分からない

転送先として携帯電話を指定することが多いですが、そもそも携帯電話宛にかかってきた電話なのか、転送されてきた電話なのかが一見して分からないという悩みがあります。たとえば携帯電話は従業員同士のコミュニケーションに使用し、取引先や顧客とは固定電話でやり取りをしている場合、社内の人間からの電話だと思って出た電話が社外の人からの電話で、失礼な応対をしてしまうリスクも考えられます。

転送の切り替えが面倒

通信事業者によっても多少手順は異なるものの、固定電話にかかってきた電話を転送するためには専用の切り替え作業が必要です。切り替え作業は固定電話から指定の番号をダイヤルし、ガイダンスに沿って番号を押していく作業なのですが、たとえば毎週同じ時間帯に転送をかける場合などは都度作業が必要で手間がかかります。

転送電話の設定を忘れた

転送電話サービスに加入していたとしても、固定電話機側での設定を切り替えていないと転送されることはありません。たとえば外出先で転送電話設定を忘れたことに気付いた場合、リモートコントロールでの設定を行わなければなりません。


3. 転送電話の悩みを解決する裏技

転送電話にありがちな悩みを解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。今回はそれぞれの悩みを解決できる具体的な方法を紹介します。

転送された電話なのかが分からない

出先で携帯電話にかかってきた電話が転送された電話なのかが分からない場合は、転送元案内の機能を活用することで解決できます。転送元案内とはその名の通り、転送電話がかかってきた場合に発信元の番号をガイダンスが教えてくれる機能。転送元案内はほとんどの通信事業者で対応しているため、個別に設定をするだけで利用できます。

転送の切り替えが面倒

転送電話を利用している多くの人が抱える悩みが、切り替え作業の煩雑さです。指定のダイヤルにアクセスして行うON/OFF設定、さらには転送元案内や転送条件の指定など、さまざまな設定が必要です。
1台の固定電話で頻繁に転送電話を利用しないのであれば大きな問題ではありませんが、毎週決まった時間に転送電話に切り替える場合や、部署全体の固定電話をまとめて転送電話に切り替えるとなると手間がかかります。

そこで、このような悩みを解決するためにおすすめなのが「転送録」です。

従来の転送電話切り替えは固定電話のガイダンスを聞きながらダイヤルボタンを押して設定する必要がありましたが、転送録の場合はインターネット上から専用の管理画面へアクセスし、スピーディーに切り替え設定が可能。さらには指定の曜日や時間、何日から何日までといったようなスケジューリング機能も搭載されており、従来の転送電話よりも細かな設定を実現します。
NTTやソフトバンク、KDDIなど複数の通信事業者に対応しており、複数拠点、複数台の固定電話を一括で設定することも可能です。

転送録で解決できる転送電話の切り替え忘れ

転送電話設定を忘れたら、それぞれの通信事業者が標準で提供しているリモートコントロールによる設定はもちろんですが、転送録でも対応できます。インターネットが接続できる環境であれば、外出先からでも転送録の管理画面へアクセスし個別に設定が可能。たとえば飛行機や新幹線の中など、電話をかけるのが難しい場合であっても転送録であればスムーズに転送電話の切り替え設定が可能です。


4. 転送電話を導入するメリット

固定電話を導入しているものの、転送電話に必要性は感じないという人も多いでしょう。しかし、転送電話を導入することでさまざまなメリットが生まれます。メリットとして考えられる2つのポイントを紹介します。

ビジネスの機会損失を防げる

たとえば事務所を不在にしている時間が長い場合も、転送電話サービスを導入するだけで顧客や取引先との密なコミュニケーションが可能になり、機会損失を防ぐことにつながります。新たな事業のスタートや新規取引の相談など、顧客や取引先から相談を持ちかけられるチャンスは決して多くないものです。せっかく自社にとってメリットの大きい相談だったにもかかわらず、電話に出られずチャンスを棒に振ってしまうことも。電話に出られる状態になっていると顧客からの信頼も獲得しやすく、次のビジネスにもつながっていくはずです。

人件費削減につながる

常に電話に応対できる体制をつくるために、秘書やアシスタントとして人材を雇い入れるケースもあります。しかし、そこまで人件費に余裕がないという企業もあります。人件費を最小限に抑えるためにも、転送電話を導入することによって電話を取り次ぐ必要もなくなり、効率的な会社経営が可能になるはずです。

ご紹介した転送録は、ボイスワープをはじめとした電話転送サービスの契約回線に対して、転送設定の切替操作を自動化するサービスであり、固定電話を導入した際の悩みや課題を解決するソリューションとしておすすめです。今後のビジネス拡大を図るためにコスト削減を検討している経営者や個人事業主の方は、転送電話サービスの導入も含めてぜひ検討してみてください。


TOP > コラム > 話題のIVR(自動音声応答)をビジネスに活用する~自動音声受付サービス~

話題のIVR(自動音声応答)をビジネスに活用する~自動音声受付サービス~

公開日:2018/06/25   更新日:2022/03/25

「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関するお問い合わせは『1』を押してください……」──。企業のカスタマーサービスなどでよく耳にするこのメッセージがIVR(Interactive Voice Response System:自動音声応答)。単に音声を流すだけでなく、プッシュ操作に従って電話を担当部署に取り次いだり、コールセンターに転送したりできるなど、非常に便利なシステムです。

IVRは電話の取り次ぎを自動化することで、業務効率を上げ、人件費の削減にも大いに貢献するシステムです。でも高価なシステムなので、設備投資にコストがかさむことが導入のネックになっていました。そこで、登場したのが、「転送録」の「自動音声受付サービス」です。

低廉な月額利用料で多機能なIVRが利用できるので、一人で何役もこなす必要のある個人事業主やフリーランスの方でも、設備投資せずに煩雑な電話取り次ぎが自動化でき、業務の効率化を図ることができます。この自動音声受付サービスの導入メリットや幅広い用途についてお知らせします。

1. 自動音声受付による取り次ぎ自動化が、経営効率をアップさせる

設定済みの電話番号に着信があると、自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署へ直接つなぎ電話業務の効率化を図るシステム、それが「転送録」の自動音声受付サービスです。このサービスをおすすめする理由は何と言っても、業務効率や経営効率が格段に向上することにあります。

例えば、IVRを導入していない企業では受付担当や総務が外部からの電話を取り、内容を聞いた上で担当部署への取り次ぎを行っています。これでは、電話取り次ぎだけでも煩雑な作業となり、しかも伝え間違えなどのミスも発生しやすくなります。


2. 電話による音声ガイダンスが手軽に導入できる

自動音声受付を導入すれば、電話をかけてきたエンドユーザーは専用ガイダンスに従ってダイヤル操作をするだけなので、人を介した取り次ぎは不要になり、ミスも防げます。さらに、取り次ぎ業務の自動化で人件費の削減にもなり業務スピードも格段に向上します。

自動音声受付サービスは手軽に導入できるのに、大きなメリットを得ることができます。


3. IVRを電話の応対品質向上・コストカットに活用する

また、自動音声受付サービス導入で見逃せないメリットは応答品質が向上することです。これを人の手で行うとすると、受付担当者によって対応の質に差が出て、最悪の場合はクレームにまで発展しかねません。自動化すれば、直接、担当部署につながるのでこうした事態をうまく避けることが可能。しかも、人件費も教育研修コストもカットできるので大幅な経費節減が図れます。

しかも、自動音声受付なら間違い電話などの処理も簡単。音声ガイダンスを聞いた相手方がかけた先を間違えたと気づいてくれるので、「応対」という業務が発生せず、企業にとっても無駄なコストをかけずに済むというわけです。


4. メッセージの録音機能も有効活用できる

自動音声受付サービスなら、通常の電話取り次ぎだけでなく、定休日や時間外の電話転送も音声ガイダンス付きで行うことができます。また、自社のPRやニュース、商品やイベント情報の録音を、営業時間外のメッセ―ジとして使用すれば、非常に有用なメディアとして機能させることが可能です。

さらに、メッセージ録音機能を使えば、商品の注文受付やサービスの予約受付も時間外に行え、機会損失を防いで収益を上げることもできます。


5. 簡易コールセンター、アンケート…、IVRはマルチに応用できる

自動音声受付サービス自体を簡易なコールセンターとして機能させたり、アンケート集計に利用したりといった応用も可能です。このようにIVRを応用した自動音声受付サービスはアイデア次第でさまざまな活用ができるマルチなツールと言えるでしょう。


6. クラウド型IVRだから、手頃な月額料金で利用できる!

