新型コロナウイルスの感染拡大は、2020年から始まり、テレワークが推奨されています。コロナ禍で、テレワークを初めて実施したという企業も多く、従業員も新しい働き方に戸惑いや不安もあることでしょう。今回は、テレワークのメリット・デメリットをご紹介するとともに、テレワークに欠かせないオフィスの電話転送サービスについて解説します。

1. withコロナ時代に必要なテレワーク

現在のwithコロナ時代には、新型コロナの感染拡大を防ぐために、可能な限りテレワークが推奨されています。「テレワーク」は、「tele＝離れた場所」と「work＝働く」をミックスさせた造語で、インターネットなどのICTを活用して会社以外の自宅やサテライトオフィス、ノマドスペースなどで仕事をし、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方を指します。

テレワークについては、2020年以前からも働き方改革の推進等で推奨されてきましたが、2020年からの新型コロナの拡大により、日本国内企業のテレワークが急速に開始されました。特に早い対応で注目されたのは、GMOインターネットグループで、2020年1月末から在宅勤務が実施されました。

しかし、テレワークに対応できる企業や業種はまだ一部に限られているようです。総務省「令和2年版情報通信白書」のなかで、2020年にパーソル総合研究所が全国の正社員に対して行った、新型コロナウイルスによるテレワーク実施の実態についての調査結果が記されています。結果は以下のとおりです。

• 2020年3月9日から15日まで　13.2％（2万人に調査）
• 2020年4月10日から12日まで　27.9%（2.5万人に調査）

海外に目を向けてみると、欧米で主流の仕事に対して人が割り当てられる「ジョブ型雇用」のほうが、従来の日本の雇用形態である、人を採用してから仕事を割り振る「メンバーシップ型雇用」より、テレワークに適しているようです。たとえば、アメリカではコロナ以前からテレワークの導入が進んでおり、2015年の時点ですでにテレワーク導入率は85％というデータもあるほどです。もはやテレワークは普通の働き方として社会に受け入れらており、一例を挙げるとGoogle、Amazon、Twitter、Facebookなどアメリカに本社を置く大企業では、コロナ後も永続的にテレワークを利用するという方針を打ち出しています。

2. テレワークのメリット

ここからは、政府も推奨しているテレワークを行うことによるメリットを見てみましょう。テレワークの主なメリットとしては、次のようなことが挙げられます。

• 感染症対策
• 通勤にかかるコストや時間削減
• 各自のライフスタイルに合わせた働き方が可能

詳しくは、以下で解説します。

感染症対策

コロナ禍におけるテレワークの最大のメリットとして、感染症対策が挙げられます。自宅で仕事ができるため、通勤のために混雑した満員電車に乗る必要がなくなるほか、オフィスの会議室やエレベーター、ランチ場所などでの密集を避けられます。新型コロナウイルスは人との接触や飛沫で感染するとされていますので、感染症対策としてテレワークを行うことは理想の働き方と言えるでしょう。

企業としては、通勤や出張を減らして人の移動を少なくすることで、感染症を抑え込む一助となり、社会貢献にもつながります。

通勤にかかるコストや時間の削減

テレワークにより通勤の必要がなくなることで、毎日の移動時間や費用をカットできるというメリットも生じます。従業員は、これまで通勤にかかっていた時間を業務やプライベートの時間に当てることができ、より効率的に働くことができるようになります。また、オンライン会議の普及により、訪問や出張の機会も減り、移動の時間を他の業務にあてることもできるようになります。

さらに、従業員が通勤しなくなったことで、企業は広いオフィスを縮小し、オフィスにかかっていたコストを削減できるというメリットもあります。

各自のライフスタイルに合わせた働き方が可能

従業員一人ひとりの事情やライフスタイルに合わせた働き方ができるのも、テレワークの大きなメリットです。テレワークでは、育児や介護、通院などに合わせて柔軟な働き方が可能になります。

企業の就業規則によるところがありますが、子供が寝てから深夜に作業をしたり、業務中にいったん抜けて家事や用事を済ませたりすることもできます。仕事と家庭をバランスよく両立させることが可能なワークスタイルと言えるでしょう。

