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「ひかり電話+ボイスワープ」から始める最適解とは

ISDN終了後の電話転送、どうする?
「ひかり電話+ボイスワープ」から始める最適解とは

公開日:2025/07/11   更新日:2025/07/14

ISDNサービスの終了が迫るなか、これまで「ISDN+ボイスワープ」で電話転送を運用していた多くの企業が、次の選択肢として「ひかり電話+ボイスワープ」への移行を検討し始めています。

しかし、通信回線が変わってもボイスワープの仕組み自体は変わらないため、従来から抱えていた課題は引き続き残るのが実情です。「毎回の転送設定が煩雑」「夜間や休日の切り替えを忘れてしまう」といった声は多く、移行を機に改めて運用の見直しが求められる場面も増えています。

本コラムでは、そうした課題を抱える企業に向けて、転送設定をより効率的かつ柔軟に管理できる方法をご紹介します。ISDNの代替としてだけでなく、業務効率の向上や多様な働き方に対応できる、これからの電話転送のかたちをぜひご覧ください。

こんな方におすすめです

  • ISDN終了に伴い、「ひかり電話+ボイスワープ」への移行を検討されている企業様
  • ボイスワープを導入済みで、転送設定の手間や設定ミスに課題を感じている方
  • 営業時間外や休日の転送切替を自動化したいとお考えの方
  • 多拠点運営や在宅勤務など、柔軟な電話転送運用を実現したい企業様
ISDN終了後の電話転送、どうする?「ひかり電話+ボイスワープ」から始める最適解とは
目次

第1章:ISDNサービス終了と企業への影響

ISDNとは?

ISDN(Integrated Services Digital Network)とは、音声通話とデータ通信を1本のデジタル回線で同時に行える固定電話回線の一種です。

1990年代以降、企業の代表電話やFAX、データ通信回線として広く利用されてきましたが、光回線などの普及に伴い利用者が減少。現在では、NTTによるサービス提供も段階的に終了へと移行しています。

ISDNは2028年に完全終了へ

ISDNは、2024年8月をもって新規申込の受付が終了し、2028年12月にはすべてのサービス提供が終了する予定です。さらに、2025年3月には「付加サービスセット割引」も終了となり、通信コストの見直しを迫られる企業も少なくありません。※

これまでISDNを利用していた企業にとって、今はまさに次の電話環境を検討する重要なタイミングといえるでしょう。

※出典:NTT東日本「INSネット」のサービス終了について https://web116.jp/phone/2028ins/

ひかり電話+ボイスワープへの移行が進む理由

ISDNに代わる選択肢として、多くの企業が採用しているのが、NTT東西が提供する「ひかり電話」と「ボイスワープ」などの転送機能を組み合わせた運用です。既存の電話番号を引き継げることや、これまでと変わらない固定電話の感覚で利用できる点が評価され、ISDNからの“当面の移行先”として選ばれやすい構成となっています。

しかし見えてくる、別の課題も

ただし、ボイスワープによる転送設定は手動での切り替えが前提となっており、業務時間外の着信対応や、多拠点・テレワークといった柔軟な働き方への対応が難しいという声も少なくありません。さらに、設定が属人化しやすく、転送ミスや切り替え忘れによる「着信漏れ」や「対応の遅れ」といったリスクが発生は避けられません。

こうした現場の声から見えてくるのは、「ひかり電話+ボイスワープ」がISDNの代替にはなっても、転送運用の仕組み自体は従来と変わらず、昔から指摘されてきた課題が依然として残っているという点です。回線移行をきっかけに、あらためてその問題が表面化しやすくなっているともいえます。

次章では、実際の現場で多く挙げられている、「ひかり電話+ボイスワープ」運用時の具体的な課題について、さらに掘り下げてご紹介します。

第1章:ISDNサービス終了と企業への影響



第2章:「ひかり電話+ボイスワープ」でよくある課題

手動での転送設定が煩雑

「ボイスワープ」は、あらかじめ登録した転送先に着信を転送する仕組みですが、営業終了後や休日に応じて転送先を切り替える際には、その都度手動操作が必要になります。この切り替え作業を忘れてしまったり、対応が遅れたりすることで、着信の取りこぼしや機会損失につながるケースも少なくありません。

拠点や働き方の多様化に対応しきれない

本社・支店・店舗など複数拠点を展開する企業や、リモートワーク・在宅勤務を導入している企業では、柔軟な転送制御が求められます。しかし、ボイスワープは1対1のシンプルな転送設定が前提となっており、拠点単位での着信振り分けや、担当者ごとの転送先設定には対応しきれないのが現状です。

転送ルールの管理が属人化しやすい

転送設定は電話機や管理画面から行う必要があるため、設定作業が特定の担当者に集中しやすい傾向があります。その結果、設定方法が社内で共有されず、異動や退職時の引き継ぎ不足から運用トラブルが発生するケースも見られます。

こうした背景から、より効率的で自動化された電話転送環境へのニーズが高まりつつあります。


第2章:「ひかり電話+ボイスワープ」でよくある課題



第3章:転送設定の自動化が可能な「転送録」の電話転送切替

「転送録」の電話転送切替でできること

電話転送切替とは、NTTのボイスワープなどを利用している場合に必要な転送先の切替操作を、自動化・スケジュール化するサービスです。「転送録」では、この操作をWeb上の管理画面から簡単に設定でき、指定した時間に自動で実行されるため、操作ミスや切替忘れを防止しつつ、日常業務の負担を軽減できます。

クラウド上で柔軟に転送ルールを設定

転送録は、すべての転送設定・管理をクラウド上で完結できるのが特長です。 従来のように電話機や現場機器を直接操作する必要はなく、どこからでも設定変更や確認が可能なため、テレワークや多拠点運用にも適しています。また、誰がいつどのような設定を行ったかという操作履歴の記録も可能で、社内統制やガバナンス面でも安心です。

営業時間に応じた自動切替

あらかじめ曜日や時間帯ごとのスケジュールを設定しておけば、営業終了時や休日などに合わせて、転送先の切替を完全自動で実行できます。これにより、「設定を忘れて着信を逃してしまった」といったヒューマンエラーを防ぎながら、運用の手間も大幅に軽減されます。 また、臨時のスケジュール変更にも対応しており、急なシフト変更や特別対応にも柔軟に運用できます。

拠点・担当別に着信を制御

複数の転送先を状況に応じて使い分けることも可能で、拠点ごと・担当者ごとに異なる転送ルールを設定できます。たとえば、日中は各店舗や支店で対応し、営業時間外は本部やコールセンターに自動転送するといった運用も、管理画面から簡単に構築可能です。 これにより、着信のムダや取りこぼしを防ぎながら、安定した電話対応体制を実現できます。




第4章:「ひかり電話+ボイスワープ」の課題を補完する実用的な仕組み

既存環境を活かしつつ、利便性を拡張

「転送録」は、現在ご利用中の「ひかり電話+ボイスワープ」環境をそのまま活かしながら導入できるため、大がかりなシステム変更や回線の再構築は不要です。ボイスワープの基本機能に加えて、クラウド上での自動切替・スケジュール管理・複数ルールの柔軟な設定など、より実用的な機能を追加することができます。既存の運用を維持したまま段階的に利便性を高めたい企業にとって、負担の少ない改善手段として最適な選択肢です。

通話料金や回線構成はそのままでOK

「転送録」は、あくまでも転送設定を効率化・自動化するクラウドサービスであり、ひかり電話やボイスワープ自体の通信回線や料金体系には影響を与えません。そのため、これまでの回線や料金プランを変更せずに、運用面だけをアップグレードすることが可能です。「コストは抑えつつも、転送の手間やミスをなくしたい」という現場のニーズに、的確に応える仕組みです。

初期費用を抑えて導入可能

転送録は、専用機器の購入や大規模な工事を必要とせず、クラウドベースでスムーズに導入できる点が大きな特長です。そのため、初期投資を最小限に抑えながら、短期間での運用開始が可能です。費用対効果にも優れており、ISDN終了後の次の電話環境として導入しやすい実用的なソリューションといえるでしょう。




第5章:転送設定の自動化で業務がどう変わったか(ユースケース)

転送設定の自動化によって、実際の業務現場ではどのような効果が得られているのでしょうか。
ここでは、「ひかり電話+ボイスワープ」の転送運用に課題を感じていた企業が、転送設定の自動化を取り入れたことで実現した改善例を、ユースケースとして業種ごとにご紹介します。

ケース①:多拠点店舗の営業時間に応じた切替(例:フランチャイズ)

課題:店舗ごとに営業時間が異なり、転送設定の切替作業が煩雑で、設定ミスが発生しやすい
効果:各店舗で個別に転送スケジュールを設定することで、営業時間外は自動的に本部やコールセンターに転送。現場の作業負担を軽減し、安定した対応体制を実現。

ケース②:夜間や休日の転送先を自動変更(例:建設業、士業)

課題:業務時間外の着信に対応できず、急ぎの連絡を逃すリスクがあった
効果:曜日や時間帯に応じた転送先の自動切替により、担当者の携帯や夜間待機先にスムーズに転送。顧客対応の迅速化と、機会損失の防止を実現。

ケース③:応答漏れを最小限に抑えたいインバウンド業務(例:電話受付代行など)

課題:時間帯ごとに応答体制が異なるため、手動で転送先を切り替える運用に限界があった。対応ミスや切り忘れによる着信漏れが発生しやすく、業務品質の安定化が課題となっていた。
効果:切替作業を完全に自動化したことで、オペレーターの待機状況に応じた柔軟な対応が可能となり、応答率が向上。さらに、応答件数に応じた従量制で業務を請け負っている場合でも、着信の取りこぼしを防ぐことで、機会損失を回避し、収益機会を最大化できるようになった。




【まとめ】今ある電話環境に無理なく導入できる改善策

「ひかり電話+ボイスワープ」への移行は、ISDN終了に備えた有力な選択肢です。ただし、実際の運用では、従来から指摘されていた「転送設定の手間」や「柔軟性の乏しさ」がそのまま残り、移行を機に改めて課題として意識されるケースも少なくありません。

そうした課題を感じている方にとって、転送設定の自動化という新たな選択肢は、現場の負担を軽減しながら、転送業務の質を高める有効な手段となります。

「転送録」の電話転送切替機能を活用することで、転送先の切替や管理業務を自動化でき、安定した電話対応と業務効率の向上を同時に実現できます。まずはお気軽にご相談ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です


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固定電話の転送方法とは?転送設定自動化のやり方を紹介

転送電話の設定方法まとめ
固定電話の転送方法とは?転送設定自動化のやり方を紹介

公開日:2024/07/29   更新日:2024/10/28

メールやチャット、メッセージアプリなど、ビジネスにおけるコミュニケーション手段は多様にありますが、アナログなツールだと思われがちな「固定電話(ビジネスフォン)」もこれまで以上に活用されています。

その理由の一つに、スマートフォンと連動した電話サービスの拡充があります。
スマートフォンと固定電話を統合し、一つのプラットフォームで音声通話、ビデオ通話、メッセージング、会議などを管理できる「統合通信(UC: Unified Communications)システム」を使うと、どこからでもオフィスの電話システムにアクセスすることができ、外出先でもコミュニケーションがスムーズに行えます。

古くからあるシステム「転送電話」も同様です。会社の固定電話宛にかかってきた電話を、個人の携帯やスマートフォンに転送することで、どこにいてもビジネスのコミュニケーションが行えます。

電話の転送技術は、仕事の効率化やプライベートの利便性向上に大きく貢献しています。
このページでは、転送電話の仕組みや設定方法、メリット・デメリットを詳しく解説しています。転送電話の導入にお役立てください。

転送電話とは?固定電話の転送方法や転送設定自動化のやり方を紹介
目次

転送電話とは?

転送電話とは、指定した別の電話番号に自動的に電話を転送するサービスのことを指します。特に忙しいビジネスマンにとって、重要な電話を確実に受け取るための強力なツールとなります。例えば、オフィスの固定電話からスマートフォンに転送することで、外出中でも重要な電話を受けることが可能です。また、プライベートな時間を確保するために、特定の時間帯に別の番号に転送することもあります。

固定電話の転送電話サービスには複数の種類があり、即時転送や条件付き転送など、利用シーンに応じて設定を変更できます。例えば、営業の担当者であれば、顧客からの連絡を見逃さないように即時転送を設定し、一方で会議中など別の作業に集中したい場合は条件付き転送を利用することが可能です。このような多様な設定により、電話対応の負担を軽減し、効率的な日常業務を実現できるのです。

転送電話の種類と特長

固定電話における転送電話の種類は大きく分けて「即時転送(無条件転送・自動転送)」と「条件付き転送」に分類されます。即時転送は全ての着信を別の番号に転送するもので、迅速な対応が求められるビジネスシーンで有効です。一方、条件付き転送は特定の状況に応じて転送を行うもので、不在時や電話に出られない場合に活用されます。これらの特徴を理解し、適切に利用するためのポイントを詳しく見ていきましょう。

即時転送(無条件転送・自動転送)

「即時転送」は、ある電話番号にかかってきた電話を別の指定した電話番号へ自動的に転送する機能です。この方法は外出先で電話に応答できない場合や、特定の人に電話を直接転送したいときに非常に有効です。

会議中や運転中なども、条件付き転送が活躍します。自動的に別の電話番号に転送することで、重要なビジネスチャンスを逃さずに済む可能性があります。

条件付き転送

一方、「条件付き転送」は、特定の条件が満たされた場合にのみ電話が転送される方法で、一般的な条件としては

  • 応答がない場合
  • 話し中の場合
  • 設定された特定の時間である場合

などがあります。例えば、営業担当者が顧客と話している間に別の電話がかかってきた場合、最初の電話が終了すると自動的に次の営業担当者に電話が転送されるように設定することができます。

両者を適切に使い分けることで、ビジネスやプライベートにおいてコミュニケーションの継続性を高めることができます。特にビジネス環境では、顧客からの問い合わせに迅速に対応するために、即時転送が重要な役割を果たします。一方で、業務時間外や特定のシチュエーションでの電話対応を効率化するために、条件付き転送が活用されます。


