新型コロナウイルス感染拡大の影響で、世の中に浸透しつつあるテレワーク。テレワークが可能な職種では、従業員は出社しなくても家などで仕事ができます。しかし、会社にかかってくる電話には応じなければなりません。電話対応の問題をクリアできず、交代で出勤したり、なかにはテレワーク自体を諦めてしまったりする企業もあるようです。今回は、テレワーク中の電話対応を解決する、電話転送のやり方について解説します。

1. テレワーク中の電話対応の問題

テレワークを実践する企業が抱える共通の悩みの一つは、会社にかかってくる電話対応をどうすればよいか、という問題です。具体的には、次のようなことが問題になっています。

【テレワーク中の電話対応にまつわる問題】

• 電話対応のために出社
• お客様・取引先からの電話に出られないことによるトラブル
• 電話の取り次ぎにおけるミス
• 電話で会話できないことで起こるコミュニケーションミス

まず一番の問題は、テレワークができる環境が整っているにもかかわらず、電話対応のために出社しなければならなくなることです。特にコロナ禍では、人の移動を減らすことを目的にテレワークが推奨されています。従業員の健康を守るためにも、企業としては、なるべく出社を減らしたいものです。

また、交代制で電話の当番をする企業では、せっかく出社しても、通常よりも出社している従業員が少ないため、お客様や取引先の電話に出られないということも発生しているようです。お客様や取引先から「ぜんぜん電話がつながらない」とクレームにつながり、トラブルになってしまうこともあります。

さらに、通常の勤務であれば、従業員同士の電話の取り次ぎは内線ボタンを押すだけで簡単にできますが、テレワーク中は、担当者から折返してもらう必要があります。担当者の携帯番号を調べているうちに、別の仕事が入ってきて、取り次ぎを忘れてしまうなどというミスも起こりがちです。

2. 電話対応の問題は電話転送サービスの利用で解決

さまざまあるテレワーク中の電話対応の問題ですが、電話転送サービスを利用すれば解決できます。電話転送とは、会社にかかってきた電話を指定の番号に自動で転送できるサービスです。

電話をかけるお客様も取引先も、いつもの電話番号に電話をするだけで、設定された携帯電話番号に自動転送されますので、かけなおしていただくなど、手間をかけさせることはありません。

【電話転送サービスのメリット】

• テレワーク中の電話対応の問題を解決できる
  1. 従業員は電話当番のための出社は不要
  2. 電話の取り次ぎミスを削減
  3. 電話によるコミュニケーションの維持


• お客様や取引先はいつもの電話番号に電話をすればよい

3. 代表的な電話転送サービス

国内の代表的な通信事業者（キャリア、電話会社）は、ほぼ一様に電話転送サービスを行っています。各社の電話転送サービスは以下のとおりです。

• NTT東日本・西日本「ボイスワープ」
• ソフトバンク「多機能転送サービス」
• KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」

「ボイスワープ」は、NTT東日本・西日本が手がける電話転送サービスです。NTT東日本・NTT西日本の加入電話（固定電話）、INSネット（ISDN回線）、ひかり電話(IP電話）で利用でき、あらかじめ指定した番号に転送することができます。

ソフトバンクが手がける「多機能転送サービス」は、同社の固定電話サービス「おとくライン」の回線契約者が付属できる、有料オプションです。着信があった場合、指定された別の電話番号に転送するサービスです。

KDDI光ダイレクトの「着信転送サービス」は、同社のIP電話 (IPフォン)・直収電話の回線契約者向けの、オプションサービスです。着信時、あらかじめ指定した電話番号への転送のほか、用途に合わせた設定が可能です。

4. テレワーク・在宅勤務中の電話転送のやり方

電話転送サービスを利用する場合の利用の流れについて、今回は、NTT東日本・西日本「ボイスワープ」のアナログ回線を例にご説明します。

＜NTT東日本・西日本「ボイスワープ」の転送設定方法＞

1. 転送先の電話番号を登録する（複数に転送したい場合は、複数の電話番号を登録）
2. 転送の条件を設定する。すべての電話を転送する「無条件転送」か、一定以上コールした後に応答がなければ転送する「無応答時転送」かを選ぶ
3. 音声ガイダンスを設定する
4. いったん電話に出た後に転送する「応答後転送」にしたい場合は、設定する
5. 転送を開始

「ボイスワープ」の設定は比較的簡単に行えますが、毎日の転送開始/停止の切替や、日にち・時間帯によって転送先を変更する場合は、都度、手動で切替操作をする必要があります。

5. 転送設定を自動化・スケジュール化したい場合は、ワイドテックの「転送録」電話転送切替が便利です

会社にかかってくる電話の転送先を複数設定したい場合は、ワイドテックの「転送録」が便利です。最初の設定は必要ですが、その後は自動で転送され、手動切り替えの手間がかかりません。

「転送録」は、1サービス・1回線単位で手軽に利用できるクラウド型の電話転送サービスです。クラウド型サービスのため、専用の設備や機器の設置は不要です。転送する日時や転送先電話番号は、Web画面でまとめてスケジュール登録が可能です。

以下で、「転送録」を利用するメリットをご紹介します。

【「転送録」を利用するメリット】

1. ボイスワープ等の電話転送切替操作を自動化できる
   「転送録」の電話転送切替サービスには、スケジュール予約機能があります。日時・曜日の繰り返し処理に対応するため、「出社時に転送を停止し、退社時に開始」といった毎日の切替操作が不要になります。そのため、転送開始・停止を忘れた、設定に失敗したなどのヒューマンエラーを防止します。


2. Webで簡単に設定できる
   「転送録」の電話転送切替サービスは、Web画面に入力するだけで、転送登録が完了します。「ボイスワープ」などに契約している電話番号と、転送先の電話番号をWeb画面に入力し、設定した後は、24時間自動で処理します。


3. 必要なのはインターネット利用環境のみ、設備投資は不要
   「転送録」の電話転送切替サービスは、インターネット環境があればどこでも利用可能です。テレワークはもちろん、急な外出や出張などでも安心して設定することができます。特別な設備投資をすることなく、SOHO・小規模オフィスなど電話回線が少ない会社でも、無駄なく効率的に利用できます。


4. 複数キャリアの電話転送サービスに対応
   「転送録」は、複数キャリア（電話会社）の電話転送サービスに対応しています。選択肢が多く、さまざまなお客様に利用していただけます。




6.「転送録」導入で失敗なしで電話転送ができる



ワイドテックの「転送録」を導入すれば、従業員は電話当番などのために出社することなく、テレワークで安心して仕事ができます。また、ミスやトラブルを防ぐことができ、お客様や取引先にも影響を与えません。これまで、キャリアの電話転送サービスを利用していても、登録が億劫で使うのを辞めてしまったり、転送切り替え忘れなどのミスにより機会損失してしまったりしていたかもしれません。テレワークや新たな働き方が求められているいま、ぜひ「転送録」のご活用をご検討ください。


◆「転送録」の利用イメージが動画で分かる！こちらのページをご覧ください。