3. テレワークのデメリット

一方テレワークには、次のようなデメリットが存在します。

• 情報漏洩のリスクが高まる
• 情報共有がうまくいかない
• オフィスにかかってくる電話に対応できない

詳しくは、以下で解説します。

情報漏洩のリスクが高まる

テレワークによる大きなデメリットとして、情報漏洩のリスクの高まりが挙げられます。自宅のみならず、知らない者同士が隣り合わせとなるサテライトオフィスやカフェなどでも仕事ができてしまうため、PCの覗き見や電話の盗み聞きにより、情報漏洩のリスクが高まります。覗き見の対策には、PCに視野角を狭めるためのプライバシーフィルムを貼る、電話の盗み聞きに対しては人のいない空間で電話をする、などがよいでしょう。

また、フリーWi-Fiを利用することで、暗号化されていない通信情報が筒抜けの状態となり、メールを送った相手先のアドレスや、閲覧しているサイトのURL等が漏洩してしまう恐れもあります。フリーWi-Fiを利用する場合には、「仮想プライベートネットワーク」とも言われる「VPN」での対策が有効です。

そして、テレワークでは、会社からPCやスマートフォンを持ち出して作業をすることもあるため、機器の紛失や盗難が頻発し、そこから情報漏洩につながってしまうというリスクもあります。特に置き忘れやすいスマートフォンは、あらかじめ遠隔ロックの使い方や、位置を特定する方法を理解しておくとよいでしょう。

情報漏洩が発生すると、情報した情報に関連する相手に迷惑をかけるだけでなく、企業の信頼性が失われてしまいます。その損失は計り知れません。情報漏洩やデバイスを紛失してしまったときの緊急時の連絡フロー・対策フローを社内で周知して徹底することも大切です。

情報共有がうまくいかない

テレワークでは、出勤していたときに比べて従業員同士が顔を合わせる機会が減り、コミュニケーション不足に陥り、チームワークに悪影響を及ぼすというデメリットも存在します。

業務連絡は電話やメールなどで行うことができても、ちょっとした会話や雑談の機会がなくなり、「相手が何を考えているか分からない」と感じる従業員も出てきます。さらに、上司が部下の評価に困る、あるいは同僚同士の人間関係の構築が難しいといった意見も聞かれます。

テレワーク中の情報共有を活発化させるには、ビジネスチャットを導入して、日常のおしゃべりのような感覚で短い会話を交わせるようにしたり、昼休みなど決まった時間に定期的にWebミーティングを開催し、画面越しに互いの顔を見られるようにしたりといった工夫を凝らす必要があるでしょう。

オフィスにかかってくる電話に対応できない

テレワーク中でも、オフィスに電話はかかってきます。電話対応をどのようにすべきかという問題は、多くの企業で課題になっています。感染拡大防止のためのテレワークのはずなのに、電話に出るために従業員が出勤せざるを得ない状況が生まれます。また、通常よりも少ない人数で電話対応をしていると、対応している従業員の負担になるばかりでなく、すべての電話が折り返し連絡になるなど、お客様にも迷惑をかけることになりかねません。

4. テレワークに必須の転送機能は「転送録」がカバー

テレワーク中の電話対応にお困りの場合は、クラウド型多機能電話転送サービス「転送録」を利用することで、課題を解決できるかもしれません。

電話転送サービス「転送録」は、オフィスにかかってくる電話をあらかじめ登録した番号に一括転送する「一斉呼出転送」のほか、すべての電話をまず自動音声で受けて、問い合わせ内容によって転送先の部署を分岐させる「自動音声受付」や、優先順位ごとに順繰りに電話を鳴らす「順次転送」などの機能を備えたサービスです。クラウド型のサービスのため、工事が不要で、短期間で使用開始が可能です。

たとえば、テレワーク中にオフィスに電話がかかってきた場合、まず「自動音声受付」が対応します。見積り依頼ならばプッシュボタンで１、商品の問い合わせならばプッシュボタンで２を押してくださいなどと音声でご案内し、番号を選択してもらいます。押された番号により電話の内容が事前にわかるので、自動でそれぞれの部署に転送していくイメージです。お客様もスムーズにご案内でき、さらに電話を受ける側も自身が担当する電話だけ受けることができ、業務が効率化します。

実際に、テレワーク中に急増した電話対応に、「転送録」をご活用いただいた企業様もいらっしゃいます。導入事例はこちらからご覧ください。

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「転送録」を運用する株式会社ワイドテックは、ICTを活用しテレワークを普及させることを目的とした「一般社団法人 日本テレワーク協会」の正会員でもあります。貴社のテレワーク推進の一助になる「転送録」の導入を、ぜひご検討ください。

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