転送電話のメリットとデメリット

本章では、転送電話のメリットとデメリットについて詳しく解説します。転送電話を導入する際の利点と注意点を理解することで、より効果的な利用が可能になります。

転送電話は、連絡の見逃しを防ぎ、柔軟な対応を可能にします。一方で、設定の複雑さと追加費用の可能性というデメリットも考慮する必要があります。転送電話の導入を検討する場合には、その利点と注意点をまずは理解しましょう。

メリット:連絡の見逃しを防ぎ柔軟な対応を可能に

転送電話を設定することで、どこにいても着信を受け取れるため、重要な連絡を逃さずに対応することができます。特にビジネスシーンでは、即座に対応できることが求められるため、非常に有効です。

前項でも述べた通りですが、ビジネスチャンスを逃すことが少なくなることが大きなメリットです。

ビジネスの競争力を高めるために有効

企業にとって、顧客対応や業務効率化のために、また、顧客との円滑なコミュニケーションを維持しつつ、業務の効率化を図るために、転送電話は様々な応用方法があります。

例えば、コールセンターを通じて顧客からの問い合わせを一元管理したり、担当者が外出している際に重要な連絡を逃さないための設定が可能です。こうした転送電話の導入は、ビジネスの競争力を高めるためにも非常に有効です。

顧客対応と業務効率の向上

顧客からの連絡を確実に受け取ることでスムーズな対応が可能になり、顧客満足度が向上します。また、業務の効率も上がり、従業員の時間管理がしやすくなります。例えば、担当者が外出している場合でも、他のスタッフが電話を受けて必要な情報を伝えることで顧客対応が滞ることがありません。

また、従業員の業務も効率化します。電話転送機能を取り入れることで、全ての電話を一人の担当者が対応する手間が省け、各スタッフが混乱なく自身のタスクに集中できます。これにより、従業員の働き方にも柔軟性が生まれ、リモートワークや在宅勤務の環境でも安心して業務を遂行できるようになります。したがって、転送電話はビジネス全体の効率を向上させる必須のツールと言えるでしょう。

デメリット:設定の複雑さと追加費用の可能性

転送電話の設定は一部のユーザーにとって複雑で、追加の費用が発生する可能性があります。特に初めて転送電話を設定する場合、手順が多く複雑に感じることがあります。また、一部のサービスでは転送電話機能を利用するために追加の料金がかかる場合があります。

例えば、固定電話の転送設定には特定のコードを入力しなければならず、これを覚えるのが難しく感じるユーザーもいます。また、携帯電話の一部では、転送電話を有効にすると月額料金が追加されることがあります。

このため、転送電話の設定の複雑さと追加費用の可能性を理解し、事前に調査することが重要です。しっかりと事前の確認を行うことで、不必要なトラブルや費用の発生を避けることができます。

以降では、転送電話の設定方法について解説します。固定電話、携帯電話、スマートフォン、さらにはスマートフォンアプリやクラウド型電話転送サービスを活用した方法についても、網羅的に説明します。

転送電話とは?固定電話の転送方法や転送設定自動化のやり方を紹介

転送電話の設定方法

固定電話からの転送設定は一般的にNTTボイスワープなどの電話番号発行元のサービスや通信キャリアの転送サービスを使うことが多く、携帯電話では端末で転送電話設定を行う他、各キャリアのサービスを使用することもできます。
スマートフォンアプリを使用すれば、リモートで転送設定や停止が簡単に行えるため、移動中でも柔軟に対応が可能です。

固定電話での設定

固定電話の転送設定はプロバイダーによって異なります。例えば、NTTの「ボイスワープ」サービスなどを利用する場合、事前に申し込みを行い、プロバイダーから提供される利用ガイドラインに沿って設定を進めます。具体的には、特定のダイヤル番号に番号を入力することで設定が完了します。

(参考)「転送録」のWebサイトでは、主要プロバイダー(サービス)の固定電話転送設定方法についてご紹介をしています。こちらをご覧いただいただくと、転送設定の手順を理解いただけます。ご参考ください。

INSボイスワープ設定方法(ISDN回線)

携帯電話での設定

携帯電話の場合は、設定メニューから比較的容易に転送設定が可能です。例えば、多くの携帯キャリアでは通話設定オプション内に「転送設定」メニューがあり、ここで転送先の番号を登録するだけで設定が完了します。ドコモやau、ソフトバンクなどそれぞれのキャリアでも利用方法に多少の違いがありますが、多くは直感的に操作できる設計となっています。

スマートフォンでの設定

端末で転送電話設定を行うためには、例えば、iPhoneの場合は「設定」メニューの中の「電話」→「着信転送」から設定を行います。Androidの場合も同様に「電話アプリ」の設定から転送先の番号を登録することが可能です。これら、設定メニューから転送設定を行うほかに、スマートフォンに専用の転送アプリをインストールすることで、より詳細な設定や管理が可能になります。

スマートフォンアプリを活用した転送設定

スマートフォンアプリを活用することで、転送電話の設定がよりシンプルで簡単になります。例えば、Google VoiceやSkypeなどのアプリでは、アカウントを作成して数回タップするだけで転送設定が完了します。これらのアプリは、ユーザーフレンドリーなインターフェースを提供しており、初心者でも簡単に操作することができます。

さらに、スマートフォンの便利な通知機能も併用することで、転送電話の受信通知をリアルタイムで受け取り、重要な電話を逃すことなく対応することも可能です。利用シーンや必要な機能に応じて最適なアプリを選ぶことで、さらなる効率化を図ることができます。

固定電話の転送設定にお悩みなら「転送録」

最後にご紹介するのは、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」の「電話転送切替」です。

電話転送切替は、NTTボイスワープ等の電話転送設定の切替操作を自動化・スケジュール化するサービスです。手動による転送処理を自動で行なうため業務の効率化が図れ、設定忘れのミスを未然に防ぎます。

数々のメリットがある電話転送ですが、その中で固定電話の転送設定は煩雑です。それを自動化・スケジュール化することで、さらなる業務効率向上が期待できます。複数の拠点(支店)の電話転送を本社が一括して行うなど、回線数が多くなればなるほど、より多くのメリットを感じていただけます。

「転送録」はクラウドサービスなので、専用機器の購入や工事は不要。インターネット回線があればご利用いただけます。電話転送切替の基本料金は、1,0000円(税別)/1契約番号、と費用負担が軽いのも特長です。

日々の電話転送設定業務に課題を感じている方はぜひ、電話転送切替をご検討ください。
サービス紹介:電話転送切替

転送電話とは?固定電話の転送方法や転送設定自動化のやり方を紹介

トラブルシューティング

固定電話転送電話の設定や利用中に発生する問題へのトラブルシューティングの一例をご紹介します。

転送電話の設定ができない

転送電話の設定がうまくいかない場合には、まず電話のマニュアルやキャリア(プロバイダー)が提供するオンラインガイドを参照することをお勧めします。特に固定電話や携帯電話(Softbankやドコモなど)での転送設定は、プロバイダー毎に手順が異なるため注意が必要です。例えば、NTTのボイスワープの場合、設定には特定の番号入力や、ネットワーク暗証番号の入力が必要です。設定を見直し、正しい手順を確認した後、問題が継続する場合はサポートセンターに問い合わせるのが最も確実です。

転送解除ができない

転送電話の解除についても、転送電話の設定と同様に手順が確立されています。例えば、Softbankの転送電話サービスを利用中であれば、特定のコード(例:142→解除コード)を入力する方式があります。これもプロバイダーごとに異なりますので、詳細はキャリア(プロバイダー)ごとのサービス利用ガイドを参照してください。

問合せは各キャリアのお問い合わせ番号へ

クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」を提供する当社(株式会社ワイドテック)では、各キャリア(NTT・KDDI・ソフトバンク等)が提供するサービスの問い合わせ受付は行っておりません。

「転送録」では、転送録のサービスに関する問合せのみ受け付けています。
各キャリアが提供する問合せ番号へお問合せください。

ボイスワープ設定方法
(アナログ)
ボイスワープ設定方法、操作方法、その他ご不明点は、下記NTTの番号へお問い合わせください。
0120-116-116
INSボイスワープ設定方法
(ISDN回線)
ボイスワープ設定方法、操作方法、その他ご不明点は、下記NTTの番号へお問い合わせください。
0120-116-116
ひかり電話ボイスワープ設定方法 ボイスワープ設定方法、操作方法、その他ご不明点は、下記NTTの番号へお問い合わせください。
0120-116-116
ソフトバンク多機能転送サービスの設定方法 ソフトバンク多機能転送サービスの設定方法、操作方法、その他ご不明点は、下記ソフトバンクの番号へお問い合わせください。
0088-221-221
または
0120-917-221
KDDI着信転送設定 KDDI着信転送設定、操作方法の詳細、その他ご不明点は、下記KDDIの番号へお問い合わせください。
0077-7007
または
0120-921-919

また、以下のような質問も、上記でご紹介した各キャリアが提供する問合せ番号へお問い合わせください。

  • 転送設定をしたが、電話が転送されない。
  • 転送中の電話がどの番号からかかってきたか確認する方法はあるか?
  • 移動中に転送設定を変更する方法は?
  • 転送先の電話機が応答しない場合、どうなるのか?

転送電話の未来と新技術

現代の転送電話サービスは、AIの活用によりさらにスマートかつ効率的に進化しています。AIは発信者の意図を瞬時に判別し、最適な転送先へ自動で対応できるようになるのです。さらに、次世代通信技術との組み合わせにより、より迅速かつ高品質な通信が実現され、遠隔地からでもスムーズに電話対応が可能となります。

AIを活用した転送電話サービス

AIは通話内容を解析し、自動的に最適な対応を判断することができ、転送の最適化や通話の振り分けが可能になります。これにより、ユーザーの時間と労力を大幅に削減することができます。

例えば、AIが特定の顧客からの電話を自動的に重要な担当者に転送したり、一般的な問い合わせをFAQシステムに繋げることができます。また、音声認識技術により、緊急度の高い電話を優先的に転送することも可能です。これにより、顧客対応のスピードと満足度が向上し、ビジネスの信用度も高まります。
AI技術の進展に伴い、転送電話サービスも大きく進化し続けることでしょう。

次世代通信技術の組み合わせ

次世代通信技術の導入により転送電話の品質が飛躍的に向上することが期待されます。特に5GやIoT(Internet of Things)などの技術は、その代表例です。5Gは従来の通信速度を大幅に超え、超低遅延と高い接続の安定性を提供します。これにより、転送電話の際の音声品質が向上し、通話中の遅延や途切れが発生しにくくなります。

さらに、次世代通信技術は、転送電話のサービスをより柔軟で便利なものに進化させます。AI(人工知能)と組み合わせることによって、自動応答や通話内容の分析まで可能となり、顧客とのやり取りを最適化し、個別対応の効率を向上させることが期待されます。このような進化により転送電話は単なる「つなぎ役」ではなく、ビジネスの価値を高める重要なツールとなるでしょう。


まとめ:転送電話の効果的な活用とその未来展望

転送電話は適切な設定と利用方法をマスターすることで、連絡の見逃しを防ぎ、効率的にコミュニケーションを取ることができるため、ビジネスシーンでは非常に便利なツールです。電話対応がスムーズになり、外出先でも重要な電話を逃さずに済むため、業務効率も飛躍的に向上します。

転送電話のメリットを理解している、あるいはすでに導入している方で、より便利な使い方を探している方はぜひ、「転送録」の電話転送切替をご検討ください。気軽にお試しいただける無料トライアルもご用意しています。


※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です





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当番制の電話転送の悩みを転送録が解決!

固定電話を社員のスマホに転送して休日対応|
当番制の電話転送の悩みを転送録が解決!

公開日:2024/03/19   更新日:2024/10/03
固定電話を社員のスマホに転送して休日対応

休日の電話当番に関する課題

休日や夜間など、営業時間外の電話対応は様々な業種で課題になっています。
緊急性が高い業務や、設備管理やITシステムなど顧客への即時対応が必要なサービスを提供する業界では、休日でも電話当番を設定し、顧客と連絡を取れるようにしておく必要があります。

特に、顧客対応の品質を担保しながら、組織の運営効率を上げるという点に課題を感じ、以下のようなソリューションを検討される方が増えています。

  • 電話転送(固定電話の着信をスマホに転送)
  • IVR(自動音声応答)の導入
  • コールセンターの契約

今回は転送録に問合せを多くいただく「電話転送(固定電話の着信をスマホに転送)」に焦点をあて、解決法をご紹介します。


固定電話の着信を社員のスマホに転送して休日対応

問合せ用の固定電話にかかってきた電話を、休日や営業時間外のみ社員のスマートフォンや携帯電話に転送したいというニーズは高く、以下のような業種で電話転送が活用されています。

休日の電話転送が必要とされる業種の例

これらの業界では、休日でも顧客からの連絡に迅速に対応することが業務の継続性や顧客満足度の向上に直結するため、電話転送システムが重要な役割を果たします。

業種 電話転送の活用例
ITサポート・セキュリティサービス システム障害やセキュリティ問題は予測不可能であり、迅速な対応が求められるため、休日でも電話転送システムを利用して対応します。
不動産管理・設備管理・緊急修理サービス 建物の緊急修理やメンテナンスが必要な場合、休日であっても迅速に対応するために電話転送を利用します。
運輸・物流業界 荷物の追跡や配送の問い合わせなど、休日でも顧客のニーズに応えるために電話転送を活用します。
旅行・ホテル・観光業界 旅行中のトラブルや、宿泊の変更・キャンセルなどの問い合わせに休日でも対応する必要があります。
コールセンター 商品やサービスに関する問い合わせ、予約受付など、顧客サービスを提供するコールセンターも休日の対応が求められることが多いです。

ボイスワープでできなかったことを転送録が実現

固定電話の転送を行うためには、「ボイスワープ」などキャリアが提供する転送サービスをご利用いただければ可能です。ただ、それらのサービスには転送先として登録できる件数が少ないなど、活用に制限があります。

転送録は、それらのサービスを利用しても実現できなかった、さらに便利な使い方を提供するサービスです。

例えば、固定電話の転送先として複数名を登録し、曜日ごとにローテーションを組むといった使い方はボイスワープ等の転送サービスでは不向きですが、転送録を併用することで実現できます。

