「オフィスに電話がかかってきたのに、誰も人がいなくて電話を取り損ねてしまった」「緊急の対応に追われていて電話を取る余裕がない」など、電話についてはさまざまな不満を抱えている方は多いのではないでしょうか。
電話対応の専門要員がいれば助かりますが、通常は通常業務と電話対応を兼任することが一般的です。その場合、特定の社員が電話を取ることになり、業務がなかなか進まないという問題も生じてきます。そのようなときに便利なサービスが、今回ご紹介する「転送録」の順次転送です。

順次転送とは

順次転送とは、あらかじめ設定してある番号に電話を順番に転送していくことができるシステムです。順次転送を用いることで大事なお客様からの電話の取りこぼしを防ぎ、販売機会を最大化することができます。

転送先の番号を最大10番号登録できるため、1つの業務を何人かで担当している場合は、お客様に提示している番号は1つでも、その番号にかかってきた電話を10名で受けることができる点が順次転送のメリットです。転送先の番号に優先順位を設定し、優先度の高い番号から順に転送します。
社員が外出していることが多く、社内で電話を受けられないという場合は、社員の携帯電話に転送する設定にしましょう。

順次転送のスケジュール機能を利用すれば、時間帯や曜日ごとに転送先の優先度を変更でき、特定社員に電話が集中する事態を防ぐことが可能です。ただし、順次転送サービスを使うためにはあらかじめ留守番電話サービスを停止しておくことが必要です。

転送していることを感じさせない「保留音」

会社にお客様からの電話があり、携帯電話に転送した場合、通常の呼び出し音では、転送されていることがお客様に伝わってしまいますが、独自の音声ガイダンスと保留音を使用した転送録の順次転送であれば、そのような心配は不要です。
電話の着信があると音声ガイダンスの後に保留音が流れ、優先順位の高い番号から順に転送します。転送先の最後の番号までコールし、それでもつながらない場合は音声ガイダンスを流して電話を切ります。

お客様は電話が転送されていることを感じることなく、ストレスフリーでお使いいただくことができます。

順次転送を導入する際の注意点

順次転送に使用することができる番号は、「050」「03」「0120」の3つです。企業の規模や、業種・業態、導入する部署の特徴から最適な番号を選択すると良いでしょう。
ただし、現在使っている番号をこの順次転送サービスに利用することはできません。また、東京23区内に事務所または拠点を置く場合でなければ、03の番号は契約できないという条件もあります。

料金は選択した番号によって料金が変わります。050では基本料金が月2,500円であるのに対し、03と0120で始まる番号の場合は3,300円になります。また、基本料金の他にサービス利用料金（通話料）、スケジュール機能を利用する場合はオプション料金がかかります。

順次転送では、転送先の電話に表示される番号がエンドユーザーの番号ではなく、転送電話の番号になります。したがって、電話を取る際に発信元の電話番号を確認できませんが、メールで別途発信元の番号を確認するサービスがあります。
エンドユーザーが転送中に電話を切ってしまった場合にもメールが送信されるため、電話をいただいたお客様に対する折り返しの電話を忘れることもなくなります。

おわりに

順次転送を使うことで、お客様の電話を確実に取ることができ、サービス向上につなげることができます。また、転送先番号の優先度を変えることでスタッフの負担を均等化でき、業務効率がアップします。ぜひ順次転送の導入をご検討ください。