電話回線の代わりにインターネット回線を利用した通話が、もはや当たり前になっています。そんな中、クラウド型の電話転送サービスを導入する企業も増え続けています。

今回は、クラウド型多機能電話転送サービスを導入することで、ビジネス上のどのような課題が解決できるのかを見ていきながら、たくさんあるサービスの中から、どのサービスを選べばいいか、5つのポイントから解説します。

1. クラウド型多機能電話転送サービスとは？

クラウド型多機能電話転送サービスとは、インターネットに接続して音声を転送するサービスです。
電話の転送というと、NTTなど各通信キャリアが提供する電話転送サービスが一般的ですが、契約番号を押したり、暗証番号を押したりと手動での切替操作をしなければなりません。クラウド型多機能電話転送サービスでは、自動で電話転送の切替ができ、とても便利。
複数の電話で一斉に呼び出したり、不通の場合は次の番号に転送をかけたり、サービスによっていろいろな転送を設定することもできます。

また、利用にあたっては、特別な設備投資は不要。インターネットが接続できる環境があればどこでも利用が可能なため、導入コストが低く抑えられ、サービスの開始もスピーディに進めることができます。

2. クラウド型多機能電話転送サービスが解決する課題

クラウド型多機能電話転送サービスを利用することで、どのような仕事上の課題を解決することができるのでしょうか。大きくは以下になります。

それでは、順番に見ていきましょう。

時間帯別の転送切替の解除忘れ

営業時間や時間外など、特定の時間帯に転送切替の設定をすることは多いかと思います。その際、いつもと違うイレギュラーな対応や細かい変更が発生した場合に、手動で転送切替を行っていると、うっかり切替を解除し忘れてしまうことがあります。
電話転送切替の自動スケジュール化機能であれば、平日・休日、営業時間内・時間外など、あらかじめ転送の切替の予約ができるため、転送開始や停止を忘れる心配がありません。

回線キャリア別の転送切替作業

社内では用途別に多くの回線が使われています。NTTの「ボイスワープ」やソフトバンクの「おとくライン・多機能転送サービス」、au/KDDIの「着信転送サービス」など、転送切替の設定方法は各社で異なりとても不便です。手動切替の場合は、契約番号や暗証番号など、入力操作も多く、転送設定件数が多ければ多いほど時間をとられます。
電話転送切替サービスを使えば、切替操作はすべて自動化。WEB上の設定画面で入力するだけで、あとは自動的に、転送開始や、転送停止、転送先変更などの切替を一括処理します。

担当者の不在・不通で電話がつながらない

適切に転送の設定をしていても、他の電話に出ていてつながらない、電波が届かない、電池が切れてしまったなど、即時に対応できない場合もあります。一斉電話呼び出しサービスや順次転送サービスを使えば、電話がつながらないという事態を避けることが出来ます。
一斉電話呼び出しサービスは、一度に複数の電話を鳴らし、早く確実に電話対応ができます。順次転送サービスは、あらかじめ登録した番号順に転送するため、電話をつなぎたい人に効率的につなぐことができます。
時間帯や部署の状況、かかってくる電話の内容に合わせて転送方法を選ぶことで、より適切な電話対応が可能になります。

テレワークへの対応

新型コロナウイルスの影響でテレワークの対応を余儀なくされる企業も少なくありません。テレワーク中でもオフィスに電話はかかってくるため、その対応が課題となりますが、オフィスにかかってくる電話を在宅勤務の複数の担当者へ転送する「一斉呼出転送」や、「自動音声受付」を併用して、すべての電話をまず音声ガイダンスで応答し、問い合わせ内容によって転送先の部署に分岐させるなど、通常のオフィスワークと遜色ない電話対応が可能です。

3. クラウド型多機能電話転送サービスの主な機能

クラウド型多機能電話転送サービスの主な機能を表にまとめました。

機能	概要
電話転送切替	各キャリアの電話転送サービスの契約回線に対して、電話転送設定の切替を自動化。スケジュール化、切替忘れの防止、切替作業の省力化に有効
転送先増設	転送先を増設し各キャリアの電話転送サービスでの登録先の少なさをカバー
順次転送	登録されている複数の電話番号に順番に転送。優先順位に沿った的確な電話転送が可能
一斉呼出転送	登録されている複数の電話番号に一斉コール。最短で確実な素早い電話対応が可能
自動分配転送	待機時間や通話回数をシステムが判断し、適切な転送先へ転送。電話応対の負担を均等化できる
自動音声受付	専用の音声ガイダンスを使用して電話を受付。受電業務の一次受けを省力化できる
チェックコール	登録されている電話番号にシステムが自動ダイヤルし、ボタン操作で回答を受けるサービス。安否確認や勤怠確認など業務支援に有効

