お客様プロフィール

お話を伺ったご担当者様

「転送録」順次転送の導入に至った背景

深夜や早朝、休日等、通常業務以外の時間帯に手配された配送…
イレギュラーな時間帯のフォロー体制に頭を悩ませていた。

日本セイフティー株式会社様は、日本全国各地に拠点を構え、建築・工事の現場で必要となる総合仮設資材のレンタル・販売・施工、また、各種工事現場の景観対策のプランニング等をなさっています。

日本セイフティー株式会社様では、東京本社様にて、市場別に2部計7課の営業組織をお持ちですが、深夜や早朝、休日等のイレギュラーな時間帯の配送業務も多く、配車係に連絡が集中してしまいがちで、配車担当者への負担、オーバーワークへの懸念をされていました。

配送業者からの問合せが集中していた訳は、普段から連絡を取っている配車担当者に直接連絡することが何より早い確認方法であったこと。さらに当時の配車担当者は責任感が非常に強く、イレギュラーな時間帯でもそつなく対応してしまっていた事でした。
このため新たな体制を早急に構築する必要があると判断されたのです。

イレギュラーな時間帯であっても、依頼元である営業部門でサポートできる体制の構築が望ましいという判断に至りましたが、特定の担当者に偏った連絡が入る様になっては以前と変わりません。よって問い合わせ方法はそのままで、個人に負担が掛かる事なく組織で対応が可能な負荷分散できる連絡システムがないか検討することになりました。

ネット検索で目に留まったのがワイドテック「転送録」の順次転送サービスでした。

導入の決め手となったポイント

「転送録」順次転送の機能と信頼性に関する安心感

「本課題を解決する新しい電話連絡網に必要な要件については以下が挙がりました。

・必ず電話がつながること

不在・話し中・電波が届かない・・・等があっても、次の担当者に電話を転送し、必ずつながる電話システムが欲しい
電話は、連絡先が偏ることなく、複数いる営業担当に順番に転送したい

・各営業部門ごとの専用電話であること

手配元の営業部で、責任対応出来る様にしたい

・自動で転送先を変更出来ること

部門毎に担当営業の輪番体制に合わせた受電スケジュールを組み、自動で切り替わるようにしたい

・大きな費用をかけずに構築できること

開発費等、初期費用は出来るだけ少額で、資産計上も必要無く、経費だけで運用出来ること

以上のような基本要件を満たすサービスを調べたところ、ワイドテックさんの「転送録」順次転送サービスが満たしてくれそうなので、使い勝手を含めて確かめる為に連絡し、説明の可否を尋ねました。
今回の電話連絡網システムの変更は、上記のような要件で計7部門一斉に対応する事になります。よって、要件を確実に満たす機能であるのか、各部門にてメンテンナンスが行えるのか等を確認する必要がありました。
結果、ワイドテックの営業さんに来社頂き、機能だけでなく、操作方法に関しても容易である事が確認できましたので、これなら全社一斉導入にも、不安点は残らないと確信しました。

当社にて「転送録」順次転送サービス導入の決め手となったのは、下記の２点です。
①7グループで独立した維持管理が可能で、運用が容易であること
②各グループの複数の担当者にそれぞれに電話が順次転送されること

スケジュール機能構成

導入した効果や感想

導入後は、配送業者から配送に関わる様々な問い合わせを各営業部が分散して受け付け対応することができ、配車担当の負担が大幅に減少しました。

今回のワイドテックの「転送録」順次転送サービスの採用は、配車係の業務負荷の軽減が目的でその効果は十分に出ていますが、 結果的にお客様へスピーディーな対応につながっていると考えており、CS向上も見込まれています。
次の企画でも、活躍してくれそうな気配がありますので今後が楽しみです。