「大切なお客様から電話がかかってきても、手が離せなくて電話に出られないことが多い」「大切な商談中は、電話があっても通話することができない。他の担当者が出てくれれば助かるのに」――、そんなお悩みはありませんか？ すぐに電話に出られなければチャンスロスを生むだけでなく、お客様からの信用を失うことにもつながりかねません。

「そうは言っても、日中はみんな外回りに出ているからすぐに電話に出られない……。誰かが電話に出るまで、優先順位をつけて順番に転送できたら解決するのに……」、そんな悩みにお応えできるのがワイドテックの 転送録 です。
転送録の 順次転送サービス を使えば、通話が成立するまで登録済みの電話番号に次々と転送できます。たとえ最初の担当者が電話に出られなくても、次の担当者、さらに次の担当者……と順々に転送していくので、お客様の信用を失う心配がなくなります。

1. 無応答時だって安心！ 順次転送サービスの11大機能

順次転送サービスには、11にもおよぶ機能があります。これらの機能を組み合わせることで、「お客様担当者が休みでも、ほかの担当者につながるから顧客満足度が下がらない」「お客様の緊急時でも、誰かが対応できるから安心」など、ビジネスの大きな味方になってくれます。

機能1：優先度をつけて順番に転送できる！～優先度設定～

最大10件まで登録できる電話番号に優先順位をつけて、番号順に順次転送できる機能です。しかも、スケジュール機能（別途、オプション契約が必要）と組み合わせれば、「Aさんは水曜日が休みだから、その曜日だけ優先順位を下げておきたい」「Bさんは10～12時まで大事な商談があるから、その時間帯だけ優先順位を下げておこう」などのカスタマイズも可能です。

機能2：開始・停止もポチっ！でOK～カンタン設定～

カンタン設定できるので、難しい操作や煩わしい手間ひまが必要ありません。わずかな設定だけで、順次転送サービスがご利用いただけます。「業務量を考慮しながら、フレキシブルに優先順位を変えたい」「急遽、Aさんが高熱で欠勤！ 優先順位を下げなくちゃ」などのケースもカンタンに設定の変更が可能です。

機能3：「誰が電話に出た？」もすぐ分かる～処理履歴の管理～

順次転送の結果を記録できるので、「誰が・いつ電話に出たか」「何回目の順次転送で電話に出られたか」を把握することがきます。この蓄積された記録をベースにして、「電話に出る負担がBさんにばかり集中している。優先順位を調整しよう」「比較的業務量が少ないCさんの優先順位を上げれば、もっと早い段階で電話に出られる」といった業務の調整ができるので、お客様の満足度を上げる取り組みにも活かすことができます。

機能4：最短3秒から設定できる～1番号への呼び出し時間設定～

電話の呼び出し時間を、3～60秒の間でWeb上から設定できます。しかも「Aさんは10秒呼び出して出られなければ次へ転送、Bさんは20秒で転送」といった具合に、一人ひとり異なる設定が可能です。

機能5：非通知の電話をシャットアウト！～電話番号非通知対応～

ディスプレイに表示される「非通知着信」の文字。「誰からの電話だろう？ 怖いな……」と感じた経験はありませんか？ 電話番号非通知対応機能では、非通知での着信をやんわりと拒否することができます。「番号を通知しておかけ直しください」と、柔らかくアナウンスすることで角を立てることなくシャットアウトできます。

機能6：発信者の電話番号がメールで届く！～発信者番号お知らせ通知～

発信者の番号をメールで受け取れる機能です。「通話の不成立時（順次転送しても誰も電話に出られなかった、発信者が切断した場合など）」「通話の成立時（エンドユーザーとの通話終了時）」を条件指定しておくことで、自動的にメールが配信されます。「通話が不成立だったから、すぐさま折り返さなくちゃ！」など、お客様に対して配慮のある対応をすることができます。

機能7：呼出中もノンストレスで待てる～呼出音設定～

「早く電話に出てくれないかな？ まだかな？」と、お客様のストレスが溜まりがちな呼出中の時間。そんな時も通常の呼出音（リング音）以外に、ワイドテック独自の 保留音 をご用意しています。「あ、電話を転送されているな」と気づかれないので、電話を待つ時間を快適にお過ごしいただけます。

機能8・9：着信するのは指定した番号だけ！～着信許可＆拒否番号設定～

最大50件までの電話番号を、着信許可もしくは着信拒否することができる機能です。これで迷惑電話や業務に必要のない電話を遮断することができます。着信を取捨選択できるので、より一層、業務に集中することが可能です。

機能10：スケジュールを決めて自動で切替！～スケジュール機能（オプション）～

「Aさんは毎週水曜日が休みだから、パターン化して優先順位を下げるように設定したい」「営業時間が過ぎたら、自動的に順次転送に切り替えたい」など、あらかじめスケジュールをパターン化させることで、自動的に順次転送サービスに切り替えることができる機能です。いちいち設定を登録し直す必要がないので、業務効率がグンと上がります。

機能11：通話前にどこからの転送か教えてくれる～転送先案内トーキー（オプション）～

電話に出る前に、「電話番号××-××-××から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスで知らせてくれます。「あ、この番号なら●●商事の受付用だ。例の商談の件だな」と、事前に把握できるのでスムーズな会話ができるでしょう。

2. 順次転送サービスの機能を使いこなせばビジネスチャンスが広がる！

ご紹介した11にもおよぶ順次転送サービスの機能。これらを上手く使いこなすことで、ビジネスはもっと効率的になるでしょう。転送するスケジュールをあらかじめ決めておけば、わざわざ設定を変更する必要がないので、大幅な業務効率が期待できます。一部のスタッフにだけ電話が集中することも避けられので、ストレスの軽減にも大きな効果があるでしょう。本来の業務に集中することができるようになるのも、順次転送サービスを導入すると得られる大きなメリットです。

まだまだある順次転送サービスを導入するメリットは、後編コラムでご紹介します。