しかも転送録なら、固定電話を複数名に転送した際の呼び出し方も、転送先の運用方法によって選ぶことができます。以下にご紹介します。


固定電話を複数のスマホに転送するために便利な3つのサービス

複数名の転送とは、具体的に「固定電話の転送に対応する電話当番が10名いる場合」(固定電話を10名の社員のスマホに転送したい場合」を想定します。

  • 当番リストから対応するのは1名のみ・・・転送先増設
  • 複数名の当番が対応。それぞれのスマホを順番に呼び出す・・・順次転送
  • 複数名の当番が対応。全てのスマホを同時に呼び出す・・・一斉呼出転送
(サービス概要図)
サービス概要図

それぞれのサービスは、オプションの「スケジュール機能」をご活用いただければ、転送をスケジューリングして一括で設定することができるようになります。

スケジュール機能は、シフト勤務の職場で「日中/夜間/曜日」を指定するケースで特にご活用いただいています。その他、業務のピーク時間や休日、特定のイベント期間など、事前に予測できるスケジュールに基づいて電話転送の設定が可能です。

一度スケジュールを設定すれば、手動での調整が不要となり、日々の運用がスムーズになり、効率的な時間管理ができるようになります。

転送先増設-電話当番が1名のみの場合

転送先増設」は、ボイスワープ(NTT東/西日本)等電話転送サービスの、最大5件しか登録できない転送先を10件、20件…と増設するサービスです。

複数番号の登録ができ、転送先の番号の切替えができますが、転送先の設定は1番号のみとなります。ですので、想定ケース(固定電話を10名の社員のスマホに転送)において、電話当番・当番制の担当が1名の場合にはこちらをご検討いただけます。

サービス 料金種別 料金(税別)
転送先増設 基本料金(050番号) 1,000円/1契約番号 ※転送先10件の登録枠を含む※
サービス利用料金(転送先との通話料) 一般固定電話:3分8.0円・携帯電話:1分15.9円

※転送先増設は、登録数に上限はありません。基本料金に含まれる転送先10件以上は1番号単位で増やすことができます。(1件あたり100円)

順次転送-複数名の当番を順番に呼び出す場合

順次転送」は、複数の番号へ順次に(次々に・順々に)電話転送を行います。番号は10番号まで登録ができます。11以上の転送先がある場合には、オプションの「スケジュール機能」を利用いただくと対応ができます。

想定ケースにおいて、10名全員が電話当番であり、その電話を順番に鳴らすことで「確実に電話に対応したい」場合に活用いただけます。

サービス 料金種別 料金(税別)
順次転送 基本料金(050番号)
※0120番号もあります
2,500円/1契約番号
サービス利用料金(転送先との通話料) 一般固定電話:3分8.0円・携帯電話:1分15.9円

一斉呼出転送-複数名の当番を同時に呼び出す場合

一斉呼出転送」は、複数の番号へ一斉に(同時に)電話転送を行います。番号は10番号まで登録ができます。11以上の転送先がある場合には、オプションの「スケジュール機能」を利用いただくと対応ができます。

想定ケースにおいて、10名全員が電話当番であり、その電話を一斉に(同時に)鳴らすことで「いち早く電話に対応したい」場合に活用いただけます。

サービス 料金種別 料金(税別)
一斉呼出転送 基本料金(050番号)
※0120番号もあります
7,000円/1契約番号
サービス利用料金(転送先との通話料) 一般固定電話:3分8.0円・携帯電話:1分15.9円

スケジューリングして一括で転送設定ができる

前述の3つのサービスではオプション「スケジュール機能」を利用することで、スマホに転送する設定を転送録ならカレンダーを使った一括転送設定が可能です。

1か月から向こう1年までのスケジュールをあらかじめ予約でき、平日/土日祝日や営業時間の転送先をシステムが自動変更します。

サービス 料金種別 料金(税別)
転送先増設・順次転送・一斉呼出転送 スケジュール機能(オプション)」 1,000円/1契約番号
50円/1回の入替処理
100円/1パターン追加(順次転送・一斉呼出転送のみ)

スケジュール機能は、シフト勤務の職場で「日中/夜間/曜日」を指定するケースで特にご活用いただいています。その他、業務のピーク時間や休日、特定のイベント期間など、事前に予測できるスケジュールに基づいて電話転送の設定が可能です。

一度スケジュールを設定すれば、手動での調整が不要となり、日々の運用がスムーズになり、効率的な時間管理ができるようになります。


電話転送なら、法人携帯(社用携帯)でも個人携帯でも対応可

さて、固定電話をスマホに転送する際に気になるのが、「どの電話機(端末)で転送を受け付けるか」という点ではないでしょうか。

法人携帯を導入しているのは、大企業で42.1%、中小企業で30.4%(※)と過半数にも届いておらず、比率としてはまだ低めです。つまり、休日や営業時間外に固定電話を転送する先に、個人が契約している端末を指定しなければいけないケースも大いにあります。

※MMD研究所「2022年法人向け携帯電話の利用実績調査」

特に「お客様に個人端末の番号が知られてしまうのでは?」という点で気にされる方は多くいらっしゃいますが、転送録のサービスではその心配はありません。

上記の「サービス概要図」の通り、ボイスワープを経由しますので、社員個人の携帯やスマートフォンでも安心して転送先に設定ができ、個人のプライベート番号を知られる不安はありません。

  • 転送録の050番号を経由して個人携帯に着信します
  • 折返しをする際にも、転送録の050番号を経由できる機能があります

※同じ050番号から発信するためにはオプション「050発信機能」のご契約が必要です


固定電話の転送切替を自動化するなら「電話転送切替」

前述の3つのサービスは、「複数の社員のスマホに転送する」場合に選択できるサービスでしたが、固定電話の転送を「自動化」「スケジューリング」のみのニーズにも転送録は対応することができます。

「電話転送切替」で転送設定を自動化・スケジュール化

固定電話の転送(ボイスワープ等キャリアの転送サービスをご利用になっている転送)の切替えをスケジュールに基づいて自動化できるのが「電話転送切替」です。

電話転送切替を活用した転送設定作業の自動化は、業務効率を高めるだけでなく、従業員の満足度向上と顧客サービスの質の向上にも寄与します。これにより、組織全体の生産性と競争力の強化が期待できます。


まとめ

休日や夜間など、営業時間外の電話対応は様々な業種で課題になっています。
その解決方法として、転送録の3つのサービスを中心にご紹介いたしました。前に設定した条件に基づき、着信を自動的に別の電話番号へ転送するそれらはビジネスの柔軟性と効率性を大幅に向上することが期待できます。

  • 転送先増設・・・ボイスワープ(NTT東/西日本)等電話転送サービスの、最大5件しか登録できない転送先を10件、20件…と増設するサービスです。
  • 順次転送・・・複数の番号へ順次に(次々に・順々に)電話転送を行います。
  • 一斉呼出転送・・・複数の番号へ一斉に(同時に)電話転送を行います。

休日の電話当番に関する課題は、組織によって異なる対応を必要としますが、従業員の満足度を保ちながら、顧客の期待に応えるバランスを見つけることが重要です。これらのサービスをぜひご検討ください。

※機能や価格は公開日時点の情報です
※価格は税抜表示です





TOP > コラム > 電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。
さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。
さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

公開日:2023/03/14   更新日:2023/06/19

電話業務を効率化する「電話代行サービス」の4つの戦略。さらに、もう一歩先の課題解決「電話転送サービス」とは

1. 電話代行サービスとは

電話代行サービスとは

企業や個人事業主などが、自社の電話に出ることができない場合や、忙しい時に電話対応を代行してくれるサービスです。
一般的には、電話代行サービスを依頼元の企業等が受信した電話を、依頼した先の専門のコールセンターやオフィスが代わりに受け、一次対応(必要な情報を伝えたり、メッセージを取受け取ったりする)を行います。
また、それが難しい場合や急な対応を要する場合などは、担当者への要対応連絡や、電話転送を行うサービスを指します。

2. 電話代行サービスのメリット

電話代行サービスのメリットとしては、以下のような点が挙げられます。

  • 電話応対の負荷軽減
    企業が抱える電話の応対負荷を軽減することができます。
    特に、顧客からの問い合わせが多い場合や、突発的な問題が発生した時に、企業の社員が一時的に電話対応から解放され、他の業務に集中できるようになります。
  • ビジネスの効率化
    代行サービスは24時間365日対応している場合が多く、企業の社員が不在の時でも、電話対応が継続できます。これにより、ビジネスの効率化が図れ、顧客とのコミュニケーションがスムーズになります。
  • 顧客満足度の向上
    顧客からの問い合わせに、迅速かつ正確に対応することができ、顧客満足度の向上につながることが期待できます。
  • コスト削減
    専門のコールセンターやオフィスに委託することで、電話応対を主業務とする従業員を雇用する必要がなく、人件費やその他の経費を削減できます。
  • テレワーク対応
    職場の電話対応をアウトソースするため、「電話対応のために職場に出勤する」必要がなくなり、テレワークのハードルを下げることが可能です。
  • 職務集中
    頻繁にかかってくるだけでなく、しつこく長引くこともある営業電話などへの、無駄な電話対応に追われることがなくなり、従業員は業務に集中することができます。
  • 業務ストレスの低減
    昨今では電話対応が「得意ではない」または「したくない」といった若者も多いため、電話自体の総量を減らすことで、従業員のストレスの低減にも役立ちます。

以上のように、電話代行サービスは、企業にとって多くのメリットをもたらすことができます。一方、電話代行サービスを利用するデメリットは以下の通りです。



3. 電話代行サービスのデメリット

  • コミュニケーションの不足
    社員が直接顧客とやり取りすることができないため、顧客とのコミュニケーション不足が生じることがあります。
  • サービス品質の低下
    電話代行サービスのサービス品質やオペレーターの品質に問題がある場合、顧客満足度が低下することがあります。電話での問い合わせ内容が「専門的な回答を求められる」場合や、「スピーディな回答を求められる」場合が多いなどは、自社で直接対応するよりも時間を要したりする事も考えられます。
  • 情報漏洩の危険性
    顧客対応においては、自社以外の人員に情報共有を行うため、企業の機密情報が第三者に漏洩する危険性があります。
  • サポート体制の不備
    電話代行サービスによっては、トラブルが発生した際に十分なサポート体制を確保していない場合があります。
  • 新たなコストが発生する
    メリットで記載した「コスト削減」と矛盾するようですが、中小規模の企業の場合、電話対応業務の多くは既存職員が業務の一部として担当することが多いため、新たに電話代行サービスを使用する場合は、「コスト増」となる可能性があります。

上記の通り、電話代行サービスは、企業が顧客や潜在的な顧客からの着信を管理するための便利な方法です。このサービスのメリットを最大限に生かすために、利用者は次の4つの戦略を検討する必要があります。



4. 電話代行サービスでビジネスを最大化するための4つの戦略

①電話応対品質の担保(電話代行サービス業者の正しい選定)

電話応対では、知識が豊富かつ丁寧な対応を行うことによって、顧客との間に好ましい第一印象を与えることができます。その結果、顧客との間に良好な関係を築くことができるため、電話代行サービス業者の正しい選定が非常に重要です。
コストの安さ等だけで決定せず、これまでの業務実績等での信頼性確認や、プライバシーマーク(Pマーク)や情報セキュリティマネジメントシステム(ISMS)などの外部認証取得状況による、情報セキュリティ面の確認なども含め、しっかりとした対応ができる企業のサービスを選定しましょう。

②応対マニュアルを作成する

電話応対の担当者は、お客様からの問い合わせ回答、情報提供、お客様が十分な情報を得た上で意思決定できるようにサポートを行います。そのためには、必要事項を記載した顧客対応マニュアルや、質疑対応マニュアル等を提供することが必要です。
これにより、電話のたらい回し等が回避でき、お客様の満足度やロイヤリティを高めることができます。

③プロセスを自動化する

電話代行サービスでは、業務プロセスを自動化することができます。電話代行サービスを利用することで、煩雑な業務に費やす時間を削減し、従業員はより重要な業務に集中することができます。
これにより、基本は電話代行サービスで対応し、重要な連絡には従業員から折り返し連絡する等、業務効率を高めることが可能です。

④お客様対応の対応可能な時間を増やす

電話代行サービスを利用することで、通常は営業時間外となる夜間や休日、祝祭日等も電話応対が可能となり、企業は対応可能時間を拡大することができます。
お客様からの電話連絡を曜日・時間帯に関係なく受けられるようになることにより、顧客や潜在的な顧客からのアプローチに広く対応することが可能になります。

これらの4つの戦略を実行することで、企業は電話代行サービスのメリットを最大限に生かし、顧客に最高のサービスを提供することができるのです。

5. 電話応対のもうひとつの課題解決策となる「電話転送サービス」とは

電話代行サービスは、お客様とのコンタクトセンターとして有効ですが、電話代行サービスと同様の電話応対の課題解決策として、電話転送サービスもあります。
電話転送サービスは、最初の電話番号に応答がない場合、発信者を別の電話番号(多くの場合、携帯端末)に転送することができるサービスです。

電話転送サービスの主な利点は、機動性と柔軟性の向上と、運用コストの安さが挙げられます。さらに、時間帯や曜日、発信者番号によって異なる番号に電話を転送するようにスケジュール化ができたり、複数の転送先を呼び出したり、順番に呼び出したりできるなど、より高度なコントロールとカスタマイズを可能にします。

また、電話転送サービスは、部外者(電話代行サービス事業者等)を経由しないため、サービス品質の低下や情報漏洩の危険性など、電話代行サービスのデメリット事項が発生しないことも、大きなメリットです。

さらに、電話転送サービスは、電話代行サービスよりも低コストである事が多く、費用対効果が高く、あらゆるビジネスのニーズに合わせて設定することが可能です。
ニーズによっては、電話代行サービスと電話転送サービスを組み合わせて使用することにより、最大のパフォーマンスを発揮できる可能性もあります。

6. 電話転送サービスのパイオニア、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」とは

電話応対のもうひとつの課題解決策となる「電話転送サービス」とは

「転送録」は1サービス・1回線単位で手軽に利用できるクラウド型の電話転送サービスです。テレワークやコールセンターなど、電話にまつわる様々なシーンや目的で活用されており、看護や介護などの重要な電話連絡業務でも、非常に多くのお客様にご活用いただいています。

・電話代行サービスの代替にもなる、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」

7. 電話代行サービスと電話転送サービス

お客様からの電話応対業務では、応対品質の向上と効率化という相反する要望がありますが、電話代行と電話転送、いずれかまたは両方を活用することによって、実現可能な点も多々存在します。

自社の電話応対業務の棚卸しを行い、必要な対応事項をリストアップすることで、自社に必要な業務を切り分けることができます。
これを機会に、顧客対応の品質向上と業務フローの改善、加えてコスト削減等をご検討されてみてはいかがでしょうか。


TOP > コラム > クラウド型多機能電話転送サービスの選び方を5つのポイントで解説!