これだけの多機能、活用の可能性を秘めた自動音声受付サービスですが、同じことを従来のIVRで実現しようと思えば設備投資にかなりのコストが必要で、導入のハードルは決して低くはありません。

でも、「転送録」の自動音声受付サービスなら、同様の機能を月額3,760円~と、これまでには考えられないほど手頃な月額料金で利用できます。その秘訣は、クラウド型IVRだから実現することができました。


7. 自動音声受付サービスは、アイデア次第で使い方は無限大

自動音声受付サービスを導入すれば、電話取り次ぎにかかる人件費やオペレーターの教育研修コスト、クレームが生じた際の対応コストなどを大幅に削減でき、経営資源のより有効な活用が可能になります。

設備投資ゼロでIVRが利用でき、しかも電話取り次ぎの自動化によるコスト削減効果も期待できるとあれば、これは導入しない手はありません。しかも、音声ガイダンスと転送機能、メッセージ録音機能を駆使すれば、商品の注文やサービスの予約に使えるので、これまで収益を生まなかった時間外、定休日をビジネスチャンスに生かすことが可能です。


TOP > コラム > ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

公開日:2018/06/11   更新日:2024/11/11

「日中はスタッフ全員が外回りをしている」
「24時間365日、クライアントから問い合わせの連絡がくる」

そんな業態で働く方は、自社の固定電話にかかってきた電話を手元のスマホに「転送」し外出先で対応されていることでしょう。しかし、NTTの「ボイスワープ」や各通信キャリアの「多機能転送」「転送電話」といった電話転送サービスは、登録できる転送先の最大件数が4件もしくは5件と限られているうえ、操作が煩雑で利用しにくいと感じる場合も少なくありません。

さらに、新たに転送先を登録する際に「既存の転送先を上書きしなければならない」「設定方法が固定電話からのダイヤル操作に限られる」など、不便さも課題です。

こうした不満を解消するのが、ワイドテックの「転送録」です。
「転送録」では、「転送先増設サービス」を活用することで、6件以上の転送先を登録でき、しかもスマホやPCからWeb上で登録作業を行えるため、操作が完了するまで手間がかかりません。従来の電話転送サービスにはない設定方法の柔軟さと使いやすさが魅力です。

1. 転送先増設サービスなら、6件以上登録が可能!

ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

「転送録」の転送先増設は、各通信キャリアの電話転送サービスと「転送録」の050番号を組み合わせて利用するシステムです。転送元と転送先に「転送録」の050番号を挟むことで、転送先を10件まで間接的に増やすことができます(11件以上はオプション)。転送先の件数が増えることで、対応の柔軟性が向上し、様々な状況やニーズに対応できるようになります。

通信キャリアの転送設定自体を変更する必要はなく、「転送録」の050番号内で転送先を柔軟に増やせるため、必要な数だけ転送先を登録できることが大きなメリットです。

つまり、スタッフが多いオフィスでも、転送先の登録数の制限を気にすることなく柔軟に設定でき、電話の効率と対応力が向上します。

しかも、転送先の登録や編集、削除といった操作はWeb上で簡単に行え、モニターを見ながら進められるのでノンストレス。ボイスワープなどと異なり、電話機のダイヤル操作を必要としないため、頻繁な転送先の登録や切替作業も効率的に完了します。


2. シフト制による交代勤務の場合でも重宝する「スケジュール機能」(※オプション)

転送先増設サービスの利便性をさらに高めてくれるのが、オプションの「スケジュール機能」です。この機能を利用することで、複数の登録番号があっても、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて転送先が自動で切り替わるように設定できます。

例えば製造業や物流業、飲食店、小売店などシフト制で交代勤務する現場でも、シフトスケジュールに合わせて転送先を登録しておくだけでOK。しかも、転送先を柔軟に増やせる「転送先増設サービス」により、スタッフ数が多い現場でも問題なく対応できます。


3. ネット環境だけあればOK! 別途設備投資は不要!

「転送録」の転送先増設サービスが、ビジネスを加速させる

どんなに便利な機能でも、初期費用や通信料、工事費などがかさむようでは、導入に躊躇してしまいます。その点、転送先増設サービスは、インターネット接続環境があれば、新たな設備投資や複雑な設定は一切不要です。これにより、導入時の負担を大幅に軽減できます。

さらに、月額基本料金が1,000円というお手軽さも魅力です。この手頃な料金設定により、企業規模にかかわらず利用しやすいサービスとなっており、特に小規模オフィスや新規事業を開始したばかりの事業者にとって、導入しやすいシステムです。
詳細はコチラをご確認ください。


4. ビジネスの本質を捉えた、転送先増設の機能

現場での使い勝手を考えた「転送録」の転送先増設には、優れた8つの機能があります。「間違い電話や業務に直接関係のない着信を転送しないよう、あらかじめ着信許可番号を50まで設定できる機能」「業務に無関係なセールス、テレフォンアポインターからの電話を最大50件まで着信拒否できる機能」など、企業規模や事業内容に関係なく、ビジネスの効率化に役立つ機能ばかりです。代表的なものをご紹介します。

電話番号非通知対応

電話番号非通知の場合、着信を拒否することが可能です。拒否の場合は、「番号を通知しておかけ直しください」という音声案内の後切断されます。

発信者番号の通知

通話終了時に発信者の番号をメールとSMS(ショートメッセージサービス)で通知します。通知方法は、メールとSMSの両方、あるいはどちらか一つを選択いただけます。
※SMSでの通知は有料オプションです
※SMSでは「転送開始時刻」と「発信者番号」(通話が成立しなかった場合にはその結果)を 通知します

通知する条件は、以下の両方、あるいはいずれかを指定できます。
・通話成立時
・通話不成立時(転送先が不在、発信者切断など)

時間外ガイダンス設定(自動切替)

転送の開始・停止を自動で切り替えることができます。
時間外ガイダンス自動切替画面で、転送開始/停止を切り替える日時を指定すると、システムが自動で転送開始/停止を切り替えます。転送停止時には時間外ガイダンスの設定も可能です。

スケジュール機能※オプション

転送先を、平日・休日、または営業時間内、営業時間外等で自動変更できます。
登録している転送先をスケジュール予約画面で選択し、転送したい日時を指定するとシステムが自動で転送先を変更します。

通話録音機能※オプション

お客様(発信者)と担当者(転送先)の間で通話が成立した時に、双方の話中音声が録音できる機能です。通常の着信転送と、転送先から050番号を介して別の番号へ発信(※)した時の両方の通話成立時に、録音を行います。※別オプション「050発信機能」ご契約時のみ

「転送録」転送先増設のその他の機能はこちら


5. 「転送録」の転送先増設サービスが、ビジネスを加速させる

業務に合わせて必要なだけ転送先を増やせるこのサービスは、電話対応の効率化に役立ち、顧客からの問い合わせやサポート依頼への対応スピードも向上します。これにより、顧客満足度が向上するだけでなく、業務のスムーズな進行をサポートし、従業員の負担も軽減されます。


「転送録」の転送先増設なら、新たな設備投資が必要ないので、手軽に転送先を増やすことができます。ビジネスチャンスを逃さないために有効なサービスです。

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です


TOP > コラム > 電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【後編】

電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【後編】

公開日:2018/05/28   更新日:2022/03/25

前編では、「一斉呼出転送サービス」を導入するメリットについてお伝えしました。でも、どれだけ魅力的なサービスでも、使い勝手や機能に問題があれば意味がありません。システムそのものが難解だったり、操作や設定が複雑で分かりにくければ、日常業務を停滞させかねません。

転送録」の一斉呼出転送サービスは、シンプルな操作性で誰もが簡単に操作できるクラウドサービス・ツールです。しかも、仕様状況に対応したフレキシブルな機能、設定を厳選しています。後編では、一斉呼出転送サービスの機能について細かくご紹介していきます。

1. Web上で設定変更・機能選択ができるから使い勝手バツグン!

Web上で設定変更・機能選択ができるから使い勝手バツグン!

一斉呼出転送サービスの利点は、操作性の良さも挙げられます。必要な機能や設定をWeb上で選んだり変更したりできるので、ネットを閲覧しているような手軽さで取り扱える点です。導入した日からすぐに使いこなしていただけます。

もちろん、導入に際して新たに設備投資していただく必要はありません。また、高価な専用機材や専用ソフトも不要。インターネットを利用できる環境さえあれば、短期間で使い始めていただけるのもクラウドサービスである一斉呼出転送サービスの魅力です。


2. 一斉呼出転送サービスには10+その他の機能がある!

こちらでは、一斉呼出転送サービスの9つの標準機能と2つのオプション機能を詳しくご説明します。

・なんと最大10件まで転送先を設定できる

電話の転送先は、固定電話や携帯電話、スマートフォンを問わず最大10件まで登録が可能。スタッフ10名以下の会社はもちろん、課やチームなどの部署単位での導入にも最適な仕様です。しかも、設定や変更はWeb上で完結するので、オフィスはもちろん外出先のPCからでも操作することができます。

・処理履歴もしっかり管理!

一斉呼出転送サービスでは、システムが処理結果を常に記録し履歴として残しています。過去に遡って、「どの時点のどの着信が誰に転送されたのか」を追跡することもできます。

「夜間や休日にかかってきた電話にすぐに対応したスタッフを評価する」「あまり電話に出ないスタッフを指導することで、業務への意識改善に役立てる」など、活用次第では業務改善などにも使うこともできます。

・呼び出し時間(秒)を設定できる

転送先の呼び出し時間を3~30秒の間で自由に設定できます。なお、未設定では、発信者が切断するまで呼び出し状態が続きます。

・電話番号非通知対応で不要な電話を一層!

