お客様プロフィール

株式会社プレッシオ様は、新聞業界を中心に、さまざまな業務を支援する製品やサービスを提供しています。

主力製品である丁合機は、複数の印刷物を自動でまとめる装置であり、新聞の折込広告や冊子の製作現場などで幅広く活用されています。そのほかにも、新聞自動販売機や包装機、紙揃え機、搬送昇降機といった各種機器を展開。

製品はすべて、自社で企画・開発から製造、販売、アフターサービスまでを一貫して手がける「製販一体」で提供。顧客との直接的なつながりを重視した、きめ細かな対応を実現しています。そうした姿勢から生まれた「電話受付代行サービス」では確実な電話対応を実現する「転送録」を活用しており、今回はその具体的な導入背景と活用方法について、株式会社プレッシオ コールセンター室 マネージャー様 にお話を伺いました。

導入前の課題

導入後の効果

電話受付代行サービスの取り組み

――― 「電話受付代行サービス」について教えてください

当社の「電話受付代行サービス」は、もともと丁合機をご利用いただいている新聞販売店のお客様のご相談をきっかけに、8年前にスタートしました。

折込作業や配達、仕分けに加え、営業活動まで行う新聞販売店の現場は常に多忙を極めており、特に電話が重なった際の対応が難しいという課題が顕在化していました。現場の課題に寄り添い、負担の軽減と対応力の向上を目的として生まれたのが、当社の「電話受付代行サービス」です。

新聞販売店の業務特性に合わせ、土日祝や早朝・夜間にも対応できる体制を整えており、その柔軟な対応力が評価され、現在では一般企業のお客様にもご利用が広がっています。

「転送録」電話転送切替の活用状況

――― 現在「転送録」をどのように活用しているのかお聞かせください

多忙な現場を支える「電話受付代行サービス」と、それを支える「転送録」

ご利用の状況はお客様によってさまざまですが、例えば新聞販売店の場合、夕方以降や土日祝日に配達スタッフや事務担当者が不在となる時間帯があります。そうした時間に店舗へかかってきた電話を当社へ転送し、当社オペレーターが対応しています。この電話転送の切り替えに「転送録」を活用しています。

もともと、多忙なお客様が多いため、「電話受付代行サービス」をご利用いただいていますが、実際にはその“転送作業”自体が負担となり、タイミングによっては設定が行えないケースもありました。こうした課題を解消するために「転送録」を導入し、電話転送の切り替えを自動化することで、確実でスムーズな対応を実現しています。

「転送録」による自動転送設定によって、私たちの電話受付代行サービスに確実につながる仕組みが整い、サービス提供の安定性が大きく向上しています。これは当社のビジネスにとっても重要で、電話が転送されなければ従量課金の対象とならず、収益にも影響が出るためです。一方で、お客様にとっても利便性が高く、設定忘れによる対応漏れを防げることから、「転送録」をサービスメニューの一部として標準化しています。

新聞販売店の業務を支える、柔軟な対応

電話受付代行サービスの性質上、安定した対応のためには複数のスタッフによる連携体制が不可欠です。

当社では、「転送録」の運用を中心的に担っており、お客様との関係性を持つ営業スタッフと、コールセンターとお客様をつなぐ管理部スタッフが連携して対応しています。

販売店様から突発的に転送切り替えのご依頼があった際も、「転送録」のクラウド管理機能により、社内から即時に設定を変更・反映することができるため、現場の状況に合わせた柔軟な対応が可能です。
こうした体制により、電話受付代行サービスとしての安定性と信頼性を高いレベルで維持しています。

また、「電話受付代行サービス」を継続利用いただいているお客様に関しては、向こう1年分のスケジュールをまとめて設定できることで、業務の効率化にもつながっています。

機能の活用状況

――― 「転送録」電話転送切替の中で、特に活用している機能はありますか

リマインドメールで確実な運用につながる

「転送録」の機能の中で特に活用しているのは、転送切替の自動化と、それを支える「転送予約リマインドメール」です。

もともと当社が目指していたのは、単なる自動化ではなく、「確実に転送が切り替わる」ことでした。電話受付代行サービスを必要とするお客様にとって、本当に求めていたのは“自動”という仕組みそのものではなく、“確実な対応が行える安心感”です。そのニーズに応えるために、リマインドメールの活用は非常に有効です。切替予定を事前に意識できることで設定忘れを防ぎ、当社の営業担当や販売店様の負担軽減にもつながり、現場での確実な運用を支えています。