クラウド型多機能電話転送サービスの選び方を5つのポイントで解説!

公開日:2021/09/02   更新日:2023/06/19

クラウド型多機能電話転送サービスの選び方

電話回線の代わりにインターネット回線を利用した通話が、もはや当たり前になっています。そんな中、クラウド型の電話転送サービスを導入する企業も増え続けています。

今回は、クラウド型多機能電話転送サービスを導入することで、ビジネス上のどのような課題が解決できるのかを見ていきながら、たくさんあるサービスの中から、どのサービスを選べばいいか、5つのポイントから解説します。

1. クラウド型多機能電話転送サービスとは?

クラウド型多機能電話転送サービスとは、インターネットに接続して音声を転送するサービスです。
電話の転送というと、NTTなど各通信キャリアが提供する電話転送サービスが一般的ですが、契約番号を押したり、暗証番号を押したりと手動での切替操作をしなければなりません。クラウド型多機能電話転送サービスでは、自動で電話転送の切替ができ、とても便利。
複数の電話で一斉に呼び出したり、不通の場合は次の番号に転送をかけたり、サービスによっていろいろな転送を設定することもできます。

また、利用にあたっては、特別な設備投資は不要。インターネットが接続できる環境があればどこでも利用が可能なため、導入コストが低く抑えられ、サービスの開始もスピーディに進めることができます。

2. クラウド型多機能電話転送サービスが解決する課題

クラウド型多機能電話転送サービスが解決する課題

クラウド型多機能電話転送サービスを利用することで、どのような仕事上の課題を解決することができるのでしょうか。大きくは以下になります。

  • 転送切替の解除忘れ
  • 回線キャリア別の転送切替作業
  • 担当者の不在・不通で電話がつながらない
  • テレワークへの対応

それでは、順番に見ていきましょう。

時間帯別の転送切替の解除忘れ

営業時間や時間外など、特定の時間帯に転送切替の設定をすることは多いかと思います。その際、いつもと違うイレギュラーな対応や細かい変更が発生した場合に、手動で転送切替を行っていると、うっかり切替を解除し忘れてしまうことがあります。
電話転送切替の自動スケジュール化機能であれば、平日・休日、営業時間内・時間外など、あらかじめ転送の切替の予約ができるため、転送開始や停止を忘れる心配がありません。

回線キャリア別の転送切替作業

社内では用途別に多くの回線が使われています。NTTの「ボイスワープ」やソフトバンクの「おとくライン・多機能転送サービス」、au/KDDIの「着信転送サービス」など、転送切替の設定方法は各社で異なりとても不便です。手動切替の場合は、契約番号や暗証番号など、入力操作も多く、転送設定件数が多ければ多いほど時間をとられます。
電話転送切替サービスを使えば、切替操作はすべて自動化。WEB上の設定画面で入力するだけで、あとは自動的に、転送開始や、転送停止、転送先変更などの切替を一括処理します。

担当者の不在・不通で電話がつながらない

適切に転送の設定をしていても、他の電話に出ていてつながらない、電波が届かない、電池が切れてしまったなど、即時に対応できない場合もあります。一斉電話呼び出しサービスや順次転送サービスを使えば、電話がつながらないという事態を避けることが出来ます。
一斉電話呼び出しサービスは、一度に複数の電話を鳴らし、早く確実に電話対応ができます。順次転送サービスは、あらかじめ登録した番号順に転送するため、電話をつなぎたい人に効率的につなぐことができます。
時間帯や部署の状況、かかってくる電話の内容に合わせて転送方法を選ぶことで、より適切な電話対応が可能になります。

テレワークへの対応

新型コロナウイルスの影響でテレワークの対応を余儀なくされる企業も少なくありません。テレワーク中でもオフィスに電話はかかってくるため、その対応が課題となりますが、オフィスにかかってくる電話を在宅勤務の複数の担当者へ転送する「一斉呼出転送」や、「自動音声受付」を併用して、すべての電話をまず音声ガイダンスで応答し、問い合わせ内容によって転送先の部署に分岐させるなど、通常のオフィスワークと遜色ない電話対応が可能です。

3. クラウド型多機能電話転送サービスの主な機能

クラウド型多機能電話転送サービスの主な機能を表にまとめました。

機能 概要
電話転送切替 各キャリアの電話転送サービスの契約回線に対して、電話転送設定の切替を自動化。スケジュール化、切替忘れの防止、切替作業の省力化に有効
転送先増設 転送先を増設し各キャリアの電話転送サービスでの登録先の少なさをカバー
順次転送 登録されている複数の電話番号に順番に転送。優先順位に沿った的確な電話転送が可能
一斉呼出転送 登録されている複数の電話番号に一斉コール。最短で確実な素早い電話対応が可能
自動分配転送 待機時間や通話回数をシステムが判断し、適切な転送先へ転送。電話応対の負担を均等化できる
自動音声受付 専用の音声ガイダンスを使用して電話を受付。受電業務の一次受けを省力化できる
チェックコール 登録されている電話番号にシステムが自動ダイヤルし、ボタン操作で回答を受けるサービス。安否確認や勤怠確認など業務支援に有効

さまざまな機能により、手動での処理が自動化され、今までの転送サービスで発生していたミスやロスの削減が期待できます。
順次転送や一斉呼び出し転送など、自社のニーズに合うきめ細かい転送パターンを選択することにより、電話対応の質の向上が図れたり、また自動音声受付の併用と組み合わせることで、テレワークの推進をサポートする機能も充実しています。

4. クラウド型多機能電話転送サービスの選び方は5つ!

クラウド型多機能電話転送サービスの選び方

便利な機能を備えているクラウド型多機能電話転送サービスですが、選ぶポイントは機能だけではありません。サービスを選ぶ時のポイントはこの5つです。

  • 従量制かどうか
  • 設備投資が不要かどうか
  • 設定・変更の容易さ
  • 幅広い用途・汎用性
  • 対応しているキャリアに制約はないか

それでは、一つ一つ確認していきましょう。

従量制かどうか

電話という毎日使うサービスだからこそ、料金は重要です。特に電話のように通話の時間や頻度など変動の幅が大きいものは、使った分だけの支払になる従量制が安心です。
従量制ではなく定額制の料金となっている場合、本当にその金額が、日々使用する使用量に見合うものなのか検討する必要があります。せっかく、無駄を減らすためにサービスを導入したのに、新たな無駄が発生してしまっては本末転倒です。

設備投資が不要

設備投資をしなくてもサービスが導入できるか確認することは重要です。使われている電話機が古い場合、新たな設備に対応できない可能性があります。また対応できたとしても、設備は故障や品質保証期限があり更新を伴うため、仕様が変更され現状の電話機では使用できなくなるリスクは抱えています。
また、新型コロナウイルスの影響や働き方改革など激しい環境変化の中、オフィスの統廃合やテレワークの推進など、現在の通信環境が大きく変わる可能性もあるでしょう。その場合、せっかく設備を入れたのに不用になってしまったということにもなりかねないのです。
(通信キャリアの転送サービスを契約していない場合は、事前に契約回線のための設備投資が必要となります)

設定・変更の容易さ

せっかく導入しても、転送先の設定や変更などに手間がかかったり、操作を覚えるのに時間がかかったりすると「面倒だから設定するのはやめよう」「使いたくない」と利用されなくなってしまいます。いくら便利な機能があっても、使われなければ意味がありません。
誰もが簡単に使えるかどうかはとても重要です。デモを見たり、テスト運用の期間を設けるなど設定や変更の方法について事前に確認しておきましょう。

幅広い用途・汎用性

同じ企業の中でも部署によって、顧客や職員配置などの体制も異なります。当然、電話転送の対応が必要な時間帯や求められる機能が異なることも考えられるため、幅広い用途に耐えうるか、汎用性があるかという点もサービスを選ぶポイントになります。
最初からたくさんの機能がついているプランを選ぶというよりは、多彩なプランをフレキシブルに組み合わせて、自社のニーズに適した運用ができるサービスが理想です。

対応しているキャリアに制約はないか

企業によっては、通信用途によって固定電話回線でも複数のキャリアを並行して利用している場合もあります。対応しているキャリアに制約があると、意外なところでそれが障害となってしまう可能性もあります。
また、キャリアを乗り換える制約が次々撤廃されており、気軽に固定電話の乗り換えができる時代になってきています。最適なサービスを選ぶためにも、対応キャリアに制約がないか確認しておきましょう。

5. 失敗しないクラウド型多機能電話転送サービスなら「転送録」で決まり!

失敗しないクラウド型多機能電話転送サービス

「転送録」では、電話転送サービスを便利に簡単に利用することが可能です。様々な転送サービスを業態に合わせて組み合わせることにより、業務の効率化やミスの防止などが可能になります。
個別携帯を利用する場合は、サービス利用にキャリアの制限がかかる場合も多いですが、「転送録」は対応するキャリアが幅広いことも特徴の一つです。
クラウド型なので、初期の設備投資をしなくてもサービスの導入が可能で、コストが抑えられます。また、料金も利用するサービス分の料金が個々で設定されており、運用にかかる費用の把握も容易です。公式ホームページではご利用料金のシミュレーションも可能です。
無料のトライアル期間があるので、実際に運用しながら、システムが使用しやすいか、必要な機能が十分に備わっているか確認してから、導入することができるので安心です。

「転送録」の強みは互換性・信頼性にあり

2010年からサービスを開始した「転送録」は長年運用されており信頼性が強み。ニーズに合った機能を追加し利便性を高めながら、顧客に寄り添うサービスを展開しています。
現在ある主要な固定電話のキャリアに対応しているので、他社サービスでは1拠点の切替のみが可能なところ、「転送録」では異なる拠点、各キャリアの転送サービスの切替を一括でコントロールすることができます。処理ログや履歴をWEB上で確認できるので状況を把握することも簡単。切替処理の異常結果を架電で通知することもできるので、非常時にも迅速に対応することが可能です。
教育現場では、教員の時間外対応に「転送録」を利用し、働き方改革を実施していますし、医療業界、特に在宅医療での緊急コール、夜間対応など、人員が少ない中でも迅速な対応が求められる現場において、確実に電話を受け取ることができる体制が構築できるなどの成果が報告されています。

「転送録」は働き方改革にも最適!

「転送録」は働き方改革の推進にも最適です。残業や時間外の対応を減らす業務コントロールが可能になります。

学校での例を見てみましょう。「転送録」を導入する前は、時間外にかかってくる電話の対応に追われ、残業が恒常化していました。
そのため「転送録」を導入し、スケジュール機能を使って時間外や休校日は時間外ガイダンスに自動切替、緊急連絡は市役所宿直の電話番号を案内し、それ以外の電話は、時間内にかけ直していただくようにしました。

  • 教職員の時間外電話応対がなくなる

時間外になると自動で転送切替されるため、授業の準備や事務作業に集中することが出来、残業を大きく減らしています。

  • 時間外の受電記録をWeb画面で一括管理

記録によって電話に応対していなくても状況把握でき、必要な対応が可能です。

  • 最大100件の留守電メッセージ録音※オプション

十分な件数の伝言に対応できるようにし、伝え漏れを起こしません。

「転送録」は働き方改革にも最適!

参考:『時間外電話対応ゼロ』プラン

6. 「転送録」の導入事例

産業メカトロニクス業界とインターネット学習・教育業界の企業で「転送録」が導入された事例を紹介します。

導入企業様 産業メカトロニクス業界
導入に至った背景 夜間や休日に複数拠点での電話受付から全国一括集中受付への切替が必要。手動での転送切替だったためミスが起きていた。
導入の決め手となったポイント ・構築済みのPBX(構内交換機)システムがそのまま使える
・スケジュール機能を活用し、決まった時間に自動で転送切替が可能
導入後の効果・感想 ・時間になると自動で確実に転送されお客様との関係構築に役立つ
・BCP対策にも活用でき、お客様への対応クオリティーを向上させる
導入事例ページ https://www.10so6.com/casestudy/casestudy_10

「転送録」を導入する前は、夜間や休日に関しては複数拠点での電話受付から全国一括集中受付への手動切替が必要であり、そのため人為的なミスが起きていました。
そこで、転送録で、全国一括集中受付拠点への自動転送および転送解除をスケジューリングし実施。全国にある各拠点の回線別に転送切替作業を自動で行えるようになりました。
その結果、お客様への対応クオリティーが向上し、問題点を解決することができました。
また、災害対策とて、緊急的に個別拠点での転送切替を「転送録」でリモートで即時実行することにより、継続的な業務実行が可能となりました。

導入企業様 株式会社FCEデュケーション
導入に至った背景 新型コロナウイルスの影響で学校・教育業界からの電話による問い合わせが急増。営業部署での電話取次による業務負担が増大していた
導入の決め手となったポイント ・一斉呼出転送サービスで在宅勤務の社員もオフィス同様に電話がとれる
・電話に出られない場合でも、着信先を知らせる機能で取りこぼしがない
導入後の効果・感想 ・複数サービスを組み合わせ、きめ細やかな対応と業務効率化を実現
・管理画面が使いやすく、社内異動に伴う番号変更もスムーズにできた
導入事例ページ https://www.10so6.com/casestudy/casestudy_12

新型コロナウイルスの影響で問い合わせが倍増し、営業部署での電話取次による業務負担が増大し、他部署の応援も必要になるような状況だったことから、「転送録」の導入を決定しました。在宅勤務も増えましたが、一斉呼出転送の機能を使い、オフィスにいる時と同じように電話をとることができ、営業やアフターフォローの業務を社員も電話を取り次ぐことができました。
その後、電話転送切替、自動音声受付、順次転送サービスを追加し、お問い合わせの内容ごとにつなげる部署を変えたり、取次の順番を決めるなど細かく設定することで、業務効率にもつなげています。

7. 「転送録」の全サービスを2日間無料でご体験いただけます!

