「24時間365日に稼働している小売店チェーン」「緊急事態に迅速な対応が求められる、ライフラインやITなどのインフラ整備」など、夜間や休日を問わず、かかってきた電話には確実に応答しなければいけない業務があります。そして、「確実な電話応答が求められるけれど、いつ・どんなタイミングで電話がかかってくるか分からない。スタッフ一人では対応しきれない……」、そんな悩みを抱えている企業も多いかと思います。

そこで大活躍するのが、ワイドテックの「転送録」です。「一斉呼出転送サービス」を利用すれば最大10件までの転送先の設定が可能なので、スタッフ複数人で“電話番”を担当させることができます。電話がかかってきたら、登録された電話番号に同時に呼び出しがかかり、最初に応答した電話番号に転送されます。これなら緊急時や夜間などでも、電話を取りこぼすことなく迅速・確実に対応できます。

1. クレームやトラブル時に電話応答できないと、大きな損失を招く

「みんなが寝静まった夜中に、システムトラブルが発生！ 急いで修復しないと翌日の業務に大きな支障が出るからなんとかして！」「本社は休みでもお店は土日関係なく営業する飲食店でクレームが発生！ スタッフからの電話に迅速・確実に応答して対応を指示しないと、お客様の信用を失ってしまう！」――、急なトラブルやクレームは、夜間や休日など関係なく発生します。

でも、電話対応をするスタッフにも生活があるので、いつでも確実に電話に出られる保証はありません。電話の取りこぼしによる対応の遅れは、ビジネスチャンスを失ったり会社の信用失墜にも結び付きます。一度失くした信用を回復させるには、長い年月と大きな労力が必要です。

2. 一斉呼出転送サービスなら、確実・迅速に電話応答できる

一斉呼出転送サービスなら、あらかじめ登録しておいた複数の電話番号を同時に呼び出すことで、最初につながったスタッフ（転送先）に転送できるので、電話を取りこぼす心配がありません。

電話転送のシステム提供会社によって、「転送電話」「ボイスワープ」「多機能転送」など、呼び名はさまざまですが、一般的に固定電話で設定できる転送先の数は1件です。でも、「転送録」の一斉呼出転送サービスは最大10件まで設定が可能！　夜間や休日でもスタッフ誰かが必ず電話を受けることができるので、クライアントを待たせたり、対応が遅れたりすることがありません。

3. 携帯電話にも転送可能！ しかも転送していることを気づかせない！

一斉呼出転送サービスの優れた点は他にもあります。それが、発信者に転送と気づかせない独自の機能。例えば、固定電話から携帯へと転送した場合、通常の呼出音の前に「プップップ……」という音が入るので、“転送中”であることが分かってしまいます。そうなると、相手によっては「社内にスタッフがいないのかな？ この会社は信用していいのかな？」「レンタルオフィスでも使っているのでは？」と不信感を募らせるかもしれません。

でも、独自の音声ガイダンスと保留音を採用している「転送録」なら、気になる「プップップ」音をキャンセルできるので電話が転送されている印象を与えません。万が一、スタッフ全員が電話に出られない場合でも、「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」という音声ガイダンスが流してから電話を切ります。

独自の保留音は こちら からご確認ください。

4. 電話の着信から一斉呼出、転送までの流れ

①：相手先から着信

②：音声ガイダンス「順番におつなぎしますので、そのままお待ちください」
※独自の呼出音

③：最大10件の転送先に「一斉転送呼出」

④：転送完了

一斉呼出しても、不通だった場合の流れ

④：音声ガイダンス
「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」

⑤：自動で切断

携帯電話への転送にこだわらない場合は、独自の呼出音の代わりに通常の呼出音（リング音）を設定することも可能です。

5. 一斉呼出転送サービスが心強い味方になってくれる！

ビジネスにとって、クライアントの信用やエンドユーザーからの信頼ほど大切な財産はありません。一斉呼出転送サービスが電話の取りこぼしを解消することで、ビジネスにとって心強い味方になってくれるはずです。

「転送録」の一斉呼出転送サービスは、基本料金も1契約番号あたり7,000円（050番号）～と非常にリーズナブル。最小限の投資で最大限の信頼を獲得できる優れたツールです。ビジネスの可能性をさらに拡大してくれるワイドテックの「転送録」、お気軽にお問い合わせください。

まだまだある一斉呼出転送サービスを導入するメリットは、後編コラムでご紹介します。