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電話転送のビジネス活用術⑤ 「働き方改革」って何から始めたらいい？
IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いにライバルでありながら学生時代からの旧友、良き飲み友だちでもある2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくこのシリーズ第5弾。
今回はワイドテックのクラウド型多機能電話転送サービス「転送録」の順次転送サービスを活用した業務効率化の手法と働き方改革について、いつもの居酒屋で黒田が田中に指南しています。
ムダな残業を解消して、働き方改革を進めるには何が必要？
黒田：今日もまたずいぶん残業が長かったんだな。もうこんな時間だぞ。いや、まあ残業するほど業績が上向いてきたって？いいことじゃないか。
田中：おまえに言われると、すっごくイヤミに聞こえるけど。
黒田：なんだ、違うのか。
田中：ああ、情けないけどな。残業なんてダメな組織の言い訳だよ。
黒田：おいおい、そう後ろ向きになるなって。
田中：とにかく、うちの会社は何をやっても段取りが悪くて。だから毎日、こんな時間まで働いてなきゃならないのさ。
黒田：例えば、どう段取りが悪いんだ？
田中：ほら、前も言ったと思うが、うちは全員が日中外回りだろ。だからNTTの転送サービス「ボイスワープ」を使って客先からの電話を転送して対応してるんだが、これがなかなかうまくいってない。
黒田：つまり、取りこぼしてるってことだろ？
田中：そう。転送先に設定したのに結局電話に出られないことが多くて、着歴を見てあらためて担当者にかけ直したりするんだが、まあ、その度にキツ～イお小言さ。
ボイスワープから「転送録」へのシフトが解決の糸口になる
黒田：まずいなあ。
田中：それだけならまだしも、別のプロジェクトに携わっている人間が電話応対したり、客先と連絡を取ったりしているから、あとで報告を受けても要領を得なくてイライラするんだ。仕方ないから、社に戻って全員でミーティングさ。そこで、“今日はどこの誰から電話があって、誰が受けてどんな対応をした”と部下から報告させて、そこから顧客対応。だから、こんな時間まで残業してなきゃならんってわけさ。
黒田：ところで、おまえの会社、まだ「転送録」導入してないのか？
田中：それそれ、段取りの悪い会社は上の意思決定スピードも遅い。そのくせ、「残業なんて時代遅れだ」とか「うちも働き方改革するぞ」って威勢ばかり良くてな。
順次転送サービスを使えば転送先のミスマッチ解消ができ信頼回復につながる
黒田：しかし、おまえの言う段取りの悪さなんて、転送録を使えば一発解決だぞ。
田中：やっぱり？
黒田：ああ、例えば、転送先のミスマッチは「順次転送サービス」で解消できる。転送先の優先順位を設定しておいて、各プロジェクトの担当者数名に順次転送できるようにすれば取りこぼしも防げるし、対応ミスもなくなるぞ。
田中：うん、即レスが徹底できるな。
黒田：だろ。仮に全員の都合が悪くて着信が取れなければ、その旨、自動でメールが全員に届くからその時点で情報が共有できるって寸法さ。
田中：おお、それはいいな。
黒田：だから始業前のミーティングで後輩に対応について報告させることも、まずいところは指導することもできる。情報共有が前提だから話も早いしな。
田中：確かに、朝のミーティングでそれができれば、残業なんてほとんど解消できるなあ。
黒田：そういうこと。しかもだ、前日に電話対応した人間が顧客と何をどうやり取りしたか始業前に共有できるから、もうその日は誰が着信を取ってもスムーズに話が進むってわけ。
田中：へえ、黒田の会社じゃそれが徹底されていると？
黒田：そうだよ。だから俺はいつもおまえより早くこの席で飲んでいるんだ。
田中：あはは、さすがは働き方改革の大先輩だ（笑）。
黒田：そうそう、1人で悩んでいないで、チーム一丸で取り組む。それが働き方改革を成功させる秘訣さ。
田中：よーし、目指すは残業解消！ 早く退社してみんなでここに飲みに来るか。黒田、あいつらの指導もよろしくな。
黒田：おいおい、勘弁してくれよ（笑）。
備忘録 情報の共有化で働き方改革は格段に進む by 田中
仕事の段取りや業務効率が悪い最大の原因はやはり、組織内で情報がしっかり共有されていないことだと黒田の話で大いに納得。転送録の順次転送サービスを使えば、優先順位に基づいた転送先設定ができるだけでなく、仮に全員が着信を取れなくてもその情報が瞬時に共有できるから、その後のリカバリーもしやすい。そう考えると、業務のムダを省いてしかも客先の信頼を得るのに、転送録ほど強力な武器はない。うちの社でも早急に導入して、働き方改革を前進させるべきだと感じた。
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