「一度試しにつかってみたい」「いろいろなサービスを知りたい」という方には、「転送録」の全てのサービスが利用できる2日間無料で体験できるトライアルがおすすめです。

会員登録のみでサービスごとに2日間無料で試用でき、電話やメールでのサポートも実際のご契約時と同様なので、サービスの使用感を体感することができます。

サービスの試用手順は、以下の通りです。

  • 1.転送録のホームページから会員登録(無料)する
  • 2.発行されたIDとパスワードでログインする
  • 3.試用したいサービスを選んで設定する
      ※試用に「サービス利用申請(本契約の申込)」は発生しません
      ※電話転送切替サービスは、ボイスワープ等の契約が済んでいる場合のみ利用できます
  • 4.2日間無料お試しスタート

詳しくはこちらをご覧ください。

8. まとめ

クラウド型多機能電話転送サービス

テレワークの導入など、新しい対応が必要とされる中、クラウド型多機能電話転送サービスは、現在の電話設備を維持したまま、業務の効率化、機会損失を防ぐなどの様々な困りごとを解決する手段となるでしょう。
機能だけでなく、今回お伝えしたポイントも含め、使用感や導入した後のことも考慮してサービスを選ぶことが大切です。他の企業や業種でどのように使われているかもチェックして、最適なサービスを選びましょう。
クラウド型多機能電話転送サービスが活用されている業界は、教育現場、医療、金融、物流サービス、自治体、情報通信など多岐に渡っています。手間のかかるルーチン作業をミスなく、簡易化、効率化し、コスト削減や業務効率向上につなげていきましょう。


TOP > コラム > テレワーク中の電話転送のやり方を解説|
在宅勤務でも電話対応は可能!

テレワーク中の電話転送のやり方を解説|
在宅勤務でも電話対応は可能!

公開日:2021/04/19   更新日:2023/06/28
テレワーク中の電話転送のやり方を解説|在宅勤務でも電話対応は可能!

新型コロナウイルス感染拡大の影響で、世の中に浸透しつつあるテレワーク。テレワークが可能な職種では、従業員は出社しなくても家などで仕事ができます。しかし、会社にかかってくる電話には応じなければなりません。電話対応の問題をクリアできず、交代で出勤したり、なかにはテレワーク自体を諦めてしまったりする企業もあるようです。今回は、テレワーク中の電話対応を解決する、電話転送のやり方について解説します。

1. テレワーク中の電話対応の問題

テレワークを実践する企業が抱える共通の悩みの一つは、会社にかかってくる電話対応をどうすればよいか、という問題です。具体的には、次のようなことが問題になっています。

【テレワーク中の電話対応にまつわる問題】
  • 電話対応のために出社
  • お客様・取引先からの電話に出られないことによるトラブル
  • 電話の取り次ぎにおけるミス
  • 電話で会話できないことで起こるコミュニケーションミス

まず一番の問題は、テレワークができる環境が整っているにもかかわらず、電話対応のために出社しなければならなくなることです。特にコロナ禍では、人の移動を減らすことを目的にテレワークが推奨されています。従業員の健康を守るためにも、企業としては、なるべく出社を減らしたいものです。

コロナ対応のテレワークから、ニューノーマルのテレワークへ

また、交代制で電話の当番をする企業では、せっかく出社しても、通常よりも出社している従業員が少ないため、お客様や取引先の電話に出られないということも発生しているようです。お客様や取引先から「ぜんぜん電話がつながらない」とクレームにつながり、トラブルになってしまうこともあります。

さらに、通常の勤務であれば、従業員同士の電話の取り次ぎは内線ボタンを押すだけで簡単にできますが、テレワーク中は、担当者から折返してもらう必要があります。担当者の携帯番号を調べているうちに、別の仕事が入ってきて、取り次ぎを忘れてしまうなどというミスも起こりがちです。


2. 電話対応の問題は電話転送サービスの利用で解決

さまざまあるテレワーク中の電話対応の問題ですが、電話転送サービスを利用すれば解決できます。電話転送とは、会社にかかってきた電話を指定の番号に自動で転送できるサービスです。

電話をかけるお客様も取引先も、いつもの電話番号に電話をするだけで、設定された携帯電話番号に自動転送されますので、かけなおしていただくなど、手間をかけさせることはありません。

【電話転送サービスのメリット】
  • テレワーク中の電話対応の問題を解決できる
    1. 従業員は電話当番のための出社は不要
    2. 電話の取り次ぎミスを削減
    3. 電話によるコミュニケーションの維持

  • お客様や取引先はいつもの電話番号に電話をすればよい


3. 代表的な電話転送サービス

国内の代表的な通信事業者(キャリア、電話会社)は、ほぼ一様に電話転送サービスを行っています。各社の電話転送サービスは以下のとおりです。

  • NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
  • ソフトバンク「多機能転送サービス」
  • KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」

「ボイスワープ」は、NTT東日本・西日本が手がける電話転送サービスです。NTT東日本・NTT西日本の加入電話(固定電話)、INSネット(ISDN回線)、ひかり電話(IP電話)で利用でき、あらかじめ指定した番号に転送することができます。

ソフトバンクが手がける「多機能転送サービス」は、同社の固定電話サービス「おとくライン」の回線契約者が付属できる、有料オプションです。着信があった場合、指定された別の電話番号に転送するサービスです。

KDDI光ダイレクトの「着信転送サービス」は、同社のIP電話 (IPフォン)・直収電話の回線契約者向けの、オプションサービスです。着信時、あらかじめ指定した電話番号への転送のほか、用途に合わせた設定が可能です。


4. テレワーク・在宅勤務中の電話転送のやり方

電話転送サービスを利用する場合の利用の流れについて、今回は、NTT東日本・西日本「ボイスワープ」のアナログ回線を例にご説明します。

<NTT東日本・西日本「ボイスワープ」の転送設定方法>
  1. 転送先の電話番号を登録する(複数に転送したい場合は、複数の電話番号を登録)
  2. 転送の条件を設定する。すべての電話を転送する「無条件転送」か、一定以上コールした後に応答がなければ転送する「無応答時転送」かを選ぶ
  3. 音声ガイダンスを設定する
  4. いったん電話に出た後に転送する「応答後転送」にしたい場合は、設定する
  5. 転送を開始

「ボイスワープ」の設定は比較的簡単に行えますが、毎日の転送開始/停止の切替や、日にち・時間帯によって転送先を変更する場合は、都度、手動で切替操作をする必要があります。


5. 転送設定を自動化・スケジュール化したい場合は、ワイドテックの「転送録」電話転送切替が便利です

会社にかかってくる電話の転送先を複数設定したい場合は、ワイドテックの「転送録」が便利です。最初の設定は必要ですが、その後は自動で転送され、手動切り替えの手間がかかりません。

「転送録」は、1サービス・1回線単位で手軽に利用できるクラウド型の電話転送サービスです。クラウド型サービスのため、専用の設備や機器の設置は不要です。転送する日時や転送先電話番号は、Web画面でまとめてスケジュール登録が可能です。

以下で、「転送録」を利用するメリットをご紹介します。

【「転送録」を利用するメリット】
  1. ボイスワープ等の電話転送切替操作を自動化できる
    「転送録」の電話転送切替サービスには、スケジュール予約機能があります。日時・曜日の繰り返し処理に対応するため、「出社時に転送を停止し、退社時に開始」といった毎日の切替操作が不要になります。そのため、転送開始・停止を忘れた、設定に失敗したなどのヒューマンエラーを防止します。

  2. Webで簡単に設定できる
    「転送録」の電話転送切替サービスは、Web画面に入力するだけで、転送登録が完了します。「ボイスワープ」などに契約している電話番号と、転送先の電話番号をWeb画面に入力し、設定した後は、24時間自動で処理します。

  3. 必要なのはインターネット利用環境のみ、設備投資は不要
    「転送録」の電話転送切替サービスは、インターネット環境があればどこでも利用可能です。テレワークはもちろん、急な外出や出張などでも安心して設定することができます。特別な設備投資をすることなく、SOHO・小規模オフィスなど電話回線が少ない会社でも、無駄なく効率的に利用できます。

  4. 複数キャリアの電話転送サービスに対応
    「転送録」は、複数キャリア(電話会社)の電話転送サービスに対応しています。選択肢が多く、さまざまなお客様に利用していただけます。

  5. 6.「転送録」導入で失敗なしで電話転送ができる

    コロナ対応のテレワークから、ニューノーマルのテレワークへ

    ワイドテックの「転送録」を導入すれば、従業員は電話当番などのために出社することなく、テレワークで安心して仕事ができます。また、ミスやトラブルを防ぐことができ、お客様や取引先にも影響を与えません。これまで、キャリアの電話転送サービスを利用していても、登録が億劫で使うのを辞めてしまったり、転送切り替え忘れなどのミスにより機会損失してしまったりしていたかもしれません。テレワークや新たな働き方が求められているいま、ぜひ「転送録」のご活用をご検討ください。

    ◆「転送録」の利用イメージが動画で分かる!こちらのページをご覧ください。


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ビジネスの可能性を広げる電話転送サービスと便利な使い方

知らないと損!
ビジネスの可能性を広げる電話転送サービスと便利な使い方

公開日:2020/02/10   更新日:2022/12/21

外回りや出張の際、オフィスの固定電話へかかってきた電話を転送してくれるサービスがあります。従業員の数が少なく限られた人員で仕事を回している中小企業やベンチャー企業は、固定電話に出られないことも多いでしょう。そんなとき、転送電話サービスはビジネスチャンスを広げてくれる有効なツールと言えます。
今回の記事では、ビジネスマンが活用すべき転送電話サービスの種類や便利な使い方など詳しく解説していきます。

1. 転送電話サービスの種類

固定電話のサービスを提供しているのはNTTだけではありません。KDDIやソフトバンクなどの大手通信事業者も固定電話サービスを提供しており、転送電話のサービス名称も異なります。どのようなサービスがあるのか、各社の特徴を紹介します。

ボイスワープ(NTT東西)

NTT東日本、NTT西日本が提供している転送電話サービスです。住宅用は月額500円、事務用は月額800円と料金も多少異なります。NTTではアナログ回線、INS回線、ひかり電話などさまざまな通信回線を提供していますが、それぞれの回線種別によって申し込み方法が異なります。
ちなみに、ひかり電話の場合は工事費用として2,000円が必要ですが、その他の回線については工事費用や事務手数料も不要で申し込みが可能です。

多機能転送(ソフトバンク)

ソフトバンクが提供している固定電話「おとくライン」向けの転送電話サービス。アナログ回線、INS回線それぞれ共通で月額料金は800円で、個別の申し込みが必要です。工事費は無料です。

着信転送(KDDI)

KDDIが提供している光回線「auひかり」などで利用できる転送電話サービスです。月額料金は500円で工事費や登録料は無料です。


2. 転送電話でありがちな悩み

通信事業者各社が提供している転送電話サービスは外出先でも電話に応対できて便利な反面、さまざまな悩みを抱えているユーザーも少なくありません。いくつか代表的な悩みを紹介します。

転送された電話なのかが分からない

転送先として携帯電話を指定することが多いですが、そもそも携帯電話宛にかかってきた電話なのか、転送されてきた電話なのかが一見して分からないという悩みがあります。たとえば携帯電話は従業員同士のコミュニケーションに使用し、取引先や顧客とは固定電話でやり取りをしている場合、社内の人間からの電話だと思って出た電話が社外の人からの電話で、失礼な応対をしてしまうリスクも考えられます。

転送の切り替えが面倒

通信事業者によっても多少手順は異なるものの、固定電話にかかってきた電話を転送するためには専用の切り替え作業が必要です。切り替え作業は固定電話から指定の番号をダイヤルし、ガイダンスに沿って番号を押していく作業なのですが、たとえば毎週同じ時間帯に転送をかける場合などは都度作業が必要で手間がかかります。

転送電話の設定を忘れた

転送電話サービスに加入していたとしても、固定電話機側での設定を切り替えていないと転送されることはありません。たとえば外出先で転送電話設定を忘れたことに気付いた場合、リモートコントロールでの設定を行わなければなりません。


3. 転送電話の悩みを解決する裏技

転送電話にありがちな悩みを解決するためには、どのような方法があるのでしょうか。今回はそれぞれの悩みを解決できる具体的な方法を紹介します。

転送された電話なのかが分からない

出先で携帯電話にかかってきた電話が転送された電話なのかが分からない場合は、転送元案内の機能を活用することで解決できます。転送元案内とはその名の通り、転送電話がかかってきた場合に発信元の番号をガイダンスが教えてくれる機能。転送元案内はほとんどの通信事業者で対応しているため、個別に設定をするだけで利用できます。

転送の切り替えが面倒

転送電話を利用している多くの人が抱える悩みが、切り替え作業の煩雑さです。指定のダイヤルにアクセスして行うON/OFF設定、さらには転送元案内や転送条件の指定など、さまざまな設定が必要です。
1台の固定電話で頻繁に転送電話を利用しないのであれば大きな問題ではありませんが、毎週決まった時間に転送電話に切り替える場合や、部署全体の固定電話をまとめて転送電話に切り替えるとなると手間がかかります。

そこで、このような悩みを解決するためにおすすめなのが「転送録」です。

従来の転送電話切り替えは固定電話のガイダンスを聞きながらダイヤルボタンを押して設定する必要がありましたが、転送録の場合はインターネット上から専用の管理画面へアクセスし、スピーディーに切り替え設定が可能。さらには指定の曜日や時間、何日から何日までといったようなスケジューリング機能も搭載されており、従来の転送電話よりも細かな設定を実現します。
NTTやソフトバンク、KDDIなど複数の通信事業者に対応しており、複数拠点、複数台の固定電話を一括で設定することも可能です。

転送録で解決できる転送電話の切り替え忘れ

転送電話設定を忘れたら、それぞれの通信事業者が標準で提供しているリモートコントロールによる設定はもちろんですが、転送録でも対応できます。インターネットが接続できる環境であれば、外出先からでも転送録の管理画面へアクセスし個別に設定が可能。たとえば飛行機や新幹線の中など、電話をかけるのが難しい場合であっても転送録であればスムーズに転送電話の切り替え設定が可能です。


