前編では、「一斉呼出転送サービス」を導入するメリットについてお伝えしました。でも、どれだけ魅力的なサービスでも、使い勝手や機能に問題があれば意味がありません。システムそのものが難解だったり、操作や設定が複雑で分かりにくければ、日常業務を停滞させかねません。

「転送録」の一斉呼出転送サービスは、シンプルな操作性で誰もが簡単に操作できるクラウドサービス・ツールです。しかも、仕様状況に対応したフレキシブルな機能、設定を厳選しています。後編では、一斉呼出転送サービスの機能について細かくご紹介していきます。

1. Web上で設定変更・機能選択ができるから使い勝手バツグン！

一斉呼出転送サービスの利点は、操作性の良さも挙げられます。必要な機能や設定をWeb上で選んだり変更したりできるので、ネットを閲覧しているような手軽さで取り扱える点です。導入した日からすぐに使いこなしていただけます。

もちろん、導入に際して新たに設備投資していただく必要はありません。また、高価な専用機材や専用ソフトも不要。インターネットを利用できる環境さえあれば、短期間で使い始めていただけるのもクラウドサービスである一斉呼出転送サービスの魅力です。

2. 一斉呼出転送サービスには10＋その他の機能がある！

こちらでは、一斉呼出転送サービスの9つの標準機能と2つのオプション機能を詳しくご説明します。

・なんと最大10件まで転送先を設定できる

電話の転送先は、固定電話や携帯電話、スマートフォンを問わず最大10件まで登録が可能。スタッフ10名以下の会社はもちろん、課やチームなどの部署単位での導入にも最適な仕様です。しかも、設定や変更はWeb上で完結するので、オフィスはもちろん外出先のPCからでも操作することができます。

・処理履歴もしっかり管理！

一斉呼出転送サービスでは、システムが処理結果を常に記録し履歴として残しています。過去に遡って、「どの時点のどの着信が誰に転送されたのか」を追跡することもできます。

「夜間や休日にかかってきた電話にすぐに対応したスタッフを評価する」「あまり電話に出ないスタッフを指導することで、業務への意識改善に役立てる」など、活用次第では業務改善などにも使うこともできます。

・呼び出し時間（秒）を設定できる

転送先の呼び出し時間を3～30秒の間で自由に設定できます。なお、未設定では、発信者が切断するまで呼び出し状態が続きます。

・電話番号非通知対応で不要な電話を一層！

発信元非通知の電話に対して、着信・転送を拒否する機能を備えています。拒否の場合は「番号を通知しておかけ直しください」という音声ガイダンスが流れた後、自動切断されます。これなら、業務に支障を与えかねない不要な電話対応を一掃できます。

・メールでお知らせ！ 発信者番号お知らせ通知

一般的に転送電話を使用した場合、そのままでは電話をかけてきた相手先の発信者番号が携帯電話に表示されません。一斉呼出転送サービスでは、指定のメールアドレスに発信者番号を送信する便利な機能があります。

事情により転送を受けることができなかったり、発信者が自ら切断したりで通話が不成立になっても、これなら発信者の番号を確認できます。なお、通話が成立した場合でも発信者番号を追跡できるよう設定が可能です。

・選べる呼出音設定

呼出音に通常のリング音、または独自の呼び出し音を選択できます。この場合、固定電話から携帯へ転送する際の「プップップ」という音がキャンセルされます。転送であることを知られたくない場合に有効な機能です。保留音は こちら からご確認ください。

・着信許可番号設定で関係ない電話とオサラバ！

間違い電話や金融商品の勧誘といった、業務に直接関係のない着信を転送しないよう、あらかじめ着信許可番号を最大50件まで設定できます。

・不要な電話はシャットアウト！着信拒否番号設定

業務に無関係なセールス、テレアポからの電話は業務を停滞させ、会社の不利益につながります。一斉呼出転送サービスでは、当社がご用意する電話番号への着信を最大50件までキャンセルする着信拒否番号設定機能を搭載しています。

・スケジュール機能で事前設定できる（※オプション）

平日と休日、または営業時間内と営業時間外などで、一斉呼出の転送先を自動で変更しする場合に役立つ機能です。使用にあたっては、一斉呼出転送先の電話番号を、平日用・休日用など各種パターンをあらかじめ登録し、パターンの入れ替え日時を設定しておきます。こうすることで、システムが各パターンを自動で入れ替えます。

スタッフの手を煩わせず、自動でのパターン入れ替えができ大変便利です。標準オプションに5パターンをご用意していますが、別途契約にてさらに追加することができます。

・転送元案内トーキーで音声ガイダンスしてくれる（※オプション）

通話が開始される前に、「電話番号▲-▲▲-▲▲から転送されてきた電話です」と音声ガイダンスを流してくれるサービスです。「この番号なら××産業だ。例の件かな？」と、事前に把握することでスムーズな会話が可能になります。

・その他：ボタンクリックだけでカンタン開始＆停止！（※オプション）

「営業時間後には、一斉呼出転送に切り替えたい」「営業時間中は切り替えを解除したい」──、こうした状況の変化に合わせて、いつでも簡単に、ボタンクリック1つで一斉呼出転送のオン/オフ切り替えが可能です。休日や緊急時の設定変更もシンプルな操作で行えます。

※ この機能を利用するには当社の用意する「050番号」の着信専用回線と、「電話転送切替サービス」に申し込む必要があります。この2つの条件がクリアされていて、一斉呼出転送を常時オンにしておくことで、ボタンクリック1つでオン/オフの切り替えができます。

3. 一斉呼出転送サービスで電話とビジネスチャンスを取りこぼさない！

前編コラムでお伝えしたように、夜間や休日に急なトラブル発生しても登録された電話に一斉に呼び出しがかかるので、確実かつ迅速に応答することができるのも一斉呼出転送サービスの大きな利点。活用することで、電話の取りこぼしを防げます。

現在はビジネスにおいても、メールやチャットなどネットワーク上のコミュニケーションが主流となっていますが、電話はビジネスツールの永遠の定番です。一斉呼出転送サービスを活用してビジネスチャンスを取りこぼさないようにしましょう。