導入してみた効果や感想

――― 「転送録」導入によってどのような変化がありましたか

【現場の声】「転送録」で切替ミスの不安を解消、新聞販売店の業務効率が向上

新聞販売店のお客様からは、「転送録」の導入によって、電話の転送切替に関する課題が大きく改善されたという声を多くいただいています。

従来は、事務所に誰かが常駐して手動で切り替える必要があり、特に早朝の出社遅れや体調不良などにより、切替ができないケースもありました。また、多忙な業務の中で「電話受付代行サービス」を必要としていながら、その切替作業が負担となるジレンマもあったようです。

「転送録」の自動転送切替を導入したことで、切替忘れの心配がなくなり、誰かが事務所にいなくても確実に切替が実行されるようになり、大きな安心感と業務効率の向上につながっていると伺っています。

転送の確実性と柔軟な対応で、信頼されるサービス提供を実現

「転送録」の導入は、「電話受付代行サービス」を提供する当社にとっても大きなメリットがあります。

まず、転送の切替が確実に行われることで、決められた時間に確実な対応ができ、安定したサービス提供が可能になります。特に従量課金制でご契約いただいているお客様に対しては、転送の確実性がそのまま当社のビジネスにも直結します。

一方で、私たちが何より重視しているのは、お客様に寄り添ったサポートの実現です。「転送録」は操作がシンプルで直感的なため、急なスケジュール変更にも柔軟に対応でき、お客様のご要望に対してスピーディーにサポートできる点が、非常に大きな価値だと感じています。

繁忙期に強い、スピーディーな転送設定が魅力

スピーディーという点ではもう一つ、「転送録」には大きなメリットを感じていることがあります。
月末など、新聞販売店の業務が特に集中する繁忙期には、「電話受付代行サービス」への需要が一時的に高まることがあります。そうしたタイミングでも、「転送録」のサポートチームは迅速に設定や変更に対応してくれるため、販売店様にとっても安心感があり、結果として高い満足度につながっています。
サービス提供側としても、このスピード感は非常に心強いポイントです。

今後の展開と可能性

――― 「転送録」を活用した電話受付代行サービスビジネスの展望があれば教えてください

担当者が語る現場の声――「転送録」は今や欠かせない存在

電話受付代行サービスを担当する立場として、「転送録」は今やなくてはならない存在です。もしこれがなかったら…と考えると、正直ぞっとするほど、日々の業務で当たり前のように使っており、その便利さと信頼性の高さを実感しています。

実際のところ、現在では新しくプレッシオの「電話受付代行サービス」をご契約いただくお客様には、すべて「転送録」との併用を前提にご提案したいと考えています。営業担当も、提案の場では必ずこのツールをおすすめしており、それほど現場での評価も高いです。

コストパフォーマンスにも非常に優れており、使いやすさ・安定性・支援体制を含めて考えると、「導入しない理由が見つからない」というのが私たちの率直な思いです。

株式会社プレッシオ様 電話受付代行サービスについて詳細はこちら

お客様の声：現場で実感される導入効果と満足度

こうした私たちの現場の実感を裏付けるように、実際にサービスをご利用いただいている新聞販売店のお客様からも、「転送録」や電話受付代行サービスに対する評価やご感想をいただいています。

たとえば、「朝刊の準備で手が離せない時間帯に、電話を代わりに受けてもらえるのが助かる」「土日祝日でも安定して対応してくれるので、営業機会を逃さなくなった」といった声が寄せられています。

また、「休日出勤して電話対応する必要がなくなり、労働時間の適正化につながっている」「属人化していた電話対応をチームで分担できるようになった」といった、労務環境の改善につながるご感想も多くいただいています。

こうした現場の実感やお客様からの声を踏まえて、今後は「転送録」と電話受付代行サービスをセットでご提案することを基本のスタイルとしていきたいと考えています。

自社にとっては運用の安定性が高まり、お客様にとっては業務の負担軽減やサービスの質の向上につながる——双方にとって無理のない、実用的な組み合わせだと感じています。