4. 転送電話を導入するメリット

固定電話を導入しているものの、転送電話に必要性は感じないという人も多いでしょう。しかし、転送電話を導入することでさまざまなメリットが生まれます。メリットとして考えられる2つのポイントを紹介します。

ビジネスの機会損失を防げる

たとえば事務所を不在にしている時間が長い場合も、転送電話サービスを導入するだけで顧客や取引先との密なコミュニケーションが可能になり、機会損失を防ぐことにつながります。新たな事業のスタートや新規取引の相談など、顧客や取引先から相談を持ちかけられるチャンスは決して多くないものです。せっかく自社にとってメリットの大きい相談だったにもかかわらず、電話に出られずチャンスを棒に振ってしまうことも。電話に出られる状態になっていると顧客からの信頼も獲得しやすく、次のビジネスにもつながっていくはずです。

人件費削減につながる

常に電話に応対できる体制をつくるために、秘書やアシスタントとして人材を雇い入れるケースもあります。しかし、そこまで人件費に余裕がないという企業もあります。人件費を最小限に抑えるためにも、転送電話を導入することによって電話を取り次ぐ必要もなくなり、効率的な会社経営が可能になるはずです。

ご紹介した転送録は、ボイスワープをはじめとした電話転送サービスの契約回線に対して、転送設定の切替操作を自動化するサービスであり、固定電話を導入した際の悩みや課題を解決するソリューションとしておすすめです。今後のビジネス拡大を図るためにコスト削減を検討している経営者や個人事業主の方は、転送電話サービスの導入も含めてぜひ検討してみてください。


TOP > コラム > 話題のIVR(自動音声応答)をビジネスに活用する~自動音声受付サービス~

話題のIVR(自動音声応答)をビジネスに活用する~自動音声受付サービス~

公開日:2018/06/25   更新日:2022/03/25

「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関するお問い合わせは『1』を押してください……」──。企業のカスタマーサービスなどでよく耳にするこのメッセージがIVR(Interactive Voice Response System:自動音声応答)。単に音声を流すだけでなく、プッシュ操作に従って電話を担当部署に取り次いだり、コールセンターに転送したりできるなど、非常に便利なシステムです。

IVRは電話の取り次ぎを自動化することで、業務効率を上げ、人件費の削減にも大いに貢献するシステムです。でも高価なシステムなので、設備投資にコストがかさむことが導入のネックになっていました。そこで、登場したのが、「転送録」の「自動音声受付サービス」です。

低廉な月額利用料で多機能なIVRが利用できるので、一人で何役もこなす必要のある個人事業主やフリーランスの方でも、設備投資せずに煩雑な電話取り次ぎが自動化でき、業務の効率化を図ることができます。この自動音声受付サービスの導入メリットや幅広い用途についてお知らせします。

1. 自動音声受付による取り次ぎ自動化が、経営効率をアップさせる

設定済みの電話番号に着信があると、自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署へ直接つなぎ電話業務の効率化を図るシステム、それが「転送録」の自動音声受付サービスです。このサービスをおすすめする理由は何と言っても、業務効率や経営効率が格段に向上することにあります。

例えば、IVRを導入していない企業では受付担当や総務が外部からの電話を取り、内容を聞いた上で担当部署への取り次ぎを行っています。これでは、電話取り次ぎだけでも煩雑な作業となり、しかも伝え間違えなどのミスも発生しやすくなります。


2. 電話による音声ガイダンスが手軽に導入できる

自動音声受付を導入すれば、電話をかけてきたエンドユーザーは専用ガイダンスに従ってダイヤル操作をするだけなので、人を介した取り次ぎは不要になり、ミスも防げます。さらに、取り次ぎ業務の自動化で人件費の削減にもなり業務スピードも格段に向上します。

自動音声受付サービスは手軽に導入できるのに、大きなメリットを得ることができます。


3. IVRを電話の応対品質向上・コストカットに活用する

また、自動音声受付サービス導入で見逃せないメリットは応答品質が向上することです。これを人の手で行うとすると、受付担当者によって対応の質に差が出て、最悪の場合はクレームにまで発展しかねません。自動化すれば、直接、担当部署につながるのでこうした事態をうまく避けることが可能。しかも、人件費も教育研修コストもカットできるので大幅な経費節減が図れます。

しかも、自動音声受付なら間違い電話などの処理も簡単。音声ガイダンスを聞いた相手方がかけた先を間違えたと気づいてくれるので、「応対」という業務が発生せず、企業にとっても無駄なコストをかけずに済むというわけです。


4. メッセージの録音機能も有効活用できる

自動音声受付サービスなら、通常の電話取り次ぎだけでなく、定休日や時間外の電話転送も音声ガイダンス付きで行うことができます。また、自社のPRやニュース、商品やイベント情報の録音を、営業時間外のメッセ―ジとして使用すれば、非常に有用なメディアとして機能させることが可能です。

さらに、メッセージ録音機能を使えば、商品の注文受付やサービスの予約受付も時間外に行え、機会損失を防いで収益を上げることもできます。


5. 簡易コールセンター、アンケート…、IVRはマルチに応用できる

自動音声受付サービス自体を簡易なコールセンターとして機能させたり、アンケート集計に利用したりといった応用も可能です。このようにIVRを応用した自動音声受付サービスはアイデア次第でさまざまな活用ができるマルチなツールと言えるでしょう。


6. クラウド型IVRだから、手頃な月額料金で利用できる!

これだけの多機能、活用の可能性を秘めた自動音声受付サービスですが、同じことを従来のIVRで実現しようと思えば設備投資にかなりのコストが必要で、導入のハードルは決して低くはありません。

でも、「転送録」の自動音声受付サービスなら、同様の機能を月額3,760円~と、これまでには考えられないほど手頃な月額料金で利用できます。その秘訣は、クラウド型IVRだから実現することができました。


7. 自動音声受付サービスは、アイデア次第で使い方は無限大

自動音声受付サービスを導入すれば、電話取り次ぎにかかる人件費やオペレーターの教育研修コスト、クレームが生じた際の対応コストなどを大幅に削減でき、経営資源のより有効な活用が可能になります。

設備投資ゼロでIVRが利用でき、しかも電話取り次ぎの自動化によるコスト削減効果も期待できるとあれば、これは導入しない手はありません。しかも、音声ガイダンスと転送機能、メッセージ録音機能を駆使すれば、商品の注文やサービスの予約に使えるので、これまで収益を生まなかった時間外、定休日をビジネスチャンスに生かすことが可能です。


TOP > コラム > ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

公開日:2018/06/11   更新日:2024/11/11

「日中はスタッフ全員が外回りをしている」
「24時間365日、クライアントから問い合わせの連絡がくる」

そんな業態で働く方は、自社の固定電話にかかってきた電話を手元のスマホに「転送」し外出先で対応されていることでしょう。しかし、NTTの「ボイスワープ」や各通信キャリアの「多機能転送」「転送電話」といった電話転送サービスは、登録できる転送先の最大件数が4件もしくは5件と限られているうえ、操作が煩雑で利用しにくいと感じる場合も少なくありません。

さらに、新たに転送先を登録する際に「既存の転送先を上書きしなければならない」「設定方法が固定電話からのダイヤル操作に限られる」など、不便さも課題です。

こうした不満を解消するのが、ワイドテックの「転送録」です。
「転送録」では、「転送先増設サービス」を活用することで、6件以上の転送先を登録でき、しかもスマホやPCからWeb上で登録作業を行えるため、操作が完了するまで手間がかかりません。従来の電話転送サービスにはない設定方法の柔軟さと使いやすさが魅力です。

1. 転送先増設サービスなら、6件以上登録が可能!

ボイスワープの転送先が増設できる!~転送先増設サービス~

「転送録」の転送先増設は、各通信キャリアの電話転送サービスと「転送録」の050番号を組み合わせて利用するシステムです。転送元と転送先に「転送録」の050番号を挟むことで、転送先を10件まで間接的に増やすことができます(11件以上はオプション)。転送先の件数が増えることで、対応の柔軟性が向上し、様々な状況やニーズに対応できるようになります。

通信キャリアの転送設定自体を変更する必要はなく、「転送録」の050番号内で転送先を柔軟に増やせるため、必要な数だけ転送先を登録できることが大きなメリットです。

つまり、スタッフが多いオフィスでも、転送先の登録数の制限を気にすることなく柔軟に設定でき、電話の効率と対応力が向上します。

しかも、転送先の登録や編集、削除といった操作はWeb上で簡単に行え、モニターを見ながら進められるのでノンストレス。ボイスワープなどと異なり、電話機のダイヤル操作を必要としないため、頻繁な転送先の登録や切替作業も効率的に完了します。


2. シフト制による交代勤務の場合でも重宝する「スケジュール機能」(※オプション)

転送先増設サービスの利便性をさらに高めてくれるのが、オプションの「スケジュール機能」です。この機能を利用することで、複数の登録番号があっても、あらかじめ設定したスケジュールに基づいて転送先が自動で切り替わるように設定できます。

例えば製造業や物流業、飲食店、小売店などシフト制で交代勤務する現場でも、シフトスケジュールに合わせて転送先を登録しておくだけでOK。しかも、転送先を柔軟に増やせる「転送先増設サービス」により、スタッフ数が多い現場でも問題なく対応できます。


3. ネット環境だけあればOK! 別途設備投資は不要!

「転送録」の転送先増設サービスが、ビジネスを加速させる

どんなに便利な機能でも、初期費用や通信料、工事費などがかさむようでは、導入に躊躇してしまいます。その点、転送先増設サービスは、インターネット接続環境があれば、新たな設備投資や複雑な設定は一切不要です。これにより、導入時の負担を大幅に軽減できます。

さらに、月額基本料金が1,000円というお手軽さも魅力です。この手頃な料金設定により、企業規模にかかわらず利用しやすいサービスとなっており、特に小規模オフィスや新規事業を開始したばかりの事業者にとって、導入しやすいシステムです。
詳細はコチラをご確認ください。


4. ビジネスの本質を捉えた、転送先増設の機能

現場での使い勝手を考えた「転送録」の転送先増設には、優れた8つの機能があります。「間違い電話や業務に直接関係のない着信を転送しないよう、あらかじめ着信許可番号を50まで設定できる機能」「業務に無関係なセールス、テレフォンアポインターからの電話を最大50件まで着信拒否できる機能」など、企業規模や事業内容に関係なく、ビジネスの効率化に役立つ機能ばかりです。代表的なものをご紹介します。

電話番号非通知対応

電話番号非通知の場合、着信を拒否することが可能です。拒否の場合は、「番号を通知しておかけ直しください」という音声案内の後切断されます。

発信者番号の通知

通話終了時に発信者の番号をメールとSMS(ショートメッセージサービス)で通知します。通知方法は、メールとSMSの両方、あるいはどちらか一つを選択いただけます。
※SMSでの通知は有料オプションです
※SMSでは「転送開始時刻」と「発信者番号」(通話が成立しなかった場合にはその結果)を 通知します

通知する条件は、以下の両方、あるいはいずれかを指定できます。
・通話成立時
・通話不成立時(転送先が不在、発信者切断など)

時間外ガイダンス設定(自動切替)

転送の開始・停止を自動で切り替えることができます。
時間外ガイダンス自動切替画面で、転送開始/停止を切り替える日時を指定すると、システムが自動で転送開始/停止を切り替えます。転送停止時には時間外ガイダンスの設定も可能です。

スケジュール機能※オプション

転送先を、平日・休日、または営業時間内、営業時間外等で自動変更できます。
登録している転送先をスケジュール予約画面で選択し、転送したい日時を指定するとシステムが自動で転送先を変更します。

通話録音機能※オプション

お客様(発信者)と担当者(転送先)の間で通話が成立した時に、双方の話中音声が録音できる機能です。通常の着信転送と、転送先から050番号を介して別の番号へ発信(※)した時の両方の通話成立時に、録音を行います。※別オプション「050発信機能」ご契約時のみ

「転送録」転送先増設のその他の機能はこちら


5. 「転送録」の転送先増設サービスが、ビジネスを加速させる

業務に合わせて必要なだけ転送先を増やせるこのサービスは、電話対応の効率化に役立ち、顧客からの問い合わせやサポート依頼への対応スピードも向上します。これにより、顧客満足度が向上するだけでなく、業務のスムーズな進行をサポートし、従業員の負担も軽減されます。


「転送録」の転送先増設なら、新たな設備投資が必要ないので、手軽に転送先を増やすことができます。ビジネスチャンスを逃さないために有効なサービスです。

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です


TOP > コラム > 電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【後編】

電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【後編】

公開日:2018/05/28   更新日:2022/03/25

前編では、「一斉呼出転送サービス」を導入するメリットについてお伝えしました。でも、どれだけ魅力的なサービスでも、使い勝手や機能に問題があれば意味がありません。システムそのものが難解だったり、操作や設定が複雑で分かりにくければ、日常業務を停滞させかねません。

転送録」の一斉呼出転送サービスは、シンプルな操作性で誰もが簡単に操作できるクラウドサービス・ツールです。しかも、仕様状況に対応したフレキシブルな機能、設定を厳選しています。後編では、一斉呼出転送サービスの機能について細かくご紹介していきます。

1. Web上で設定変更・機能選択ができるから使い勝手バツグン!

Web上で設定変更・機能選択ができるから使い勝手バツグン!

一斉呼出転送サービスの利点は、操作性の良さも挙げられます。必要な機能や設定をWeb上で選んだり変更したりできるので、ネットを閲覧しているような手軽さで取り扱える点です。導入した日からすぐに使いこなしていただけます。

もちろん、導入に際して新たに設備投資していただく必要はありません。また、高価な専用機材や専用ソフトも不要。インターネットを利用できる環境さえあれば、短期間で使い始めていただけるのもクラウドサービスである一斉呼出転送サービスの魅力です。


2. 一斉呼出転送サービスには10+その他の機能がある!