発信元非通知の電話に対して、着信・転送を拒否する機能を備えています。拒否の場合は「番号を通知しておかけ直しください」という音声ガイダンスが流れた後、自動切断されます。これなら、業務に支障を与えかねない不要な電話対応を一掃できます。

・メールでお知らせ! 発信者番号お知らせ通知

一般的に転送電話を使用した場合、そのままでは電話をかけてきた相手先の発信者番号が携帯電話に表示されません。一斉呼出転送サービスでは、指定のメールアドレスに発信者番号を送信する便利な機能があります。

事情により転送を受けることができなかったり、発信者が自ら切断したりで通話が不成立になっても、これなら発信者の番号を確認できます。なお、通話が成立した場合でも発信者番号を追跡できるよう設定が可能です。

・選べる呼出音設定

呼出音に通常のリング音、または独自の呼び出し音を選択できます。この場合、固定電話から携帯へ転送する際の「プップップ」という音がキャンセルされます。転送であることを知られたくない場合に有効な機能です。保留音は こちら からご確認ください。

・着信許可番号設定で関係ない電話とオサラバ!

間違い電話や金融商品の勧誘といった、業務に直接関係のない着信を転送しないよう、あらかじめ着信許可番号を最大50件まで設定できます。

・不要な電話はシャットアウト!着信拒否番号設定

業務に無関係なセールス、テレアポからの電話は業務を停滞させ、会社の不利益につながります。一斉呼出転送サービスでは、当社がご用意する電話番号への着信を最大50件までキャンセルする着信拒否番号設定機能を搭載しています。

・スケジュール機能で事前設定できる(※オプション)

平日と休日、または営業時間内と営業時間外などで、一斉呼出の転送先を自動で変更しする場合に役立つ機能です。使用にあたっては、一斉呼出転送先の電話番号を、平日用・休日用など各種パターンをあらかじめ登録し、パターンの入れ替え日時を設定しておきます。こうすることで、システムが各パターンを自動で入れ替えます。

スタッフの手を煩わせず、自動でのパターン入れ替えができ大変便利です。標準オプションに5パターンをご用意していますが、別途契約にてさらに追加することができます。

・転送元案内トーキーで音声ガイダンスしてくれる(※オプション)

通話が開始される前に、「電話番号▲-▲▲-▲▲から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスを流してくれるサービスです。「この番号なら××産業だ。例の件かな?」と、事前に把握することでスムーズな会話が可能になります。

・その他:ボタンクリックだけでカンタン開始&停止!(※オプション)

「営業時間後には、一斉呼出転送に切り替えたい」「営業時間中は切り替えを解除したい」──、こうした状況の変化に合わせて、いつでも簡単に、ボタンクリック1つで一斉呼出転送のオン/オフ切り替えが可能です。休日や緊急時の設定変更もシンプルな操作で行えます。

※ この機能を利用するには当社の用意する「050番号」の着信専用回線と、「電話転送切替サービス」に申し込む必要があります。この2つの条件がクリアされていて、一斉呼出転送を常時オンにしておくことで、ボタンクリック1つでオン/オフの切り替えができます。


3. 一斉呼出転送サービスで電話とビジネスチャンスを取りこぼさない!

一斉呼出転送サービスで電話とビジネスチャンスを取りこぼさない!

前編コラムでお伝えしたように、夜間や休日に急なトラブル発生しても登録された電話に一斉に呼び出しがかかるので、確実かつ迅速に応答することができるのも一斉呼出転送サービスの大きな利点。活用することで、電話の取りこぼしを防げます。

現在はビジネスにおいても、メールやチャットなどネットワーク上のコミュニケーションが主流となっていますが、電話はビジネスツールの永遠の定番です。一斉呼出転送サービスを活用してビジネスチャンスを取りこぼさないようにしましょう。


TOP > コラム > 電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【前編】

電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【前編】

公開日:2018/05/16   更新日:2023/04/21

「24時間365日に稼働している小売店チェーン」「緊急事態に迅速な対応が求められる、ライフラインやITなどのインフラ整備」など、夜間や休日を問わず、かかってきた電話には確実に応答しなければいけない業務があります。そして、「確実な電話応答が求められるけれど、いつ・どんなタイミングで電話がかかってくるか分からない。スタッフ一人では対応しきれない……」、そんな悩みを抱えている企業も多いかと思います。

そこで大活躍するのが、ワイドテックの「転送録」です。「一斉呼出転送サービス」を利用すれば最大10件までの転送先の設定が可能なので、スタッフ複数人で“電話番”を担当させることができます。電話がかかってきたら、登録された電話番号に同時に呼び出しがかかり、最初に応答した電話番号に転送されます。これなら緊急時や夜間などでも、電話を取りこぼすことなく迅速・確実に対応できます。

1. クレームやトラブル時に電話応答できないと、大きな損失を招く

クレームやトラブル時に電話応答できないと、大きな損失を招く

「みんなが寝静まった夜中に、システムトラブルが発生! 急いで修復しないと翌日の業務に大きな支障が出るからなんとかして!」「本社は休みでもお店は土日関係なく営業する飲食店でクレームが発生! スタッフからの電話に迅速・確実に応答して対応を指示しないと、お客様の信用を失ってしまう!」――、急なトラブルやクレームは、夜間や休日など関係なく発生します。

でも、電話対応をするスタッフにも生活があるので、いつでも確実に電話に出られる保証はありません。電話の取りこぼしによる対応の遅れは、ビジネスチャンスを失ったり会社の信用失墜にも結び付きます。一度失くした信用を回復させるには、長い年月と大きな労力が必要です。


2. 一斉呼出転送サービスなら、確実・迅速に電話応答できる

一斉呼出転送サービスなら、あらかじめ登録しておいた複数の電話番号を同時に呼び出すことで、最初につながったスタッフ(転送先)に転送できるので、電話を取りこぼす心配がありません。

電話転送のシステム提供会社によって、「転送電話」「ボイスワープ」「多機能転送」など、呼び名はさまざまですが、一般的に固定電話で設定できる転送先の数は1件です。でも、「転送録」の一斉呼出転送サービスは最大10件まで設定が可能! 夜間や休日でもスタッフ誰かが必ず電話を受けることができるので、クライアントを待たせたり、対応が遅れたりすることがありません。


3. 携帯電話にも転送可能! しかも転送していることを気づかせない!

一斉呼出転送サービスの優れた点は他にもあります。それが、発信者に転送と気づかせない独自の機能。例えば、固定電話から携帯へと転送した場合、通常の呼出音の前に「プップップ……」という音が入るので、“転送中”であることが分かってしまいます。そうなると、相手によっては「社内にスタッフがいないのかな? この会社は信用していいのかな?」「レンタルオフィスでも使っているのでは?」と不信感を募らせるかもしれません。

でも、独自の音声ガイダンスと保留音を採用している「転送録」なら、気になる「プップップ」音をキャンセルできるので電話が転送されている印象を与えません。万が一、スタッフ全員が電話に出られない場合でも、「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」という音声ガイダンスが流してから電話を切ります。

独自の保留音は こちら からご確認ください。


4. 電話の着信から一斉呼出、転送までの流れ

①:相手先から着信

②:音声ガイダンス「順番におつなぎしますので、そのままお待ちください」
※独自の呼出音

③:最大10件の転送先に「一斉転送呼出」

④:転送完了

一斉呼出しても、不通だった場合の流れ

④:音声ガイダンス
「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」

⑤:自動で切断

携帯電話への転送にこだわらない場合は、独自の呼出音の代わりに通常の呼出音(リング音)を設定することも可能です。


5. 一斉呼出転送サービスが心強い味方になってくれる!

一斉呼出転送サービスが心強い味方になってくれる!

ビジネスにとって、クライアントの信用やエンドユーザーからの信頼ほど大切な財産はありません。一斉呼出転送サービスが電話の取りこぼしを解消することで、ビジネスにとって心強い味方になってくれるはずです。

「転送録」の一斉呼出転送サービスは、基本料金も1契約番号あたり7,000円(050番号)~と非常にリーズナブル。最小限の投資で最大限の信頼を獲得できる優れたツールです。ビジネスの可能性をさらに拡大してくれるワイドテックの「転送録」、お気軽にお問い合わせください。

まだまだある一斉呼出転送サービスを導入するメリットは、後編コラムでご紹介します。


TOP > コラム > 確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【後編】

確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【後編】

公開日:2018/04/27   更新日:2024/11/11

前編 でお伝えした「転送録」の順次転送サービス。このサービスには11もの機能がついているとお伝えしましたが、この機能を使うことでビジネスにどんなメリットがあるのでしょうか? 詳しく解説していきます。

1. 「転送録」の順次転送サービスを導入する3つのメリット

無応答時だって優先順位をつけて電話転送~順次転送サービス~【後編】

ワイドテックの順次転送サービスには、大きく3つのメリットがあります。11にもおよぶ機能 を組み合わせることで生まれるメリットによって、ビジネスの可能性は大きく広がります。

メリット1:無応答時は自動で順次転送! だから取りこぼしの心配がなくなる

例え最初のスタッフが電話に出られなくても、次のスタッフ、また次のスタッフ……と追いかけながら順次電話をつないでいくので、「電話しているのに誰も出てくれない!」という事態を避けられます。