さまざまな機能により、手動での処理が自動化され、今までの転送サービスで発生していたミスやロスの削減が期待できます。
順次転送や一斉呼び出し転送など、自社のニーズに合うきめ細かい転送パターンを選択することにより、電話対応の質の向上が図れたり、また自動音声受付の併用と組み合わせることで、テレワークの推進をサポートする機能も充実しています。

4. クラウド型多機能電話転送サービスの選び方は5つ！

便利な機能を備えているクラウド型多機能電話転送サービスですが、選ぶポイントは機能だけではありません。サービスを選ぶ時のポイントはこの5つです。

それでは、一つ一つ確認していきましょう。

従量制かどうか

電話という毎日使うサービスだからこそ、料金は重要です。特に電話のように通話の時間や頻度など変動の幅が大きいものは、使った分だけの支払になる従量制が安心です。
従量制ではなく定額制の料金となっている場合、本当にその金額が、日々使用する使用量に見合うものなのか検討する必要があります。せっかく、無駄を減らすためにサービスを導入したのに、新たな無駄が発生してしまっては本末転倒です。

設備投資が不要

設備投資をしなくてもサービスが導入できるか確認することは重要です。使われている電話機が古い場合、新たな設備に対応できない可能性があります。また対応できたとしても、設備は故障や品質保証期限があり更新を伴うため、仕様が変更され現状の電話機では使用できなくなるリスクは抱えています。
また、新型コロナウイルスの影響や働き方改革など激しい環境変化の中、オフィスの統廃合やテレワークの推進など、現在の通信環境が大きく変わる可能性もあるでしょう。その場合、せっかく設備を入れたのに不用になってしまったということにもなりかねないのです。
（通信キャリアの転送サービスを契約していない場合は、事前に契約回線のための設備投資が必要となります）

設定・変更の容易さ

せっかく導入しても、転送先の設定や変更などに手間がかかったり、操作を覚えるのに時間がかかったりすると「面倒だから設定するのはやめよう」「使いたくない」と利用されなくなってしまいます。いくら便利な機能があっても、使われなければ意味がありません。
誰もが簡単に使えるかどうかはとても重要です。デモを見たり、テスト運用の期間を設けるなど設定や変更の方法について事前に確認しておきましょう。

幅広い用途・汎用性

同じ企業の中でも部署によって、顧客や職員配置などの体制も異なります。当然、電話転送の対応が必要な時間帯や求められる機能が異なることも考えられるため、幅広い用途に耐えうるか、汎用性があるかという点もサービスを選ぶポイントになります。
最初からたくさんの機能がついているプランを選ぶというよりは、多彩なプランをフレキシブルに組み合わせて、自社のニーズに適した運用ができるサービスが理想です。

対応しているキャリアに制約はないか

企業によっては、通信用途によって固定電話回線でも複数のキャリアを並行して利用している場合もあります。対応しているキャリアに制約があると、意外なところでそれが障害となってしまう可能性もあります。
また、キャリアを乗り換える制約が次々撤廃されており、気軽に固定電話の乗り換えができる時代になってきています。最適なサービスを選ぶためにも、対応キャリアに制約がないか確認しておきましょう。

5. 失敗しないクラウド型多機能電話転送サービスなら「転送録」で決まり！

「転送録」では、電話転送サービスを便利に簡単に利用することが可能です。様々な転送サービスを業態に合わせて組み合わせることにより、業務の効率化やミスの防止などが可能になります。
個別携帯を利用する場合は、サービス利用にキャリアの制限がかかる場合も多いですが、「転送録」は対応するキャリアが幅広いことも特徴の一つです。
クラウド型なので、初期の設備投資をしなくてもサービスの導入が可能で、コストが抑えられます。また、料金も利用するサービス分の料金が個々で設定されており、運用にかかる費用の把握も容易です。公式ホームページではご利用料金のシミュレーションも可能です。
無料のトライアル期間があるので、実際に運用しながら、システムが使用しやすいか、必要な機能が十分に備わっているか確認してから、導入することができるので安心です。

「転送録」の強みは互換性・信頼性にあり

2010年からサービスを開始した「転送録」は長年運用されており信頼性が強み。ニーズに合った機能を追加し利便性を高めながら、顧客に寄り添うサービスを展開しています。
現在ある主要な固定電話のキャリアに対応しているので、他社サービスでは１拠点の切替のみが可能なところ、「転送録」では異なる拠点、各キャリアの転送サービスの切替を一括でコントロールすることができます。処理ログや履歴をWEB上で確認できるので状況を把握することも簡単。切替処理の異常結果を架電で通知することもできるので、非常時にも迅速に対応することが可能です。
教育現場では、教員の時間外対応に「転送録」を利用し、働き方改革を実施していますし、医療業界、特に在宅医療での緊急コール、夜間対応など、人員が少ない中でも迅速な対応が求められる現場において、確実に電話を受け取ることができる体制が構築できるなどの成果が報告されています。