こちらでは、一斉呼出転送サービスの9つの標準機能と2つのオプション機能を詳しくご説明します。

・なんと最大10件まで転送先を設定できる

電話の転送先は、固定電話や携帯電話、スマートフォンを問わず最大10件まで登録が可能。スタッフ10名以下の会社はもちろん、課やチームなどの部署単位での導入にも最適な仕様です。しかも、設定や変更はWeb上で完結するので、オフィスはもちろん外出先のPCからでも操作することができます。

・処理履歴もしっかり管理!

一斉呼出転送サービスでは、システムが処理結果を常に記録し履歴として残しています。過去に遡って、「どの時点のどの着信が誰に転送されたのか」を追跡することもできます。

「夜間や休日にかかってきた電話にすぐに対応したスタッフを評価する」「あまり電話に出ないスタッフを指導することで、業務への意識改善に役立てる」など、活用次第では業務改善などにも使うこともできます。

・呼び出し時間(秒)を設定できる

転送先の呼び出し時間を3~30秒の間で自由に設定できます。なお、未設定では、発信者が切断するまで呼び出し状態が続きます。

・電話番号非通知対応で不要な電話を一層!

発信元非通知の電話に対して、着信・転送を拒否する機能を備えています。拒否の場合は「番号を通知しておかけ直しください」という音声ガイダンスが流れた後、自動切断されます。これなら、業務に支障を与えかねない不要な電話対応を一掃できます。

・メールでお知らせ! 発信者番号お知らせ通知

一般的に転送電話を使用した場合、そのままでは電話をかけてきた相手先の発信者番号が携帯電話に表示されません。一斉呼出転送サービスでは、指定のメールアドレスに発信者番号を送信する便利な機能があります。

事情により転送を受けることができなかったり、発信者が自ら切断したりで通話が不成立になっても、これなら発信者の番号を確認できます。なお、通話が成立した場合でも発信者番号を追跡できるよう設定が可能です。

・選べる呼出音設定

呼出音に通常のリング音、または独自の呼び出し音を選択できます。この場合、固定電話から携帯へ転送する際の「プップップ」という音がキャンセルされます。転送であることを知られたくない場合に有効な機能です。保留音は こちら からご確認ください。

・着信許可番号設定で関係ない電話とオサラバ!

間違い電話や金融商品の勧誘といった、業務に直接関係のない着信を転送しないよう、あらかじめ着信許可番号を最大50件まで設定できます。

・不要な電話はシャットアウト!着信拒否番号設定

業務に無関係なセールス、テレアポからの電話は業務を停滞させ、会社の不利益につながります。一斉呼出転送サービスでは、当社がご用意する電話番号への着信を最大50件までキャンセルする着信拒否番号設定機能を搭載しています。

・スケジュール機能で事前設定できる(※オプション)

平日と休日、または営業時間内と営業時間外などで、一斉呼出の転送先を自動で変更しする場合に役立つ機能です。使用にあたっては、一斉呼出転送先の電話番号を、平日用・休日用など各種パターンをあらかじめ登録し、パターンの入れ替え日時を設定しておきます。こうすることで、システムが各パターンを自動で入れ替えます。

スタッフの手を煩わせず、自動でのパターン入れ替えができ大変便利です。標準オプションに5パターンをご用意していますが、別途契約にてさらに追加することができます。

・転送元案内トーキーで音声ガイダンスしてくれる(※オプション)

通話が開始される前に、「電話番号▲-▲▲-▲▲から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスを流してくれるサービスです。「この番号なら××産業だ。例の件かな?」と、事前に把握することでスムーズな会話が可能になります。

・その他:ボタンクリックだけでカンタン開始&停止!(※オプション)

「営業時間後には、一斉呼出転送に切り替えたい」「営業時間中は切り替えを解除したい」──、こうした状況の変化に合わせて、いつでも簡単に、ボタンクリック1つで一斉呼出転送のオン/オフ切り替えが可能です。休日や緊急時の設定変更もシンプルな操作で行えます。

※ この機能を利用するには当社の用意する「050番号」の着信専用回線と、「電話転送切替サービス」に申し込む必要があります。この2つの条件がクリアされていて、一斉呼出転送を常時オンにしておくことで、ボタンクリック1つでオン/オフの切り替えができます。


3. 一斉呼出転送サービスで電話とビジネスチャンスを取りこぼさない!

一斉呼出転送サービスで電話とビジネスチャンスを取りこぼさない!

前編コラムでお伝えしたように、夜間や休日に急なトラブル発生しても登録された電話に一斉に呼び出しがかかるので、確実かつ迅速に応答することができるのも一斉呼出転送サービスの大きな利点。活用することで、電話の取りこぼしを防げます。

現在はビジネスにおいても、メールやチャットなどネットワーク上のコミュニケーションが主流となっていますが、電話はビジネスツールの永遠の定番です。一斉呼出転送サービスを活用してビジネスチャンスを取りこぼさないようにしましょう。


TOP > コラム > 電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【前編】

電話を一斉呼出・転送して夜間や緊急時も対応~一斉呼出転送サービス~【前編】

公開日:2018/05/16   更新日:2023/04/21

「24時間365日に稼働している小売店チェーン」「緊急事態に迅速な対応が求められる、ライフラインやITなどのインフラ整備」など、夜間や休日を問わず、かかってきた電話には確実に応答しなければいけない業務があります。そして、「確実な電話応答が求められるけれど、いつ・どんなタイミングで電話がかかってくるか分からない。スタッフ一人では対応しきれない……」、そんな悩みを抱えている企業も多いかと思います。

そこで大活躍するのが、ワイドテックの「転送録」です。「一斉呼出転送サービス」を利用すれば最大10件までの転送先の設定が可能なので、スタッフ複数人で“電話番”を担当させることができます。電話がかかってきたら、登録された電話番号に同時に呼び出しがかかり、最初に応答した電話番号に転送されます。これなら緊急時や夜間などでも、電話を取りこぼすことなく迅速・確実に対応できます。

1. クレームやトラブル時に電話応答できないと、大きな損失を招く

クレームやトラブル時に電話応答できないと、大きな損失を招く

「みんなが寝静まった夜中に、システムトラブルが発生! 急いで修復しないと翌日の業務に大きな支障が出るからなんとかして!」「本社は休みでもお店は土日関係なく営業する飲食店でクレームが発生! スタッフからの電話に迅速・確実に応答して対応を指示しないと、お客様の信用を失ってしまう!」――、急なトラブルやクレームは、夜間や休日など関係なく発生します。

でも、電話対応をするスタッフにも生活があるので、いつでも確実に電話に出られる保証はありません。電話の取りこぼしによる対応の遅れは、ビジネスチャンスを失ったり会社の信用失墜にも結び付きます。一度失くした信用を回復させるには、長い年月と大きな労力が必要です。


2. 一斉呼出転送サービスなら、確実・迅速に電話応答できる

一斉呼出転送サービスなら、あらかじめ登録しておいた複数の電話番号を同時に呼び出すことで、最初につながったスタッフ(転送先)に転送できるので、電話を取りこぼす心配がありません。

電話転送のシステム提供会社によって、「転送電話」「ボイスワープ」「多機能転送」など、呼び名はさまざまですが、一般的に固定電話で設定できる転送先の数は1件です。でも、「転送録」の一斉呼出転送サービスは最大10件まで設定が可能! 夜間や休日でもスタッフ誰かが必ず電話を受けることができるので、クライアントを待たせたり、対応が遅れたりすることがありません。


3. 携帯電話にも転送可能! しかも転送していることを気づかせない!

一斉呼出転送サービスの優れた点は他にもあります。それが、発信者に転送と気づかせない独自の機能。例えば、固定電話から携帯へと転送した場合、通常の呼出音の前に「プップップ……」という音が入るので、“転送中”であることが分かってしまいます。そうなると、相手によっては「社内にスタッフがいないのかな? この会社は信用していいのかな?」「レンタルオフィスでも使っているのでは?」と不信感を募らせるかもしれません。

でも、独自の音声ガイダンスと保留音を採用している「転送録」なら、気になる「プップップ」音をキャンセルできるので電話が転送されている印象を与えません。万が一、スタッフ全員が電話に出られない場合でも、「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」という音声ガイダンスが流してから電話を切ります。

独自の保留音は こちら からご確認ください。


4. 電話の着信から一斉呼出、転送までの流れ

①:相手先から着信

②:音声ガイダンス「順番におつなぎしますので、そのままお待ちください」
※独自の呼出音

③:最大10件の転送先に「一斉転送呼出」

④:転送完了

一斉呼出しても、不通だった場合の流れ

④:音声ガイダンス
「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」

⑤:自動で切断

携帯電話への転送にこだわらない場合は、独自の呼出音の代わりに通常の呼出音(リング音)を設定することも可能です。


5. 一斉呼出転送サービスが心強い味方になってくれる!

一斉呼出転送サービスが心強い味方になってくれる!

ビジネスにとって、クライアントの信用やエンドユーザーからの信頼ほど大切な財産はありません。一斉呼出転送サービスが電話の取りこぼしを解消することで、ビジネスにとって心強い味方になってくれるはずです。

「転送録」の一斉呼出転送サービスは、基本料金も1契約番号あたり7,000円(050番号)~と非常にリーズナブル。最小限の投資で最大限の信頼を獲得できる優れたツールです。ビジネスの可能性をさらに拡大してくれるワイドテックの「転送録」、お気軽にお問い合わせください。

まだまだある一斉呼出転送サービスを導入するメリットは、後編コラムでご紹介します。


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確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【後編】

公開日:2018/04/27   更新日:2024/11/11

前編 でお伝えした「転送録」の順次転送サービス。このサービスには11もの機能がついているとお伝えしましたが、この機能を使うことでビジネスにどんなメリットがあるのでしょうか? 詳しく解説していきます。

1. 「転送録」の順次転送サービスを導入する3つのメリット

無応答時だって優先順位をつけて電話転送~順次転送サービス~【後編】

ワイドテックの順次転送サービスには、大きく3つのメリットがあります。11にもおよぶ機能 を組み合わせることで生まれるメリットによって、ビジネスの可能性は大きく広がります。

メリット1:無応答時は自動で順次転送! だから取りこぼしの心配がなくなる

例え最初のスタッフが電話に出られなくても、次のスタッフ、また次のスタッフ……と追いかけながら順次電話をつないでいくので、「電話しているのに誰も出てくれない!」という事態を避けられます。

お客様からの電話にスムーズに出られなければ、機会損失を招くだけでなく、信用を失うことにもつながります。「あの会社、肝心な時にいつも電話に出てくれない。このまま取引を続けていいのかな……」、と思われてからでは取り返しがつきません。

メリット2:転送順位を自由設定! スケジュールに合わせて設定変更が可能(オプション)

順次転送サービスでは、最大10件まで電話番号を登録することができますが、電話を転送する順位は自由自在に設定することが可能(※別途、順次転送のオプション“スケジュール機能”のご契約が必要)です。

「Aさんは月曜日と水曜日の転送順位を最初にして、火曜日と木曜日は転送順位を10番目に下げよう」「休日にお客様から緊急の電話があったら、担当者のAさんBさんCさんで対応しよう。でも、負担が偏るといけないから、順次転送の優先順位は毎週変わるように設定しよう」「Cさんは最近業務量が多いから、転送順位を下げて負担を減らしてみよう」など、勤務スケジュールや業務量の過多、会社の営業時間の都合などに合わせて、転送順位を設定できます。

また、万が一誰も電話に出られなかった場合は、「ただいま電話に出ることができません。しばらく経ってからおかけ直しください」とアナウンスしてくれます。その後、自動的に通話が切断されるので、お客様に余計な時間を取らせる心配がありません。

メリット3:「携帯電話に転送されている」ことを、お客様に感じさせない!

「転送録」オリジナルの保留音使用することで、お客様に「もしかして、携帯電話に転送されているかも」という不安を与えずに済みます。「転送録」以外の一般的なサービスでは、携帯電話に転送される際に異なる保留音が流れるので、携帯電話に転送されることがお客様に伝わってしまいます。

「転送録」の順次転送サービスでは、まず初めに「順番におつなぎしますので、そのままお待ちください」とアナウンス。その後は、オリジナルの保留音に切り替わって順次転送を行います。

すぐに電話に応答して欲しいお客様からすれば、携帯電話に転送されていることが伝わると、不安に感じてしまう恐れもあります。「この会社、オフィスに誰もいないのかな?」「携帯電話に転送されているみたいだけど、たらい回しにされているのかな?」など、さまざまなポイントから不安を察知してしまうかもしれません。

などなど、大切なお客様に細かな配慮することができます。なお、このオリジナルの保留音は、こちら から視聴することができます。


2. 順次転送サービスで、可能性は無限大に

無応答時だって優先順位をつけて電話転送~順次転送サービス~【後編】

ここまで順次転送サービスを細かく見てきましたが、いかがでしたか? 電話転送やボイスワープ、多機能転送など、電話転送を自動切替するサービスはいろいろあります。でも、この「転送録」を活用すれば、電話転送が自動化されて業務が効率化されるだけでなく、順次転送サービスのたくさんの機能やメリットにより、よりビジネスの可能性を広げることができます。


3. 「リトライ機能」「転送元案内トーキーオプション」が追加!