お客様からの電話にスムーズに出られなければ、機会損失を招くだけでなく、信用を失うことにもつながります。「あの会社、肝心な時にいつも電話に出てくれない。このまま取引を続けていいのかな……」、と思われてからでは取り返しがつきません。

メリット2:転送順位を自由設定! スケジュールに合わせて設定変更が可能(オプション)

順次転送サービスでは、最大10件まで電話番号を登録することができますが、電話を転送する順位は自由自在に設定することが可能(※別途、順次転送のオプション“スケジュール機能”のご契約が必要)です。

「Aさんは月曜日と水曜日の転送順位を最初にして、火曜日と木曜日は転送順位を10番目に下げよう」「休日にお客様から緊急の電話があったら、担当者のAさんBさんCさんで対応しよう。でも、負担が偏るといけないから、順次転送の優先順位は毎週変わるように設定しよう」「Cさんは最近業務量が多いから、転送順位を下げて負担を減らしてみよう」など、勤務スケジュールや業務量の過多、会社の営業時間の都合などに合わせて、転送順位を設定できます。

また、万が一誰も電話に出られなかった場合は、「ただいま電話に出ることができません。しばらく経ってからおかけ直しください」とアナウンスしてくれます。その後、自動的に通話が切断されるので、お客様に余計な時間を取らせる心配がありません。

メリット3:「携帯電話に転送されている」ことを、お客様に感じさせない!

「転送録」オリジナルの保留音使用することで、お客様に「もしかして、携帯電話に転送されているかも」という不安を与えずに済みます。「転送録」以外の一般的なサービスでは、携帯電話に転送される際に異なる保留音が流れるので、携帯電話に転送されることがお客様に伝わってしまいます。

「転送録」の順次転送サービスでは、まず初めに「順番におつなぎしますので、そのままお待ちください」とアナウンス。その後は、オリジナルの保留音に切り替わって順次転送を行います。

すぐに電話に応答して欲しいお客様からすれば、携帯電話に転送されていることが伝わると、不安に感じてしまう恐れもあります。「この会社、オフィスに誰もいないのかな?」「携帯電話に転送されているみたいだけど、たらい回しにされているのかな?」など、さまざまなポイントから不安を察知してしまうかもしれません。

などなど、大切なお客様に細かな配慮することができます。なお、このオリジナルの保留音は、こちら から視聴することができます。


2. 順次転送サービスで、可能性は無限大に

無応答時だって優先順位をつけて電話転送~順次転送サービス~【後編】

ここまで順次転送サービスを細かく見てきましたが、いかがでしたか? 電話転送やボイスワープ、多機能転送など、電話転送を自動切替するサービスはいろいろあります。でも、この「転送録」を活用すれば、電話転送が自動化されて業務が効率化されるだけでなく、順次転送サービスのたくさんの機能やメリットにより、よりビジネスの可能性を広げることができます。


3. 「リトライ機能」「転送元案内トーキーオプション」が追加!

順次転送サービスに、さらに機能とオプションが追加されました。「リトライ機能」 は、万が一誰も電話に出ることができなかった場合、もう一度最初の優先順位から順次転送が繰り返される機能です。

「転送元案内トーキーオプション」 は、電話が転送されてきたスタッフが通話する前にメッセージを受け取ることができるオプションです。例えば、「オフィスから電話が転送されてきました。対応をお願いします」などのメッセージを通話前に聞くことができます。


TOP > コラム > 確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【前編】

確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【前編】

公開日:2018/04/04   更新日:2024/11/11

「大切なお客様から電話がかかってきても、手が離せなくて電話対応できないことが多い」
「大切な商談中は、固定電話に着信があっても出られない。他の担当者が出てくれれば助かるのに」

そんなお悩みはありませんか? すぐに電話に出られなければチャンスロスを生むだけでなく、お客様からの信用を失うことにもつながりかねません。

「そうは言っても、日中はみんな外回りに出ているからすぐに電話に出られない……。誰かが電話に出るまで、優先順位をつけて順番に転送される仕組みがあれば解決するのに…」、そんな悩みにお応えできるのがワイドテックの 転送録 です。
「転送録」の 順次転送 を使えば、通話が成立するまで登録済みの電話番号に次々と転送が行われます。たとえ最初の担当者が電話に出られなくても、次の担当者、さらに次の担当者へと順々に転送されるため、お客様からのお問い合わせに対応でき、信頼を損ねる心配もありません。コールセンターやオペレーターが不在の小規模オフィスでも、確実な対応が実現できるサービスです。

1. 無応答時だって安心! 順次転送サービスの便利な機能

無応答時だって安心! 順次転送サービスの機能

順次転送サービスには、多様なニーズに応える機能があります。これらの機能を組み合わせることで、「お客様担当者が休みでも、ほかの担当者につながるから顧客満足度が下がらない」「お客様の緊急時でも、誰かが対応できる仕組みがあるから安心」など、ビジネスの大きな味方になってくれます。導入も簡単なので、企業規模を問わず活用いただけます。

機能1:優先度をつけて順番に転送できる!~優先度設定~

最大10件まで登録できる電話番号に優先順位をつけて、番号順に順次転送できる機能です。しかも、スケジュール機能(オプション)と組み合わせれば、「Aさんは水曜日が休みだから、その曜日だけ優先順位を下げておきたい」「Bさんは10~12時まで大事な商談があるから、その時間帯だけ優先順位を下げておこう」などのカスタマイズも可能です。

機能2:開始・停止もポチっ!でOK~カンタン設定~

カンタン設定できるので、難しい操作や煩わしい手間ひまが必要ありません。わずかな設定だけで、順次転送サービスがご利用いただけます。「業務量を考慮しながら、フレキシブルに優先順位を変えたい」「急遽、Aさんが高熱で欠勤! 優先順位を下げなくちゃ」などのケースもカンタンに設定の変更が可能です。

機能3:「誰が電話に出た?」もすぐ分かる~処理履歴の管理~

順次転送の結果を記録できるので、「誰が・いつ電話に出たか」「何回目の順次転送で電話に出られたか」を把握することがきます。この蓄積された記録をベースにして、「電話に出る負担がBさんにばかり集中している。優先順位を調整しよう」「比較的業務量が少ないCさんの優先順位を上げれば、もっと早い段階で電話に出られる」といった業務の調整ができるので、お客様の満足度を上げる取り組みにも活かすことができます。

機能4:最短3秒から設定できる~1番号への呼び出し時間(秒)設定~

電話の呼び出し時間を、3~60秒の間でWeb上から設定できます。
繁忙期には短めの呼び出し時間を設定して迅速な転送を促すなど、業務の効率化に繋がります。

機能5:非通知の電話をシャットアウト!~電話番号非通知対応~

ディスプレイに表示される「非通知着信」の文字。「誰からの電話だろう? 怖いな……」と感じた経験はありませんか? 電話番号非通知対応機能では、非通知での着信をやんわりと拒否することができます。「番号を通知しておかけ直しください」と、柔らかくアナウンスすることで角を立てることなくシャットアウトできます。

機能6:発信者の電話番号がメールで届く!~発信者番号お知らせ通知~

発信者の番号をメールで受け取れる機能です。「通話の不成立時(順次転送しても誰も電話に出られなかった、発信者が切断した場合など)」「通話の成立時(エンドユーザーとの通話終了時)」を条件指定しておくことで、自動的にメールが配信されます。

メールでの通知は標準機能ですが、SMSでの通知方法もオプションで選択いただけます。SMSでの通知は、お手元のスマートフォンですぐに確認できるため、対応に一刻を争う医療や介護の現場で特に便利にご活用いただいています。

機能7:呼出中もノンストレスで待てる~呼出音設定~

「早く電話に出てくれないかな? まだかな?」と、お客様のストレスが溜まりがちな呼出中の時間。そんな時も通常の呼出音(リング音)以外に、ワイドテック独自の 保留音 をご用意しています。「あ、電話を転送されているな」と気づかれないので、電話を待つ時間を快適にお過ごしいただけます。

機能8・9:着信するのは指定した番号だけ!~着信許可&拒否番号設定~

最大50件までの電話番号を、着信許可もしくは着信拒否することができる機能です。これで迷惑電話や業務に必要のない電話を遮断することができます。着信を取捨選択できるので、より一層、業務に集中することが可能です。

機能10:スケジュールを決めて自動で切替!~スケジュール機能(オプション)~

スケジュール機能は、あらかじめパターンを設定しておくことで、自動的に順次転送サービスに切り替えることができる機能です。たとえば、平日や土日ごとのシフトや営業時間内外のシフトに合わせて転送のスケジュールを組むことで、効率的に電話対応を管理できます。設定の変更を手動で行う必要がないため、業務の手間を大幅に省き、全体の業務効率を高めることができます。

機能11:通話前にどこからの転送か教えてくれる~転送先案内トーキー(オプション)~

電話に出る前に、「電話番号××-××-××から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスで知らせてくれます。「あ、この番号なら●●商事の受付用だ。例の商談の件だな」と、事前に把握できるのでスムーズな会話ができるでしょう。


2. 順次転送サービスの機能を使いこなせばビジネスチャンスが広がる!

