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電話転送のビジネス活用術⑦ 業務効率化はチームみんなで取り組むべし!

公開日:2018/11/26   更新日:2023/06/19

IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いにライバルでありながら学生時代からの旧友、良き飲み友だちでもある。この2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくシリーズ第7弾。

今回は、黒田のアドバイスによりワイドテックのクラウド型多機能電話転送サービス「転送録」を導入し、業務の効率化や働き方改革が定着しつつある職場の状況を田中が報告しています。

転送録の導入効果で業務効率化が進み、業績見通しも明るくなった!

田中:いやあ、黒田のおかげだよ。

黒田:何がさ?

田中:もちろん「転送録」のことさ。外出時でも電話の取りこぼしがなくなって、客先からの評判も良くなったよ。実際、新規の成約が増えて業績見通しも明るいぞ。

黒田:へえ、そりゃよかった。

田中:しかも、そのおかげで営業チームにも久しぶりに新人が入ったしね。

黒田:ほう。部下が増えたのなら、おまえもチームリーダーとしてもっとがんばらないとな。

田中:そうなんだ。業務効率化、残業削減と積極的に取り組んで「働き方改革」をさらに前進させないとせっかく入った新人に辞められちまうからな。

黒田:その意気だ。

「転送先増設」なら1枠単位で転送先増設が可能。しかも1枠100円/月

田中:ただ、営業の人数に合わせて転送先も増やさなくちゃいけなくなってな。

黒田:ああ、それなら「転送録」の「転送先増設」を使えばいいじゃないか。ボイスワープじゃ5件が上限だけど、転送先増設サービスを利用すればさらに追加できる。せっかくチーム力が増したのなら、それに応じて電話対応も充実させないとな。

田中:なるほど、さすがは黒田だ。イイこと言うなあ。ところで、増設の場合の料金なんだけど……。

黒田:10枠までは基本料金に含まれているから、あとは1枠追加するごとに月額100円でOKさ。人数が増えた分だけ枠を増やせばいいからムダな経費もかからないんだ。

田中:おお、そりゃいいな。10枠単位でないと追加が利かないってことになるとムダが生じるけど、1枠ごとに追加できるならありがたい。上司もこれなら問題なく了承してくれるだろうな。

転送先が増えても安心。細かい設定変更も自在の「スケジュール管理機能」

田中:あ、もう一つ気になることがあった。

黒田:今度は何だ?

田中:曜日ごとに転送先の担当を変えたい場合はどうするんだっけ? 面倒じゃないよな?

黒田:そうした細かい設定変更も「スケジュール管理」機能を使えば、自動で切り替えてくれるから大丈夫。おまえ、相変わらず心配性だな(笑)。

田中:あはは。でも、安心したよ。これで、しっかり転送先が増やせるから、営業チーム全員で電話対応できる。これで情報の共有化も進むし、業務の効率アップも図れるな。

黒田:うん。そうなれば、残業も必然的に減るし、働き方改革がぐんと進むはずだ。

田中:そうだ、転送録のこと、三上にも教えてやるか。

黒田:三上って、あの三上か? 大学で同じクラスだった……。

田中:そうそう。あいつも俺みたいな悩みを抱えていてな。外出先での電話対応が満足にできなくて、顧客離れが進んで、今、奴の勤務先は業績がジリ貧だって言うんだ。

黒田:そりゃ、一大事だな。

田中:で、三上の会社じゃ、コールセンターを設けようかとか、電話対応専用の人員を増やそうかとか考えてるって言うから、「そんなのムダだから、『転送録』を使え!」ってアドバイスしてやったよ。

黒田:なんか、いつかの俺とおまえみたいだな(笑)。

田中:そりゃ、転送録に関しちゃ俺は三上の師匠だからさ。

黒田:はいはい、師匠。じゃ、今日の飲み代は師匠におごってもらおうかな。

田中:なるほど、そう来たか(笑)。

備忘録 業務効率化・働き方改革を成功させるカギはやはり「転送録」 by 田中

日中は営業チームの全員が出払って外出先での電話対応も満足にできなかった数ヶ月前と比べると、今は黒田に教えてもらった「転送録」のおかげで状況が好転している。特に電話の取りこぼしがなくなり、顧客満足度も上がって新規の成約も増えている。しかも、チーム内で十分に情報が共有されているから、どの客先からどんな電話があり、どう応対したかについて改めて打ち合わせる必要もなくなり、仕事のムダもだいぶ解消した。こうしたことを考え合わせると、やはり業務効率化を軸にした働き方改革を成功させるカギは「転送録」の導入にあると言えるだろう。電話対応に問題があるからとコールセンターを新設したり、専用の人員を増やしたりするより、「転送録」導入はコストの面でもはるかに効率がいい。「電話対応力を強化してスムーズに仕事をこなしたい」なら、「転送録」はこれ以上ないツールだと言える。

※ 会員登録後、ホームページのメニュー「サービス利用申請」より、利用されたいオプション機能ごとにお申し込みが必要になります。オプション機能ごとに利用条件や利用料金が異なりますのでご注意ください。


TOP > コラム > 電話転送のビジネス活用術⑥ 顧客信用を失わないように効率を上げるコツ!