順次転送サービスに、さらに機能とオプションが追加されました。「リトライ機能」 は、万が一誰も電話に出ることができなかった場合、もう一度最初の優先順位から順次転送が繰り返される機能です。

「転送元案内トーキーオプション」 は、電話が転送されてきたスタッフが通話する前にメッセージを受け取ることができるオプションです。例えば、「オフィスから電話が転送されてきました。対応をお願いします」などのメッセージを通話前に聞くことができます。


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確実な電話対応を実現!優先順位を付けて電話転送~順次転送サービス【前編】

公開日:2018/04/04   更新日:2024/11/11

「大切なお客様から電話がかかってきても、手が離せなくて電話対応できないことが多い」
「大切な商談中は、固定電話に着信があっても出られない。他の担当者が出てくれれば助かるのに」

そんなお悩みはありませんか? すぐに電話に出られなければチャンスロスを生むだけでなく、お客様からの信用を失うことにもつながりかねません。

「そうは言っても、日中はみんな外回りに出ているからすぐに電話に出られない……。誰かが電話に出るまで、優先順位をつけて順番に転送される仕組みがあれば解決するのに…」、そんな悩みにお応えできるのがワイドテックの 転送録 です。
「転送録」の 順次転送 を使えば、通話が成立するまで登録済みの電話番号に次々と転送が行われます。たとえ最初の担当者が電話に出られなくても、次の担当者、さらに次の担当者へと順々に転送されるため、お客様からのお問い合わせに対応でき、信頼を損ねる心配もありません。コールセンターやオペレーターが不在の小規模オフィスでも、確実な対応が実現できるサービスです。

1. 無応答時だって安心! 順次転送サービスの便利な機能

無応答時だって安心! 順次転送サービスの機能

順次転送サービスには、多様なニーズに応える機能があります。これらの機能を組み合わせることで、「お客様担当者が休みでも、ほかの担当者につながるから顧客満足度が下がらない」「お客様の緊急時でも、誰かが対応できる仕組みがあるから安心」など、ビジネスの大きな味方になってくれます。導入も簡単なので、企業規模を問わず活用いただけます。

機能1:優先度をつけて順番に転送できる!~優先度設定~

最大10件まで登録できる電話番号に優先順位をつけて、番号順に順次転送できる機能です。しかも、スケジュール機能(オプション)と組み合わせれば、「Aさんは水曜日が休みだから、その曜日だけ優先順位を下げておきたい」「Bさんは10~12時まで大事な商談があるから、その時間帯だけ優先順位を下げておこう」などのカスタマイズも可能です。

機能2:開始・停止もポチっ!でOK~カンタン設定~

カンタン設定できるので、難しい操作や煩わしい手間ひまが必要ありません。わずかな設定だけで、順次転送サービスがご利用いただけます。「業務量を考慮しながら、フレキシブルに優先順位を変えたい」「急遽、Aさんが高熱で欠勤! 優先順位を下げなくちゃ」などのケースもカンタンに設定の変更が可能です。

機能3:「誰が電話に出た?」もすぐ分かる~処理履歴の管理~

順次転送の結果を記録できるので、「誰が・いつ電話に出たか」「何回目の順次転送で電話に出られたか」を把握することがきます。この蓄積された記録をベースにして、「電話に出る負担がBさんにばかり集中している。優先順位を調整しよう」「比較的業務量が少ないCさんの優先順位を上げれば、もっと早い段階で電話に出られる」といった業務の調整ができるので、お客様の満足度を上げる取り組みにも活かすことができます。

機能4:最短3秒から設定できる~1番号への呼び出し時間(秒)設定~

電話の呼び出し時間を、3~60秒の間でWeb上から設定できます。
繁忙期には短めの呼び出し時間を設定して迅速な転送を促すなど、業務の効率化に繋がります。

機能5:非通知の電話をシャットアウト!~電話番号非通知対応~

ディスプレイに表示される「非通知着信」の文字。「誰からの電話だろう? 怖いな……」と感じた経験はありませんか? 電話番号非通知対応機能では、非通知での着信をやんわりと拒否することができます。「番号を通知しておかけ直しください」と、柔らかくアナウンスすることで角を立てることなくシャットアウトできます。

機能6:発信者の電話番号がメールで届く!~発信者番号お知らせ通知~

発信者の番号をメールで受け取れる機能です。「通話の不成立時(順次転送しても誰も電話に出られなかった、発信者が切断した場合など)」「通話の成立時(エンドユーザーとの通話終了時)」を条件指定しておくことで、自動的にメールが配信されます。

メールでの通知は標準機能ですが、SMSでの通知方法もオプションで選択いただけます。SMSでの通知は、お手元のスマートフォンですぐに確認できるため、対応に一刻を争う医療や介護の現場で特に便利にご活用いただいています。

機能7:呼出中もノンストレスで待てる~呼出音設定~

「早く電話に出てくれないかな? まだかな?」と、お客様のストレスが溜まりがちな呼出中の時間。そんな時も通常の呼出音(リング音)以外に、ワイドテック独自の 保留音 をご用意しています。「あ、電話を転送されているな」と気づかれないので、電話を待つ時間を快適にお過ごしいただけます。

機能8・9:着信するのは指定した番号だけ!~着信許可&拒否番号設定~

最大50件までの電話番号を、着信許可もしくは着信拒否することができる機能です。これで迷惑電話や業務に必要のない電話を遮断することができます。着信を取捨選択できるので、より一層、業務に集中することが可能です。

機能10:スケジュールを決めて自動で切替!~スケジュール機能(オプション)~

スケジュール機能は、あらかじめパターンを設定しておくことで、自動的に順次転送サービスに切り替えることができる機能です。たとえば、平日や土日ごとのシフトや営業時間内外のシフトに合わせて転送のスケジュールを組むことで、効率的に電話対応を管理できます。設定の変更を手動で行う必要がないため、業務の手間を大幅に省き、全体の業務効率を高めることができます。

機能11:通話前にどこからの転送か教えてくれる~転送先案内トーキー(オプション)~

電話に出る前に、「電話番号××-××-××から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスで知らせてくれます。「あ、この番号なら●●商事の受付用だ。例の商談の件だな」と、事前に把握できるのでスムーズな会話ができるでしょう。


2. 順次転送サービスの機能を使いこなせばビジネスチャンスが広がる!

順次転送サービスの機能を使いこなせばビジネスチャンスが広がる!

「転送録」の順次転送を適切に活用することで、ビジネスの効率化を大きく進められます。たとえば、転送スケジュールをあらかじめ設定しておけば、クラウドを通じた自動管理により、わざわざ手動で設定を変更する手間が省け、仕事の効率が向上します。

また、特定のスタッフにだけ電話が集中するのを防ぎ、顧客対応の質も向上。電話応対が均等に分散されるため、スタッフのストレス軽減にも寄与します。これにより、従業員は本来の仕事に集中できる環境が整い、社内のコミュニケーションや業務の質の改善にもつながるでしょう。

さらに、順次転送サービスは、気軽に設定を変更できる点も大きなポイントです。急な顧客対応が発生した場合や、人員の配置を見直したい際にも、柔軟に対応が可能です。こうした機能を駆使して、業務の課題を解決し、効率的でスムーズな電話対応を実現することで、ビジネスチャンスを確実に捉えることができます。

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です


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転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【後編】

公開日:2018/03/19   更新日:2024/02/27

前編コラムでは、ワイドテックの「転送録」の電話転送切替サービスをご紹介しました。注目したい4つの機能のピックアップしたり、対応キャリアの豊富さについてお伝えしましたが、電話転送切替サービスには他にも導入するメリットがあります。

後編では、前編でお伝えしきれなかったメリットをお伝えします。

1. 自動切替の電話転送切替サービス~アナログ・手動での切替設定はもう古い~

「電話転送切替サービス」なら電話転送やボイスワープを自動切替|「転送録」のワイドテック

電話転送やボイスワープ・多機能転送など、かかってきた電話を転送するサービスはキャリアごとに用意されています。しかし、どのサービスも手動で切替設定をしなければいけないアナログなものばかり。あらかじめ曜日指定や時間帯設定を予約できる電話転送切替サービスは、そんな手動のストレスから解放してくれます。


2. 電話転送切替サービスを導入する4つのメリット

こちらでは、そんな電話転送切替サービスを導入することで得られるメリットをご紹介します。

メリット1:電話転送などの転送切替が自動化できるから、ビジネスに集中できる!

ご紹介した通り、電話転送やボイスワープの転送切替をあらかじめ設定しておくことができます。指定された曜日や設定された時間帯を迎えたら、あとは「転送録」が自動で切り替えてくれます。いちいち手動で切り替えたり、煩わしいアナログな操作はもう必要ありません! 思う存分ビジネスに集中できるのは、大きなメリットです。

メリット2:転送切替をスケジュール化して24時間365日対応!

電話転送切替サービスの設定方法は決して難しくありません。必要な情報は「契約の電話番号(各キャリアの電話転送サービス加入済みに限る)」「転送先電話番号」だけ。Web画面上で情報を入力して、曜日指定や時間帯設定をするだけで自動転送切替のスケジューリングは完了です。

あとは24時間365日、電話転送切替サービスにお任せください。すべて自動的に切り替えるので、「休業日前に切替設定を忘れて、顧客からクレームがきてしまった……」「営業中なのにずっと転送設定したまま解除するのを忘れていた……」など、設定や解除ミスを心配する必要がありません。

メリット3:最小のイニシャルコストで、最大の利益が期待できる!

導入にあたっては、特別な設備投資や機材は必要ありません。必要なのはインターネットを利用できる環境のみ。イニシャルコストは最小限なのに、「いちいち設定しなくて済むからノンストレス」「業務に集中できる」「切替ミスによるチャンスロスを防げる」など、得られるメリットは大きなものがあります。

しかも、設定の変更はいつでもどこからでも操作できるので、イレギュラーな変更にも対応可能です。

メリット4:ボイスワープ・多機能転送サービス……、ほとんどのキャリアに対応!

電話転送切替サービスは、「NTT東日本・西日本のアナログ/ISDN用ボイスワープ」「NTT東日本・西日本のひかり電話ボイスワープ(オフィスAを含む)」「ソフトバンクの多機能転送サービス」「KDDIの着信転送」など、ほとんどのキャリアに対応可能です。

「うちの会社で使用しているキャリアに対応しているかな……?」「他社の転送切替サービスを申し込もうとしたら、キャリアに対応していなくて断られた……」といった、心配は必要ありません。


3. 豊富な実績と厚い信頼でつながるお取引先様をご紹介

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【後編】

ワイドテックは2000年の創業以来、「お客様第一の理念」を誇りにしてきました。お客様にご満足いただき、お客様のビジネスを加速させるお手伝いこそが喜びです。そんな理念をご信頼いただき、たくさんの企業様や個人事業主様・フリーランスの方に「転送録」を導入いただいてきました。その積み重ねである、導入事例お取引先様をご覧ください。


4. 電話転送切替サービスのまとめ

前編・後編にわたって「転送録」の電話転送切替サービスをご紹介してきました。「転送録」は、まだまだたくさんのサービスを取り揃えています。「順次転送サービス」「転送先増設サービス」「一斉呼出転送サービス」など、ビジネスを加速してチャンスを広げられるサービスばかり。


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転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

公開日:2018/03/05   更新日:2024/02/27

「毎日の営業終了後に、手動で電話転送へ切り替えるのが面倒……」「ボイスワープで電話を転送しているけれど、転送先電話のキャリアがバラバラ。しかもスタッフごとに勤務スケジュールが違う。スケジューリングして自動切替できたらラクチンなのに……」――。企業の総務・システム担当者様や個人事業主の皆様、これらのお悩みを抱えてはいませんか?

すでに電話転送システムやボイスワープを利用しているけれど、「使い勝手がイマイチ」と不便さを感じている方は意外と多いもの。ただでさえ忙しいのに、電話転送やボイスワープの切り替えや設定に時間や労力を奪われるのは、ビジネスにとってデメリットでしかありません。

そこでご紹介したいのがワイドテックの「転送録」です。「転送録」の電話転送切替サービスなら、電話転送やボイスワープの切り替えを自動化できるので、業務負荷を大きく軽減してくれます。他にも、電話転送切替サービスには役立つ機能が盛りだくさん。きっとビジネスをもっとラクチンに、もっと効率的にしてくれるはずです。

1. 電話転送切替サービスの注目したい4つの機能

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

「転送録」の電話転送切替サービスは、電話転送やボイスワープの切り替えを単に自動化するだけのサービスではありません。サービスの利便性を高めてくれる機能を、4つピックアップしてご紹介します。

ピックアップ1:細かい設定もまとめて管理できる~一括管理~

「かかってきた電話を、Aさん・Bさん・Cさんの携帯電話に自動転送したい!」「この顧客からの電話は、AさんとCさんだけに自動でボイスワープさせたい!」など、管理画面から一括で設定して管理することができます。しかもマルチキャリア(NTTひかり以外でも使用可能)に対応しているので、キャリアを問わず設定できます。

ピックアップ2:曜日指定・時間帯設定で自動切替~スケジューリングによる処理予約~

「毎週水曜と日曜など曜日を指定して、自動的に電話転送に切り替わるように設定したい」「営業終了後の18時以降に時間帯設定をしておいて自動でボイスワープに切り替えたい。設定時間が終了したら自動で解除したい」「今年1年分の予約をあらかじめ一括登録しておきたい」など、あらかじめスケジューリングすることができる機能です。

これで、営業終了後や休業日前にいちいち設定を切り替える煩わしさがゼロになります。しかも、予約の設定数に上限はありません。

ピックアップ3:“万が一の事態”だって安心~異常時にご登録のメールアドレスへ通知~

電話転送切替に不具合や失敗が生じた場合にも、しっかりと対応する機能です。あらかじめ登録されたメールアドレスに向けて、異常発生のアラートをお知らせするので、被害を最小限に食い止めることができます。

ピックアップ4:履歴を保存できるから管理がラクチン~処理履歴の管理~

電話転送の切替処理を履歴化できるので、「お得意先からの電話は、Aさんの携帯電話へ転送した」など一括で管理することができます。これで、「通話内容を担当者に確認したいけれど、誰が電話に出たか分からない!」といったことがなくなります。履歴は、会員様専用のWebページから閲覧することができます。

これら機能を活用することで、電話転送切替サービスの利便性はさらに高くなります。その他の機能に関しては、こちらをご確認ください。


2. 対応キャリアも豊富!充実のラインナップで安心!

転送切替は自動化でラクチンに!~ボイスワープなどの電話転送切替サービス~【前編】

対応できるキャリアのラインナップが豊富なのも、電話転送切替サービスの大きな特徴です。他社では未対応キャリアの多さが目立ちますが、このサービスならほとんどのキャリアに対応しています。

具体例を挙げると、「NTT東日本・西日本のアナログ/ISDN用ボイスワープ」「NTT東日本・西日本のひかり電話ボイスワープ(オフィスAを含む)」「ソフトバンクの多機能転送サービス」「KDDIの着信転送」に対応。これだけのキャリアに対応しているので、ビジネスシーンで困ることはほとんどありません。詳しい比較は、こちらでご覧いただけます。


3. 電話転送切替サービスの魅力は、まだまだある

ワイドテックの電話転送切替サービスの魅力、お分かりいただけたでしょうか? 導入することでビジネスをもっと快適に、もっと効率的にしてくれるはずです。まだまだ伝えきれない魅力は、後編コラムでご紹介します。