順次転送サービスの機能を使いこなせばビジネスチャンスが広がる!

「転送録」の順次転送を適切に活用することで、ビジネスの効率化を大きく進められます。たとえば、転送スケジュールをあらかじめ設定しておけば、クラウドを通じた自動管理により、わざわざ手動で設定を変更する手間が省け、仕事の効率が向上します。

また、特定のスタッフにだけ電話が集中するのを防ぎ、顧客対応の質も向上。電話応対が均等に分散されるため、スタッフのストレス軽減にも寄与します。これにより、従業員は本来の仕事に集中できる環境が整い、社内のコミュニケーションや業務の質の改善にもつながるでしょう。

さらに、順次転送サービスは、気軽に設定を変更できる点も大きなポイントです。急な顧客対応が発生した場合や、人員の配置を見直したい際にも、柔軟に対応が可能です。こうした機能を駆使して、業務の課題を解決し、効率的でスムーズな電話対応を実現することで、ビジネスチャンスを確実に捉えることができます。

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です


TOP > コラム > 転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【後編】

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【後編】

公開日:2018/03/19   更新日:2024/02/27

前編コラムでは、ワイドテックの「転送録」の電話転送切替サービスをご紹介しました。注目したい4つの機能のピックアップしたり、対応キャリアの豊富さについてお伝えしましたが、電話転送切替サービスには他にも導入するメリットがあります。

後編では、前編でお伝えしきれなかったメリットをお伝えします。

1. 自動切替の電話転送切替サービス~アナログ・手動での切替設定はもう古い~

「電話転送切替サービス」なら電話転送やボイスワープを自動切替|「転送録」のワイドテック

電話転送やボイスワープ・多機能転送など、かかってきた電話を転送するサービスはキャリアごとに用意されています。しかし、どのサービスも手動で切替設定をしなければいけないアナログなものばかり。あらかじめ曜日指定や時間帯設定を予約できる電話転送切替サービスは、そんな手動のストレスから解放してくれます。


2. 電話転送切替サービスを導入する4つのメリット

こちらでは、そんな電話転送切替サービスを導入することで得られるメリットをご紹介します。

メリット1:電話転送などの転送切替が自動化できるから、ビジネスに集中できる!

ご紹介した通り、電話転送やボイスワープの転送切替をあらかじめ設定しておくことができます。指定された曜日や設定された時間帯を迎えたら、あとは「転送録」が自動で切り替えてくれます。いちいち手動で切り替えたり、煩わしいアナログな操作はもう必要ありません! 思う存分ビジネスに集中できるのは、大きなメリットです。

メリット2:転送切替をスケジュール化して24時間365日対応!

電話転送切替サービスの設定方法は決して難しくありません。必要な情報は「契約の電話番号(各キャリアの電話転送サービス加入済みに限る)」「転送先電話番号」だけ。Web画面上で情報を入力して、曜日指定や時間帯設定をするだけで自動転送切替のスケジューリングは完了です。

あとは24時間365日、電話転送切替サービスにお任せください。すべて自動的に切り替えるので、「休業日前に切替設定を忘れて、顧客からクレームがきてしまった……」「営業中なのにずっと転送設定したまま解除するのを忘れていた……」など、設定や解除ミスを心配する必要がありません。

メリット3:最小のイニシャルコストで、最大の利益が期待できる!

導入にあたっては、特別な設備投資や機材は必要ありません。必要なのはインターネットを利用できる環境のみ。イニシャルコストは最小限なのに、「いちいち設定しなくて済むからノンストレス」「業務に集中できる」「切替ミスによるチャンスロスを防げる」など、得られるメリットは大きなものがあります。

しかも、設定の変更はいつでもどこからでも操作できるので、イレギュラーな変更にも対応可能です。

メリット4:ボイスワープ・多機能転送サービス……、ほとんどのキャリアに対応!

電話転送切替サービスは、「NTT東日本・西日本のアナログ/ISDN用ボイスワープ」「NTT東日本・西日本のひかり電話ボイスワープ(オフィスAを含む)」「ソフトバンクの多機能転送サービス」「KDDIの着信転送」など、ほとんどのキャリアに対応可能です。

「うちの会社で使用しているキャリアに対応しているかな……?」「他社の転送切替サービスを申し込もうとしたら、キャリアに対応していなくて断られた……」といった、心配は必要ありません。


3. 豊富な実績と厚い信頼でつながるお取引先様をご紹介

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【後編】

ワイドテックは2000年の創業以来、「お客様第一の理念」を誇りにしてきました。お客様にご満足いただき、お客様のビジネスを加速させるお手伝いこそが喜びです。そんな理念をご信頼いただき、たくさんの企業様や個人事業主様・フリーランスの方に「転送録」を導入いただいてきました。その積み重ねである、導入事例お取引先様をご覧ください。


4. 電話転送切替サービスのまとめ

前編・後編にわたって「転送録」の電話転送切替サービスをご紹介してきました。「転送録」は、まだまだたくさんのサービスを取り揃えています。「順次転送サービス」「転送先増設サービス」「一斉呼出転送サービス」など、ビジネスを加速してチャンスを広げられるサービスばかり。


TOP > コラム > 転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

公開日:2018/03/05   更新日:2024/02/27

「毎日の営業終了後に、手動で電話転送へ切り替えるのが面倒……」「ボイスワープで電話を転送しているけれど、転送先電話のキャリアがバラバラ。しかもスタッフごとに勤務スケジュールが違う。スケジューリングして自動切替できたらラクチンなのに……」――。企業の総務・システム担当者様や個人事業主の皆様、これらのお悩みを抱えてはいませんか?

すでに電話転送システムやボイスワープを利用しているけれど、「使い勝手がイマイチ」と不便さを感じている方は意外と多いもの。ただでさえ忙しいのに、電話転送やボイスワープの切り替えや設定に時間や労力を奪われるのは、ビジネスにとってデメリットでしかありません。

そこでご紹介したいのがワイドテックの「転送録」です。「転送録」の電話転送切替サービスなら、電話転送やボイスワープの切り替えを自動化できるので、業務負荷を大きく軽減してくれます。他にも、電話転送切替サービスには役立つ機能が盛りだくさん。きっとビジネスをもっとラクチンに、もっと効率的にしてくれるはずです。

1. 電話転送切替サービスの注目したい4つの機能

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

「転送録」の電話転送切替サービスは、電話転送やボイスワープの切り替えを単に自動化するだけのサービスではありません。サービスの利便性を高めてくれる機能を、4つピックアップしてご紹介します。

ピックアップ1:細かい設定もまとめて管理できる~一括管理~

「かかってきた電話を、Aさん・Bさん・Cさんの携帯電話に自動転送したい!」「この顧客からの電話は、AさんとCさんだけに自動でボイスワープさせたい!」など、管理画面から一括で設定して管理することができます。しかもマルチキャリア(NTTひかり以外でも使用可能)に対応しているので、キャリアを問わず設定できます。

ピックアップ2:曜日指定・時間帯設定で自動切替~スケジューリングによる処理予約~

「毎週水曜と日曜など曜日を指定して、自動的に電話転送に切り替わるように設定したい」「営業終了後の18時以降に時間帯設定をしておいて自動でボイスワープに切り替えたい。設定時間が終了したら自動で解除したい」「今年1年分の予約をあらかじめ一括登録しておきたい」など、あらかじめスケジューリングすることができる機能です。

これで、営業終了後や休業日前にいちいち設定を切り替える煩わしさがゼロになります。しかも、予約の設定数に上限はありません。

ピックアップ3:“万が一の事態”だって安心~異常時にご登録のメールアドレスへ通知~

電話転送切替に不具合や失敗が生じた場合にも、しっかりと対応する機能です。あらかじめ登録されたメールアドレスに向けて、異常発生のアラートをお知らせするので、被害を最小限に食い止めることができます。

ピックアップ4:履歴を保存できるから管理がラクチン~処理履歴の管理~

電話転送の切替処理を履歴化できるので、「お得意先からの電話は、Aさんの携帯電話へ転送した」など一括で管理することができます。これで、「通話内容を担当者に確認したいけれど、誰が電話に出たか分からない!」といったことがなくなります。履歴は、会員様専用のWebページから閲覧することができます。

これら機能を活用することで、電話転送切替サービスの利便性はさらに高くなります。その他の機能に関しては、こちらをご確認ください。


2. 対応キャリアも豊富!充実のラインナップで安心!

