外回りや出張の際、オフィスの固定電話へかかってきた電話を転送してくれるサービスがあります。従業員の数が少なく限られた人員で仕事を回している中小企業やベンチャー企業は、固定電話に出られないことも多いでしょう。そんなとき、転送電話サービスはビジネスチャンスを広げてくれる有効なツールと言えます。
今回の記事では、ビジネスマンが活用すべき転送電話サービスの種類や便利な使い方など詳しく解説していきます。

1. 転送電話サービスの種類

固定電話のサービスを提供しているのはNTTだけではありません。KDDIやソフトバンクなどの大手通信事業者も固定電話サービスを提供しており、転送電話のサービス名称も異なります。どのようなサービスがあるのか、各社の特徴を紹介します。

ボイスワープ（NTT東西）

NTT東日本、NTT西日本が提供している転送電話サービスです。住宅用は月額500円、事務用は月額800円と料金も多少異なります。NTTではアナログ回線、INS回線、ひかり電話などさまざまな通信回線を提供していますが、それぞれの回線種別によって申し込み方法が異なります。
ちなみに、ひかり電話の場合は工事費用として2,000円が必要ですが、その他の回線については工事費用や事務手数料も不要で申し込みが可能です。

多機能転送（ソフトバンク）

ソフトバンクが提供している固定電話「おとくライン」向けの転送電話サービス。アナログ回線、INS回線それぞれ共通で月額料金は800円で、個別の申し込みが必要です。工事費は無料です。

着信転送（KDDI）

KDDIが提供している光回線「auひかり」などで利用できる転送電話サービスです。月額料金は500円で工事費や登録料は無料です。

2. 転送電話でありがちな悩み

通信事業者各社が提供している転送電話サービスは外出先でも電話に応対できて便利な反面、さまざまな悩みを抱えているユーザーも少なくありません。いくつか代表的な悩みを紹介します。

転送された電話なのかが分からない

転送先として携帯電話を指定することが多いですが、そもそも携帯電話宛にかかってきた電話なのか、転送されてきた電話なのかが一見して分からないという悩みがあります。たとえば携帯電話は従業員同士のコミュニケーションに使用し、取引先や顧客とは固定電話でやり取りをしている場合、社内の人間からの電話だと思って出た電話が社外の人からの電話で、失礼な応対をしてしまうリスクも考えられます。

転送の切り替えが面倒

通信事業者によっても多少手順は異なるものの、固定電話にかかってきた電話を転送するためには専用の切り替え作業が必要です。切り替え作業は固定電話から指定の番号をダイヤルし、ガイダンスに沿って番号を押していく作業なのですが、たとえば毎週同じ時間帯に転送をかける場合などは都度作業が必要で手間がかかります。

転送電話の設定を忘れた

転送電話サービスに加入していたとしても、固定電話機側での設定を切り替えていないと転送されることはありません。たとえば外出先で転送電話設定を忘れたことに気付いた場合、リモートコントロールでの設定を行わなければなりません。

3. 転送電話の悩みを解決する裏技

転送電話にありがちな悩みを解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。今回はそれぞれの悩みを解決できる具体的な方法を紹介します。

転送された電話なのかが分からない

出先で携帯電話にかかってきた電話が転送された電話なのかが分からない場合は、転送元案内の機能を活用することで解決できます。転送元案内とはその名の通り、転送電話がかかってきた場合に発信元の番号をガイダンスが教えてくれる機能。転送元案内はほとんどの通信事業者で対応しているため、個別に設定をするだけで利用できます。

転送の切り替えが面倒

転送電話を利用している多くの人が抱える悩みが、切り替え作業の煩雑さです。指定のダイヤルにアクセスして行うON/OFF設定、さらには転送元案内や転送条件の指定など、さまざまな設定が必要です。
1台の固定電話で頻繁に転送電話を利用しないのであれば大きな問題ではありませんが、毎週決まった時間に転送電話に切り替える場合や、部署全体の固定電話をまとめて転送電話に切り替えるとなると手間がかかります。

そこで、このような悩みを解決するためにおすすめなのが「転送録」です。

従来の転送電話切り替えは固定電話のガイダンスを聞きながらダイヤルボタンを押して設定する必要がありましたが、転送録の場合はインターネット上から専用の管理画面へアクセスし、スピーディーに切り替え設定が可能。さらには指定の曜日や時間、何日から何日までといったようなスケジューリング機能も搭載されており、従来の転送電話よりも細かな設定を実現します。
NTTやソフトバンク、KDDIなど複数の通信事業者に対応しており、複数拠点、複数台の固定電話を一括で設定することも可能です。

転送録で解決できる転送電話の切り替え忘れ

転送電話設定を忘れたら、それぞれの通信事業者が標準で提供しているリモートコントロールによる設定はもちろんですが、転送録でも対応できます。インターネットが接続できる環境であれば、外出先からでも転送録の管理画面へアクセスし個別に設定が可能。たとえば飛行機や新幹線の中など、電話をかけるのが難しい場合であっても転送録であればスムーズに転送電話の切り替え設定が可能です。

4. 転送電話を導入するメリット

固定電話を導入しているものの、転送電話に必要性は感じないという人も多いでしょう。しかし、転送電話を導入することでさまざまなメリットが生まれます。メリットとして考えられる2つのポイントを紹介します。

ビジネスの機会損失を防げる

たとえば事務所を不在にしている時間が長い場合も、転送電話サービスを導入するだけで顧客や取引先との密なコミュニケーションが可能になり、機会損失を防ぐことにつながります。新たな事業のスタートや新規取引の相談など、顧客や取引先から相談を持ちかけられるチャンスは決して多くないものです。せっかく自社にとってメリットの大きい相談だったにもかかわらず、電話に出られずチャンスを棒に振ってしまうことも。電話に出られる状態になっていると顧客からの信頼も獲得しやすく、次のビジネスにもつながっていくはずです。

人件費削減につながる