「お電話ありがとうございます。音声案内に従ってご希望の番号を押してください。製品に関するお問い合わせは『1』を押してください……」──。企業のカスタマーサービスなどでよく耳にするこのメッセージがIVR（Interactive Voice Response System：自動音声応答）。単に音声を流すだけでなく、プッシュ操作に従って電話を担当部署に取り次いだり、コールセンターに転送したりできるなど、非常に便利なシステムです。

IVRは電話の取り次ぎを自動化することで、業務効率を上げ、人件費の削減にも大いに貢献するシステムです。でも高価なシステムなので、設備投資にコストがかさむことが導入のネックになっていました。そこで、登場したのが、「転送録」の「自動音声受付サービス」です。

低廉な月額利用料で多機能なIVRが利用できるので、一人で何役もこなす必要のある個人事業主やフリーランスの方でも、設備投資せずに煩雑な電話取り次ぎが自動化でき、業務の効率化を図ることができます。この自動音声受付サービスの導入メリットや幅広い用途についてお知らせします。

1. 自動音声受付による取り次ぎ自動化が、経営効率をアップさせる

設定済みの電話番号に着信があると、自動で音声案内を流し、それぞれの担当者や部署へ直接つなぎ電話業務の効率化を図るシステム、それが「転送録」の自動音声受付サービスです。このサービスをおすすめする理由は何と言っても、業務効率や経営効率が格段に向上することにあります。

例えば、IVRを導入していない企業では受付担当や総務が外部からの電話を取り、内容を聞いた上で担当部署への取り次ぎを行っています。これでは、電話取り次ぎだけでも煩雑な作業となり、しかも伝え間違えなどのミスも発生しやすくなります。

2. 電話による音声ガイダンスが手軽に導入できる

自動音声受付を導入すれば、電話をかけてきたエンドユーザーは専用ガイダンスに従ってダイヤル操作をするだけなので、人を介した取り次ぎは不要になり、ミスも防げます。さらに、取り次ぎ業務の自動化で人件費の削減にもなり業務スピードも格段に向上します。

自動音声受付サービスは手軽に導入できるのに、大きなメリットを得ることができます。

3. IVRを電話の応対品質向上・コストカットに活用する

また、自動音声受付サービス導入で見逃せないメリットは応答品質が向上することです。これを人の手で行うとすると、受付担当者によって対応の質に差が出て、最悪の場合はクレームにまで発展しかねません。自動化すれば、直接、担当部署につながるのでこうした事態をうまく避けることが可能。しかも、人件費も教育研修コストもカットできるので大幅な経費節減が図れます。

しかも、自動音声受付なら間違い電話などの処理も簡単。音声ガイダンスを聞いた相手方がかけた先を間違えたと気づいてくれるので、「応対」という業務が発生せず、企業にとっても無駄なコストをかけずに済むというわけです。

4. メッセージの録音機能も有効活用できる

自動音声受付サービスなら、通常の電話取り次ぎだけでなく、定休日や時間外の電話転送も音声ガイダンス付きで行うことができます。また、自社のPRやニュース、商品やイベント情報の録音を、営業時間外のメッセ―ジとして使用すれば、非常に有用なメディアとして機能させることが可能です。

さらに、メッセージ録音機能を使えば、商品の注文受付やサービスの予約受付も時間外に行え、機会損失を防いで収益を上げることもできます。

5. 簡易コールセンター、アンケート…、IVRはマルチに応用できる

自動音声受付サービス自体を簡易なコールセンターとして機能させたり、アンケート集計に利用したりといった応用も可能です。このようにIVRを応用した自動音声受付サービスはアイデア次第でさまざまな活用ができるマルチなツールと言えるでしょう。

6. クラウド型IVRだから、手頃な月額料金で利用できる！

これだけの多機能、活用の可能性を秘めた自動音声受付サービスですが、同じことを従来のIVRで実現しようと思えば設備投資にかなりのコストが必要で、導入のハードルは決して低くはありません。

でも、「転送録」の自動音声受付サービスなら、同様の機能を月額3,760円～と、これまでには考えられないほど手頃な月額料金で利用できます。その秘訣は、クラウド型IVRだから実現することができました。

7. 自動音声受付サービスは、アイデア次第で使い方は無限大

自動音声受付サービスを導入すれば、電話取り次ぎにかかる人件費やオペレーターの教育研修コスト、クレームが生じた際の対応コストなどを大幅に削減でき、経営資源のより有効な活用が可能になります。

設備投資ゼロでIVRが利用でき、しかも電話取り次ぎの自動化によるコスト削減効果も期待できるとあれば、これは導入しない手はありません。しかも、音声ガイダンスと転送機能、メッセージ録音機能を駆使すれば、商品の注文やサービスの予約に使えるので、これまで収益を生まなかった時間外、定休日をビジネスチャンスに生かすことが可能です。