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

対応できるキャリアのラインナップが豊富なのも、電話転送切替サービスの大きな特徴です。他社では未対応キャリアの多さが目立ちますが、このサービスならほとんどのキャリアに対応しています。

具体例を挙げると、「NTT東日本・西日本のアナログ/ISDN用ボイスワープ」「NTT東日本・西日本のひかり電話ボイスワープ(オフィスAを含む)」「ソフトバンクの多機能転送サービス」「KDDIの着信転送」に対応。これだけのキャリアに対応しているので、ビジネスシーンで困ることはほとんどありません。詳しい比較は、こちらでご覧いただけます。


3. 電話転送切替サービスの魅力は、まだまだある

ワイドテックの電話転送切替サービスの魅力、お分かりいただけたでしょうか? 導入することでビジネスをもっと快適に、もっと効率的にしてくれるはずです。まだまだ伝えきれない魅力は、後編コラムでご紹介します。


TOP > コラム > 自由な働き方を応援する「転送録」~個人事業主・フリーランスの方へ~

自由な働き方を応援する「転送録」~個人事業主・フリーランスの方へ~

公開日:2018/02/19   更新日:2022/03/28

ある時は営業マンとなり、またある時は資金繰りに奔走する――。個人事業主やフリーランスの方は、一人で何役もこなさなくてはいけないので外出する時間が多くなりがちです。だからといってオフィスでジッと電話番をしていると、仕事を獲得することができずにビジネスチャンスを逃したり、機動力の低さから顧客との関係性に支障をきたしたりする恐れもあります。

そんな方にこそ便利なのが電話転送やボイスワープのシステムです。このシステムをもっと便利に、もっとフルに活用して自由に働けるようになる秘策をお知らせします。

1. 自由な働き方から注目される個人事業主やフリーランス

自由な働き方を応援する「転送録」~個人事業主・フリーランスの方へ~

時間や場所に捕らわれない働き方を求める流れが日に日に高まっています。政府の働き方改革の流れを受けて、企業でもテレワーク制度の導入やコワーキングスペースの活用など、多様な働き方に注目が集まっています。

また、今ではパソコン1台あればビジネスが成り立つ職種も増えつつあるので、「企業に雇われない働き方」を求める人が現れるのも当然のことかもしれません。自分でビジネスを立ち上げる個人事業主やライター、デザイナー、プログラマーなどのフリーランスは年々増加傾向にあります。

固定電話がないと信用性に欠けるってホント?

自由で手軽な反面、顧客からの信用性という視点から個人事業主やフリーランスを見てみるとどうでしょうか? メールアドレスや携帯電話の番号しかない人にお金を払って仕事を依頼するのは、少しためらってしまうかもしれません。やはりどんなに自由さが魅力的とはいえ、ビジネスの根幹は信用であることに違いはないのです。


2. 電話転送やボイスワープのシステムを導入したけれど……

だからといって固定電話を設置してみたものの、やはり外出の時間が多くて電話に出られなければ意味がありません。そんな悩みを解消するために、電話転送やボイスワープ、多機能転送を利用している方も多いはずです。

着信の折り返しがいつも携帯電話の番号でいいの?

そんな便利な電話転送やボイスワープですが、悩みのタネもあります。外出の度に電話転送の切替を設定しなくてはいけないので、煩わしさがつねに付きまといます。一人で何役もこなす方にとって、この煩わしさはビジネスの大きな妨げとなるかもしれません。

他にも、顧客から転送されてきた着信に携帯電話から折り返せば、当然顧客には携帯電話の番号が表示されます。信用性が大切なビジネスにおいて、いつも携帯電話の番号が表示されるのでは不信を持たれかねません。


3. 「転送録」に投資するわずかな料金が、大きな効果を生む

そんな個人事業主やフリーランスの方に朗報なのが、ワイドテックの「転送録」(製品情報ページ)です。「電話転送切替」のサービスを活用すれば、事前に転送先を設定しておくだけで自動的に転送切替ができます。

外出先からでもWeb上で操作や設定ができるので、忙しく駆け回る個人事業主やフリーランスの方にうってつけ。これでアナログ操作の煩わしさと無縁となり、ストレスフリーで仕事に集中することができます。ご自身のビジネスにさらに集中できれば、ビジネスの可能性をもっと拡がるでしょう。「転送録」へ投資するわずかな料金が、大きなビジネスのメリットを生んでくれます。

自由な働き方を応援する「転送録」~個人事業主・フリーランスの方へ~

4. 大きな可能性が「電話転送録」にはある

「自分でビジネスを立ち上げてみたい!」「才能を活かして働いてみたい!」など、個人事業やフリーランスを志す方の想いはそれぞれです。ワイドテックの「転送録」なら、煩わしさがないのでビジネスの可能性を伸ばすことができます。それぞれの志をいつまでも大切にするためにも、「転送録」の導入を検討してみてはいかがでしょうか?


TOP > コラム > 「転送録」でビジネスはもっと加速する~システム・総務担当者様へ~

「転送録」でビジネスはもっと加速する~システム・総務担当者様へ~

公開日:2018/02/05   更新日:2022/03/28

すでに電話転送やボイスワープのシステムを利用されている企業も多いかと思います。ビジネスシーンにはなくてはならないシステムですが、設定や切替の煩わしさに不満を持っている方も多いようです。このコラムでは、そんな煩わしさから自由になれる耳寄りなサービスをお知らせします。

1. 迅速な電話対応がビジネスを左右する

「転送録」でビジネスはもっと加速する

企業にとって電話はビジネスの生命線です。メールやSNSなど、電話以外のコミュニケーションツールが増えたとはいえ、急なお問い合わせや迅速な対応が求められるクレームなどのシーンで、顧客と直接意思の疎通が図れる電話の役割は大きなものがあります。

日中は外出していることが多い営業職や、休日や夜間でも顧客からの問い合わせに対応しなければならない販売職やシステムエンジニアなど、「いつでも・どこでも・すぐに電話対応が求められる業務」は決して少なくありません。でもいつでも電話に出られる状況とは限りませんし、休日や夜間などの営業時間外では電話対応が難しいケースもあります。顧客にとっては、「今すぐ担当者と話がしたい」「急なトラブルが発生したから、すぐに対応してもらわないと困る」など、その要望はさまざまです。


2. 心強い味方の電話転送やボイスワープだけど……

そんな時に威力を発揮してくれるのが、電話転送システム。かかってきた電話をあらかじめ登録しておいた携帯電話やスマートフォンに転送してくれる利便性から、すでにシステムを導入している企業も多いでしょう。システムを提供する会社によって、「転送電話」「ボイスワープ」「多機能転送」など、その呼び方はさまざまです。ところが意外なことに、企業にとって心強い味方であるはずの電話転送システムに不満を持っている方が多いのも事実です。なぜでしょうか?

電話転送やボイスワープはまだまだアナログ?

どんな不満かというと、「自動切替」ができないことに最大の原因があるようです。これを読んでいる企業のシステムや総務担当の方の中にも、「そうそう、自動で切り替えができたらもっと便利なのに!」「いちいち手入力で切り替えを設定するのは面倒!」と共感される方も多いはず。現在の電話転送システムやボイスワープでは、時間帯指定や曜日指定ができないからです。まだまだ電話転送やボイスワープの設定は、アナログなのが実情です。


3. 「転送録」なら電話転送を一発で自動切替!

「転送録」でビジネスはもっと加速する

そんなお悩みを抱えている方にこそおすすめしたいのが、ワイドテックの「転送録」の「電話転送切替」です。たとえば、「営業が終了する19時以降は電話転送に切り替えたい」「土日祝日はオフィスに誰もいないから、ボイスワープに切り替えたい」「勤務時間になったら、自動で解除したい」など、あらかじめ設定しておくだけでOK。あとは設定してたタイミングになれば、「転送録」が自動で切り替えてくれます。毎日の業務終了後や休日前に、いちいち手入力で設定する煩わしさから解放してくれるので、アナログな作業からおさらばできるのです。

電話転送やボイスワープの設定はWeb上でできる

しかも設定はWeb上から行えるのでインターネットの接続さえできれば、24時間365日、どんな遠隔地からでも操作が可能です。つまり、商談や出張でオフィスにいることができなくても設定することができます。多忙なビジネスシーンで、この便利さと手軽さは大きな魅力となるはずです。

電話の「一斉呼出」「転送先増設」などのサービスもうれしい

「転送録」を導入するメリットはこれだけではありません。登録しておいた複数の通話番号に、電話が通じるまで一斉に呼び出せる「一斉呼出」、電話を転送する電話番号を制限することなく、間接的に増設できる「転送先増設」など、ビジネスシーンにはなくてはならないサービスがいくつもあります。


4. 「転送録」はビジネスを飛躍させたい企業にピッタリ!

ここまでお読みいただき、「転送録に興味が出てきた!」「転送録を導入すれば、もっとビジネスを成長することができそう!」と思われたかと思います。

顧客をきめ細かくサポートできるので、顧客満足度の向上につなげることができるのはもちろん、業務の効率化や煩わしさから解放されるので従業員満足度の向上にも一役買ってくれるでしょう。ビジネスの可能性をもっと拡げてくれるワイドテックの「転送録」、お気軽にお問い合わせください。


TOP > コラム > 固定電話も携帯も。販売機会を最大化する複数回線の順次転送とは?

固定電話も携帯も。販売機会を最大化する複数回線の順次転送とは?