電話転送のビジネス活用術⑥ 顧客信用を失わないように効率を上げるコツ!

公開日:2018/11/12   更新日:2022/04/26

IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いにライバルでありながら学生時代からの旧友、良き飲み友だちでもある2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくこのシリーズ第6弾。

今回は、ワイドテックの「転送録」の順次転送自動分配転送サービスを活用した顧客満足度向上と業務効率化の両立が話題の中心。いつもの居酒屋で黒田が転送録の賢い活用法を田中にアドバイスしています。

特定の曜日にかかってくる電話を指定の番号に転送する優れもの機能とは?

田中:そうそう、来月から毎週火曜日に新しい客先から発注電話を受けることになりそうなんだ。ただ、当の担当者が多忙で大事な着信が取れない可能性があるんだが、これどうにかならないかな?

黒田:うん、その場合も「順次転送」で解決できるよ。

田中:と、言うと? 

黒田:スケジュール機能を使うんだ。そうすれば、転送先のパターンを自動で切り替えることができる。

田中:特定の曜日にかかってくる電話を指定の番号に転送させられるってことだな?

黒田:その通り。「パターンスケジュール設定」で、曜日ごとに転送先のパターンを入力すれば簡単に登録ができて、一度実行すれば自動で毎日切り替えてくれるんだ。

田中:へえ、そんなこともできるんだな。

「自動分配転送」なら、電話転送が1人に集中しないよう優先順位を自動調整

黒田:「転送録」って、かなりの優れものだろ? ボイスワープ単独ではここまでの機能はないぞ。

田中:分かってるさ。ただ、あらかじめ転送先の優先順位を設定しておいても、特定の誰かに電話が集中してしまったらどうするんだ? 特に月末とか繁忙期になるとその傾向が強くなって、どうしても対応に不備が出るんだが。

黒田:なるほど、確かにそういうことはあるな。でも、「自動分配転送」サービスを使えば、その懸念も一気に解消できるから安心していい。

田中:そんな機能もあるのか?

黒田:うん、自動分配転送サービスというのは、過去の転送記録を解析して転送順位や頻度を調整してくれる機能さ。待機時間やコール回数をもとに誰に着信が集中していて、誰につながりやすいのかをシステムが自動で判断してくれるんだよ。

田中:ということは、電話対応頻度やコール回数からして、第一転送先となっている営業マンにつながりにくいような場合は、よりつながりやすい担当者へ柔軟に転送先を変更してくれるってわけか?

黒田:そう。ただし転送画面で「回数が少ない転送先へ設定」を選択する必要はあるけどね。

田中:いいね、それなら確かに特定の人間にコールが集中しなくていい。客先を待たせることがないから心証も良いだろうし。

黒田:しかも、電話転送を適切に分散できるから、電話対応に追われることなく自分のやるべきことに集中できるという寸法さ。これこそ業務効率化だろ?

転送開始や停止の切り替えも設定画面で簡単に行えて手間いらず

田中:いいね。じゃ、休日出張がある場合はどうだ? 休んでいる他の社員への転送はキャンセルしたいんだけど。

黒田:問題ない。電話転送の開始や停止といった切り替えも設定画面上で簡単に行えるからね。

田中:すごいな、ボイスワープだけじゃとてもそこまでは手が回らない。さすがは「転送録」。ビジネス用にものすごく練られたシステムで驚いた。

黒田:だから感心ばかりしていないで、おまえの会社でも早く導入できるように、上に働きかけないと(笑)。

田中:分かった。今度、決裁権のある上司をここへ連れてくるから、同じ説明を頼むよ。

黒田:またそれか。だけどおまえ、いつか本当に連れてきそうだから怖いよ(笑)。

備忘録 顧客満足と業務効率化は「転送録」で両立できる by 黒田

電話対応に追われると本来の仕事が停滞する、通常業務を優先すると電話対応に不備が出る──と言うのが田中の悩みだったようだ。しかし、顧客満足を向上させることと業務効率のアップは決してトレードオフの関係じゃなく、やり方次第でいくらでも両立できる。それを可能にするのが、「転送録」だ。出先にいる営業マンの誰かが必ず着信を受けることができるから顧客対応の品質も向上するし、一部の社員ばかりに着信が集中するのを防げるから業務もおろそかにならない。これが「転送録」を導入する最大のメリットと言っていいだろう。

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