「転送録」は働き方改革にも最適！

「転送録」は働き方改革の推進にも最適です。残業や時間外の対応を減らす業務コントロールが可能になります。

学校での例を見てみましょう。「転送録」を導入する前は、時間外にかかってくる電話の対応に追われ、残業が恒常化していました。
そのため「転送録」を導入し、スケジュール機能を使って時間外や休校日は時間外ガイダンスに自動切替、緊急連絡は市役所宿直の電話番号を案内し、それ以外の電話は、時間内にかけ直していただくようにしました。

時間外になると自動で転送切替されるため、授業の準備や事務作業に集中することが出来、残業を大きく減らしています。

記録によって電話に応対していなくても状況把握でき、必要な対応が可能です。

十分な件数の伝言に対応できるようにし、伝え漏れを起こしません。

参考：『時間外電話対応ゼロ』プラン

6. 「転送録」の導入事例

産業メカトロニクス業界とインターネット学習・教育業界の企業で「転送録」が導入された事例を紹介します。

導入企業様	産業メカトロニクス業界
導入に至った背景	夜間や休日に複数拠点での電話受付から全国一括集中受付への切替が必要。手動での転送切替だったためミスが起きていた。
導入の決め手となったポイント	・構築済みのPBX（構内交換機）システムがそのまま使える ・スケジュール機能を活用し、決まった時間に自動で転送切替が可能
導入後の効果・感想	・時間になると自動で確実に転送されお客様との関係構築に役立つ ・BCP対策にも活用でき、お客様への対応クオリティーを向上させる
導入事例ページ	https://www.10so6.com/casestudy/casestudy_10

「転送録」を導入する前は、夜間や休日に関しては複数拠点での電話受付から全国一括集中受付への手動切替が必要であり、そのため人為的なミスが起きていました。
そこで、転送録で、全国一括集中受付拠点への自動転送および転送解除をスケジューリングし実施。全国にある各拠点の回線別に転送切替作業を自動で行えるようになりました。
その結果、お客様への対応クオリティーが向上し、問題点を解決することができました。
また、災害対策とて、緊急的に個別拠点での転送切替を「転送録」でリモートで即時実行することにより、継続的な業務実行が可能となりました。

導入企業様	株式会社FCEデュケーション
導入に至った背景	新型コロナウイルスの影響で学校・教育業界からの電話による問い合わせが急増。営業部署での電話取次による業務負担が増大していた
導入の決め手となったポイント	・一斉呼出転送サービスで在宅勤務の社員もオフィス同様に電話がとれる ・電話に出られない場合でも、着信先を知らせる機能で取りこぼしがない
導入後の効果・感想	・複数サービスを組み合わせ、きめ細やかな対応と業務効率化を実現 ・管理画面が使いやすく、社内異動に伴う番号変更もスムーズにできた
導入事例ページ	https://www.10so6.com/casestudy/casestudy_12

新型コロナウイルスの影響で問い合わせが倍増し、営業部署での電話取次による業務負担が増大し、他部署の応援も必要になるような状況だったことから、「転送録」の導入を決定しました。在宅勤務も増えましたが、一斉呼出転送の機能を使い、オフィスにいる時と同じように電話をとることができ、営業やアフターフォローの業務を社員も電話を取り次ぐことができました。
その後、電話転送切替、自動音声受付、順次転送サービスを追加し、お問い合わせの内容ごとにつなげる部署を変えたり、取次の順番を決めるなど細かく設定することで、業務効率にもつなげています。

7. 「転送録」の全サービスを2日間無料でご体験いただけます！

「一度試しにつかってみたい」「いろいろなサービスを知りたい」という方には、「転送録」の全てのサービスが利用できる2日間無料で体験できるトライアルがおすすめです。

会員登録のみでサービスごとに2日間無料で試用でき、電話やメールでのサポートも実際のご契約時と同様なので、サービスの使用感を体感することができます。

サービスの試用手順は、以下の通りです。

詳しくはこちらをご覧ください。

8. まとめ

テレワークの導入など、新しい対応が必要とされる中、クラウド型多機能電話転送サービスは、現在の電話設備を維持したまま、業務の効率化、機会損失を防ぐなどの様々な困りごとを解決する手段となるでしょう。
機能だけでなく、今回お伝えしたポイントも含め、使用感や導入した後のことも考慮してサービスを選ぶことが大切です。他の企業や業種でどのように使われているかもチェックして、最適なサービスを選びましょう。
クラウド型多機能電話転送サービスが活用されている業界は、教育現場、医療、金融、物流サービス、自治体、情報通信など多岐に渡っています。手間のかかるルーチン作業をミスなく、簡易化、効率化し、コスト削減や業務効率向上につなげていきましょう。