公開日:2017/05/29   更新日:2022/03/25
複数回線の順次転送

「オフィスに電話がかかってきたのに、誰も人がいなくて電話を取り損ねてしまった」「緊急の対応に追われていて電話を取る余裕がない」など、電話についてはさまざまな不満を抱えている方は多いのではないでしょうか。
電話対応の専門要員がいれば助かりますが、通常は通常業務と電話対応を兼任することが一般的です。その場合、特定の社員が電話を取ることになり、業務がなかなか進まないという問題も生じてきます。そのようなときに便利なサービスが、今回ご紹介する「転送録」の順次転送です。

順次転送とは

順次転送

順次転送とは、あらかじめ設定してある番号に電話を順番に転送していくことができるシステムです。順次転送を用いることで大事なお客様からの電話の取りこぼしを防ぎ、販売機会を最大化することができます。

転送先の番号を最大10番号登録できるため、1つの業務を何人かで担当している場合は、お客様に提示している番号は1つでも、その番号にかかってきた電話を10名で受けることができる点が順次転送のメリットです。転送先の番号に優先順位を設定し、優先度の高い番号から順に転送します。
社員が外出していることが多く、社内で電話を受けられないという場合は、社員の携帯電話に転送する設定にしましょう。

順次転送のスケジュール機能を利用すれば、時間帯や曜日ごとに転送先の優先度を変更でき、特定社員に電話が集中する事態を防ぐことが可能です。ただし、順次転送サービスを使うためにはあらかじめ留守番電話サービスを停止しておくことが必要です。

転送していることを感じさせない「保留音」

保留音

会社にお客様からの電話があり、携帯電話に転送した場合、通常の呼び出し音では、転送されていることがお客様に伝わってしまいますが、独自の音声ガイダンスと保留音を使用した転送録の順次転送であれば、そのような心配は不要です。
電話の着信があると音声ガイダンスの後に保留音が流れ、優先順位の高い番号から順に転送します。転送先の最後の番号までコールし、それでもつながらない場合は音声ガイダンスを流して電話を切ります。

お客様は電話が転送されていることを感じることなく、ストレスフリーでお使いいただくことができます。

順次転送を導入する際の注意点

順次転送に使用することができる番号は、「050」「03」「0120」の3つです。企業の規模や、業種・業態、導入する部署の特徴から最適な番号を選択すると良いでしょう。
ただし、現在使っている番号をこの順次転送サービスに利用することはできません。また、東京23区内に事務所または拠点を置く場合でなければ、03の番号は契約できないという条件もあります。

料金は選択した番号によって料金が変わります。050では基本料金が月2,500円であるのに対し、03と0120で始まる番号の場合は3,300円になります。また、基本料金の他にサービス利用料金(通話料)、スケジュール機能を利用する場合はオプション料金がかかります。

順次転送では、転送先の電話に表示される番号がエンドユーザーの番号ではなく、転送電話の番号になります。したがって、電話を取る際に発信元の電話番号を確認できませんが、メールで別途発信元の番号を確認するサービスがあります。
エンドユーザーが転送中に電話を切ってしまった場合にもメールが送信されるため、電話をいただいたお客様に対する折り返しの電話を忘れることもなくなります。

おわりに

順次転送を使うことで、お客様の電話を確実に取ることができ、サービス向上につなげることができます。また、転送先番号の優先度を変えることでスタッフの負担を均等化でき、業務効率がアップします。ぜひ順次転送の導入をご検討ください。


TOP > コラム > 固定電話の電話転送サービスとは?
システムや仕組みを理解し最適なサービスを選択

固定電話の電話転送サービスとは?
システムや仕組みを理解し最適なサービスを選択

公開日:2017/04/19   更新日:2024/09/04

固定電話の電話転送サービスとは?システムや仕組みを理解し最適なサービスを選択

目次
  1. 電話転送サービスとは
    • ― 電話転送サービスの利用シーン
    • ― 電話転送サービスを利用するメリット
  2. 電話転送サービスの主な転送方法
    • ― 直接転送(無条件転送)
    • ― 条件付き転送
    • ― 順次転送(シーケンシャル転送)
    • ― 並列転送(サイマル転送)
  3. 電話転送サービスの種類
    • ― オンプレミス型電話転送サービス
    • ― クラウド型電話転送
    • ― 電話転送サービス「ボイスワープ」とは
  4. 電話転送サービスの料金と利用開始方法
  5. 電話転送サービス選びのポイント
    • ― 機能比較の要素
    • ― マルチキャリアかどうかの確認
    • ― 信頼性、料金、サポート体制の確認
    • ― トライアルでの確認
  6. ありそうでなかった転送の自動化「転送録」もおすすめ

ビジネスでアポイントメントを取ったり、お客様とやり取りをしたりする際に、電話は欠かせないツールです。インターネットを活用したマーケティングを行う企業も少なくありませんが、電話にはお客様の声を直接聞くことができるというメリットがあります。
しかし、担当者が外出中の場合、固定電話にかかってきたお客様からの電話に出ることができず、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

このようなときに便利なサービスが電話転送サービスです。
ここで取り上げる電話転送サービスとは、オフィスの固定電話への着信をモバイル端末や別の固定電話へと自動的に転送する技術です。このサービスにより、オフィスにいなくても顧客とのコミュニケーションを途切れさせずに対応することが可能です。

本記事では、電話転送サービスの導入を検討している方に向けて、システムや仕組みを詳しく解説し、このサービスがどのようにビジネスに活用できるのかを説明します。

1. 電話転送サービスとは

電話転送サービスとは

電話転送サービスは、受けた電話を指定された別の電話番号(携帯電話、他の内線番号、外部の番号など)に自動的に転送する機能です。

このサービスは効率的なビジネス運営と顧客満足度の向上に寄与する重要なツールです。電話転送サービスを利用することで、連絡の取りこぼしを防ぎ、効率的なコミュニケーションが実現します。

電話転送サービスの利用シーン

電話転送サービスが最も活用されているのは、営業などでの外出時や出張中です。オフィスや店舗の固定電話にかかってきた、お客様や取引先からの重要な電話を逃さないために、携帯電話や他のオフィスに転送して用いられています。

その他、以下のようなシーンでも活用されています。

  • 柔軟な働き方の実現・・・テレワークや在宅勤務時に、オフィスにかかってきた電話を、スマートフォンや携帯電話に転送して対応します
  • コールセンター運営・・・コールセンターのオペレーターが多忙なときや、特定のスキルを持つオペレーターに対応を任せたいときに、電話を転送することで効率的に業務を処理します
  • 営業時間外の対応・・・営業時間外や休日に電話がかかってきた場合、担当者の携帯電話に転送して、重要な連絡に迅速に対応します
  • オンコール対応・・・インフラの管理や医療、保安センターなど、緊急対応が必要な業種では、常に緊急事態に対応できるように、24時間365日体制で特定の担当者が常に連絡を受け取れるようにしています
  • 電話代行業のクライアント対応・・・クライアントが複数の拠点を持つ場合、各拠点の電話を一つの窓口に集約し、必要に応じて担当拠点や担当者に転送します。その他、営業時間外の対応などにも活用されています

電話転送サービスを利用するメリット

前述の「利用シーン」の通り、電話転送サービスを活用すると、外出先や営業時間外でも、大事な電話を取りこぼさず対応できるようになります。

個人事業主やフリーランス、成長過程にあるスタートアップ等の小規模事業者は、人件費を抑えたスモールビジネスを展開しています。このような店舗や事務所に常駐するスタッフに限りがある場合にも、電話転送サービスは大いに活用できます。

現代のビジネス環境において、顧客対応のスピードと効率性は企業の競争力に直結します。外出中やオフィスを離れている時でも、電話転送サービスを活用すれば、顧客対応の迅速化、業務の効率化、そしてビジネスチャンスの最大化が実現できます。

  • 機会損失を防ぐ・・・外出先でもオフィスの電話に柔軟に対応できるため、電話の取りこぼしによる機会損失を防げます
  • カスタマーサービスの向上・・・顧客からの電話を逃さず、サービスの質を向上させます
  • 作業の効率化・・・忙しいときや話中の場合でも、別の対応可能なスタッフに転送して、業務の滞りを防ぎます

電話転送サービスを活用することで、ビジネスの信頼性を向上させるとともに、顧客満足度も大幅に高めることが期待できます。連絡が迅速で確実であることで、顧客や取引先からの信頼を得ることができ、業務の効率化にも貢献します。

ここからはビジネスに役立つ電話転送サービスの導入を検討されている方に向けて、サービスの種類や選び方をご紹介します。

2. 電話転送サービスの主な転送方法

電話転送サービスの主な転送方法

電話転送サービスについて、大まかな内容を述べましたが、取り巻くビジネス環境の複雑化に伴い、さまざまな転送方法が用意されています。代表的なものをご紹介します。


直接転送(無条件転送)

直接転送は、すべての電話を特定の番号に自動的に転送する方法です。電話をかけてきた相手がどの番号にかけたかに関係なく、指定された転送先の番号に着信が転送されます。

  • 利用シーン・・・営業担当者が外出する時に、オフィスの固定電話を全て自身の携帯電話に転送し、お客様からの電話に逃さず対応できるようにする

条件付き転送

条件付き転送は、特定の条件が満たされた場合にのみ電話が転送されます。これには次のような転送方法があります。

  • 利用シーン・・・営業時間外に固定電話にかかってきた電話をオンコール担当者に転送する、ピークタイムの電話を別の部署の固定電話や携帯電話に転送して対応する、など、状況に応じて柔軟に電話対応ができるようにする

