ビジネスでアポイントメントを取ったり、お客様とやり取りをしたりする際に、電話は欠かせないツールです。最近ではインターネットを活用したマーケティングを行う企業も少なくありませんが、電話にはお客様の声を直接聞くことができるというメリットがあります。
しかし、担当者が外出中の場合、固定電話にかかってきたお客様からの電話に出ることができず、せっかくのビジネスチャンスを逃してしまう可能性があります。

このようなときに便利なサービスが電話転送サービスです。そこで今回は電話転送サービスのシステムや仕組みをご紹介します。

電話転送サービスとは

電話転送サービスとは、オフィスや商店兼自宅などの固定電話にかかってきた注文や問い合わせ、クレームなどの電話を、お持ちの固定電話や携帯電話に転送するサービスのことです。キャリアが提供するサービスで、複数の転送先を設定することも可能です。
また、携帯電話に着信した電話を固定電話に転送するサービスもあります。さらに最近ではビジネスのグローバル化に対応し、サービスによっては日本国内で受信した電話を海外へ転送することも可能です。

電話転送サービスの概要

前項で大まかなサービス内容に述べましたが、取り巻くビジネス環境の複雑化に伴い、さまざまな転送方法が用意されています。すべてのキャリアに共通ではありませんが、主な転送方法は以下の5通りです。

【主な転送方法】

1. 無条件転送…着信したすべての電話を転送
2. 無応答転送…着信した電話に何かしらの理由で応答できない場合に転送
3. 圏外転送…充電切れや故障で電話が切れていたり、電波が届かなかったりした場合に転送
4. 通話中転送…他の相手との通話中に受信した電話を転送
5. 選択転送…掛かってきた電話を手元の操作で選択し転送

各種のサービスの一時停止や再開を遠隔で操作できる機能など、さまざまなビジネスシーンに対応できるように細かい設定が可能になっています。

電話転送サービスを利用するメリット

独立開業したばかりの個人事業主の方や小さなオフィスで商業活動をする商店では、1人もしくはごく少数の従業員で業務をこなしていて、事務所に常駐するスタッフを割く余裕のない場合があります。
また、携帯電話に着信した電話を固定電話に転送するサービスもあります。さらに最近ではビジネスのグローバル化に対応し、サービスによっては日本国内で受信した電話を海外へ転送することも可能です。

お客様からかかってきた大事な電話を取りこぼし、貴重なビジネスチャンスを失ってしまうことは絶対に避けたいところですが、転送サービスを利用することにより、このような事態を防ぐことができます。

また、外出先で携帯電話を使って連絡を取ることの多いビジネスパーソンも、端末の充電切れを心配する必要がありません。海外出張時に日本国内からの電話を受けることもできます。

電話転送サービスの料金と利用開始方法

携帯電話から固定電話への転送サービスは、各キャリアとも標準サービスに組み込まれており、電話でガイダンスに従って転送先を登録・設定することにより、転送サービスを無料で開始できます。

一方、固定電話から携帯電話への転送する場合も、おおむね無料か月額数百円と低額ですが、改めて手続きをする必要があります。

おわりに

会社のビジネススタイルや事業規模に応じた電話転送サービスを選択することにより、大切なお客様からの電話を受けることができ、ビジネスチャンスへとつなげることができます。

キャリアが提供する電話転送サービスは確かに便利ですが、1件ごとに電話転送設定を行う必要があります。転送設定件数が多い場合、設定するだけで大変な時間を費やしてしまいます。

電話転送設定の切り替え操作が面倒だと感じる方は、キャリア以外の企業が提供する、電話転送設定の切り替え操作を自動化するサービスの利用をおすすめします。