順次転送(シーケンシャル転送)

順次転送は、複数の転送先番号を設定し、順番に電話を転送する方法です。最初の転送先が応答しない場合、次の転送先に電話が回されます。

  • 利用シーン・・・医療や介護、保安センター、ITシステム管理など、必ず電話に出る必要がある場合に、複数の番号に転送することで、電話を取りこぼすリスクを限りなく減少させる

並列転送(サイマル転送)

並列転送は、同時に複数の転送先に着信を転送する方法です。例えば、オフィスの代表電話にかかってきた電話が、同時に複数の担当者の電話に転送され、最初に応答した人が対応します。

  • 利用シーン・・・コールセンターやサポートチーム、システム障害や災害などの緊急時、繁忙期のお問い合わせ窓口など、素早く対応する必要がある場合に、着信から対応までの時間を短縮できる

3. 電話転送サービスの種類

話転送サービスの種類

電話転送サービスには大きく分けて、オンプレミス型とクラウド型のサービスがあり、それぞれに独自の特徴と利点があります。利用するシチュエーションや目的に応じて、最適な電話転送サービスを選ぶことが重要です。

オンプレミス型電話転送サービス

オンプレミス型電話転送サービスは、企業が自社内に設置した電話交換機(PBX)やその他の通信インフラを用いて運用されます。

主な特徴

  • 企業がハードウェアやソフトウェアを直接管理するため、カスタマイズ性が高い
  • 拡張性が高く、大規模回線(数千回線規模)に対応が可能
  • 本社(本部)で電話番号の一括管理ができるため、拠点側の業務軽減となる
  • 金融業界をはじめ、インターネットに接続できない等セキュリティ要件が厳しい業界や企業、特殊な運用を必要とする企業に最適
  • クローズド環境で利用可能なため、通信の安全性を自社でコントロールでき、外部の影響を受けにくい
  • 初期費用や運用・保守費用が必要

クラウド型電話転送

クラウド型の電話転送サービスは、クラウド上で管理される電話転送システムです。オンプレミスのハードウェアに依存せず、インターネット接続を通じて柔軟に転送設定を行うことができます。

主な特徴

  • 固定電話のインフラや専用機器、運用保守管理が不要のため、気軽に導入できる
  • 場所を選ばずサービスにアクセスできる
  • 拡張性が高く、必要な機能に応じてサービスを柔軟に利用できる
  • 初期費用の負担が軽いが、サブスクリプションの利用料が必要

電話転送サービス「ボイスワープ」とは

電話転送サービスと言えば、NTT東日本およびNTT西日本が提供する『ボイスワープ』が最も広く知られており、オフィスや店舗などビジネスシーンに限らず、自宅の固定電話でも利用されています。

ボイスワープの設定はシンプルで、電話機の操作や専用のWebページから行うことができます。転送方法も複数のオプションがあるため、目的やニーズに合わせて最適な方法を選択できます。月額料金と操作性や機能を総合的に見ると、コストパフォーマンスに優れたサービスです。

NTT東/西のボイスワープの中にも「ひかり・アナログ・ISDN」の種類がありますし、NTT以外のキャリアが同等のサービスを提供しています。(KDDI「着信転送サービス」やソフトバンク「多機能転送サービス」など)

多くの電話転送サービスに共通しますが、転送先への通話料金が必要なため、頻繁に転送を利用する場合には料金が高くなる可能性があり、事前に確認が必要です。

また、転送先に設定できる件数に上限があることも注意が必要です。ボイスワープの場合には、最大5件までの転送先しか登録できないため、電話当番をローテーションするなど自由度を高めたい場合には、転送先件数を増設するサービスとの併用をお勧めします。

4. 電話転送サービスの料金と利用開始方法

電話転送サービスの料金と利用開始方法

電話転送サービスを導入する際には、料金体系や利用開始方法を理解することが重要です。サービスごとにプランやオプションは異なります。導入後のトラブルを防ぎスムーズにサービスを開始するために、自社のニーズや使用頻度に合ったプランを選ぶことが求められます。

たとえば、基本料金に加えて転送先への通話料金が別途発生する場合があるため、予想される利用頻度に応じたコスト計算を行うことが重要です。

次に利用開始方法についてです。クラウド型のサービスであれば、インターネット上で簡単に設定ができる場合が多いですが、オンプレミス型のシステムを導入する場合は、初期設定やメンテナンスが必要になることがあります。また、複雑な設定が必要な場合や、特殊な転送条件を設定したい場合は、サポート体制が整っているプロバイダーを選ぶことが望ましいです。

導入後も、サービスの管理や設定変更がしやすいかどうか、また、将来的なニーズの変化に対応できるかも検討ポイントです。柔軟な設定や拡張性を備えたサービスを選ぶことで、業務効率を最大化し、顧客対応力の向上を図ることが可能です。

5. 電話転送サービス選びのポイント

ビジネスのニーズに合った最適なサービスを選ぶために考慮すべき主なポイントをご紹介します。

機能比較の要素

電話転送サービスを選択する際、各サービスの機能を比較することが重要です。
各サービスにはそれぞれ異なる機能があり、利用目的やビジネスニーズによって最適な選択肢が異なるためです。また、機能の違いによって効率性やコストパフォーマンスが変わることも考慮すべきです。

(機能比較の具体例)

  • ・固定電話から携帯電話に転送できるか
  • ・順次転送や並列転送など、希望する転送方法ができるか
  • ・通話録音機能や自動応答機能など、必要な機能が備わっているか
  • ・スケジュール機能など、設定にかかる負担を軽減する機能があるか

マルチキャリアかどうかの確認

電話転送サービスはNTT東/西の「ボイスワープ」を筆頭に、複数のキャリアがサービスを展開しています。それらの設定作業を自動化・スケジュール化するサービスを検討する場合には、マルチキャリアかどうかの確認が重要です。

1つの企業内であっても、全国の支店が同一キャリアのサービスを使用しているとは限りません。
マルチキャリア対応のサービスを選ぶことで、複数のキャリア間で一貫した設定管理やスケジュールの自動化が可能となり、業務の効率化を図ることができます。

信頼性、料金、サポート体制の確認

電話転送サービスを選ぶ際には、信頼性、料金、そしてサポート体制をしっかりと確認する必要があります。信頼性や料金、サポート体制が異なることで、サービスの質やコストパフォーマンスに大きな影響を与えるためです。

例えば、サービスの信頼性が高い企業を選ぶことで、転送エラーや障害が少なく、スムーズな業務運営が可能です。また、料金が明確でないと予算オーバーになることがあり得ます。さらに、24時間サポートを提供している会社を選べば、問題が発生した時にも迅速に対応してもらえます。
信頼できるサービス、適切な料金、しっかりしたサポート体制を持つ電話転送サービスを選びましょう。

トライアルでの確認

電話転送サービスの導入を検討している方には、まずはトライアルの利用を強くお勧めします。トライアル期間を活用することで、実際の業務フローにおけるサービスの使い勝手や、機能が自社のニーズに合っているかを確認できます。

電話転送サービスは、企業の業務プロセスに直接関わる重要なツールです。そのため、導入前に実際の運用環境でどのような効果が得られるかを確認することが重要です。トライアルを行うことで、転送のスピードや通話品質、システムの安定性など、日常の業務において必要な性能が満たされているかを確認できます。従業員から評価を得ることも、導入後の運用の面で重要です。

6. ありそうでなかった転送の自動化「転送録」もおすすめ

固定電話の電話転送サービスとは?システムや仕組みを理解し最適なサービスを選択

固定電話の電話転送サービスは、現代のビジネス環境において、場所にとらわれずに業務を行うための重要なツールです。システムや仕組みをしっかりと理解し、企業のニーズに最も適したサービスを選ぶことで、効率的なコミュニケーションと業務運営を実現できます。

この記事では、電話転送サービスの基本的な概念から、ビジネスにおける利点、具体的な活用法、そして選び方のポイントまで幅広く解説しました。電話転送サービスの導入を検討している方は、まず無料トライアルやデモを利用して、自分のビジネスに合ったサービスを見つけましょう。

コストパフォーマンスに優れ、利便性が高い「転送録」のサービス

クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」では、電話転送にまつわる様々なサービスを提供しています。

  • ・固定電話の転送切替作業をスケジュール、自動化する「電話転送切替
  • ・固定電話の転送先の件数を増やす「転送先増設
  • その他ビジネスに役立つ転送サービスもラインナップ
  • ・複数の番号へ順次に(次々に・順々に)転送する「順次転送
  • ・複数の番号へ一斉に(同時に)転送する「一斉呼出転送
  • ・時間外の自動応答や営業時間内の受電を整理するIVR「自動音声受付

無料でトライアル(サービス試用)もできますので、電話転送サービスの導入を検討されている場合にはぜひお気軽にトライアルをご利用ください。