「ボイスワープの停止をし忘れて、新規問合せの電話を見逃してしまった」
「営業時間内でも転送を続けてしまい、クレームになった」

固定電話の転送サービスは、ビジネスにおいて非常に便利なツールですが、その設定を適切に管理しないと、上記のような予期せぬ問題が発生することがあります。特に転送設定の解除（転送の停止）を忘れると、重要な連絡が意図した場所に届かなくなり、ビジネスに大きなダメージを与える可能性があります。

このコラムでは、そうしたリスクを未然に防ぎ、固定電話の転送設定ミスによるビジネスチャンスの損失を防ぐための方法を考察します。末尾には月額1,000円～という手ごろな価格で導入できる転送設定の自動化サービス「転送録」についてもご案内しています。

はじめに：固定電話転送サービスの概要とメリット

ここでご紹介する「固定電話転送サービス」とは、固定電話（03や06など市外局番を持つもの）にかかってきた電話を、別の電話番号（固定電話や携帯電話、IPフォンなど）へ着信を自動的に転送するサービスのことです。例えば以下のようなビジネスシーンで用いられます。

• 不在時の転送・・・担当者が不在であったり、応答できない状態の時に、別の電話番号に自動転送することで、電話対応を行う
• 時間外の転送・・・24時間365日体制ででの顧客対応が必要な場合、営業時間外や休日に着信があった場合、別の担当者やサービス拠点に転送をする
• 場所に縛られない転送・・・勤務地が複数ある場合やリモートワーク中、事業所間で電話を転送する

オフィスから離れていても、モバイルデバイスなどで重要な電話を受けることが可能になるため、顧客対応を確実かつ迅速に行うことができ、信頼性の向上にも繋がります。

業界別：固定電話転送サービスの使い方

電話対応を確実に行うための固定電話転送サービスですが、業界によって多様な使い方があります。具体例をいくつかご紹介します。

• 医療業界・・・オンコールで待機している医師や看護師に、効率的に緊急連絡を転送します。医療機関という特性上、電話の即時対応や部署間や担当者間での連携が求められますが、電話を転送することで対応しています
• 不動産業界・・・顧客サービスの向上や営業機会の最大化を目的に、営業担当者がオフィスに不在の時も顧客からの問い合わせを携帯電話に転送することで即座に対応しています
• 小売業界・・・店舗の閉店後も、顧客からの問い合わせをコールセンターや他の店舗に転送することで、24時間365日体制の顧客サポートを提供しています

固定電話の転送は、単に通話を別の番号に転送するだけではなく、ビジネスのニーズに応じた柔軟な対応が可能です。サービスの活用によって企業は顧客からの信頼を深め、業務効率の最大化、そして緊急時の対応力強化などの様々なメリットを享受することが可能です。

固定電話転送の代表的なサービス

様々な種類がある固定電話転送サービスの中から、主なサービス提供者とその特徴をご紹介します。

NTT東日本・NTT西日本「ボイスワープ」

「ボイスワープ」は、主にNTTの固定電話利用者向けに提供されており、固定電話にかかってきた電話を、あらかじめ設定しておいた他の電話番号（固定電話や携帯、スマートフォン）へ自動的に転送するサービスです。オフィスでの利用は、月額で880円（税込）/1契約者回線毎です。

KDDI光ダイレクト「着信転送サービス」

KDDIの法人・ビジネス向けサービス「KDDI光ダイレクト」のオプションとして、着信転送サービスが提供されています。「無条件転送」「話中転送」「スケジュール転送」の中から転送方法が選択でき、無料で利用ができます。

ソフトバンク「多機能転送サービス」

ソフトバンクの通信設備を利用しているため、お手頃な基本料金や通話料で利用できる固定電話サービス「おとくライン」では、「多機能転送サービス」という名称で電話転送サービスを提供しています。利用料金は800円（税抜）／番号です。

転送は固定電話に不可欠な機能

重要な通話を逃さないようにすることで、コミュニケーションの効率を大幅に向上させ、業務の効率化に貢献する反面、管理が不十分だと予期せぬトラブルを招くことがあります。特に、転送の設定を適切に解除しないと、重要な通話が想定した先に届かず、ビジネスに重大な影響を及ぼすリスクもあります。各キャリアが転送サービスを提供していることからも分かるように、転送は固定電話に不可欠な機能と言えます。

ここからは、ボイスワープ等の固定電話転送サービスの効果的な利用を阻害する「解除忘れ」等の切替操作に関するエラーについてみてみましょう。

電話転送設定の切替操作を忘れてしまう状況とは？

電話転送設定の切替操作を忘れてしまう状況には共通点があります。それは、電話転送設定の切替操作が日常的なルーチンではないため、特に忙しい時や注意散漫な時に忘れがちということです。

また、いずれも転送の開始よりも「解除」を忘れがちになります。電話を転送する目的や必要性を意識するのは転送開始時であり、その状況が終わった後では意識が散漫になるためです。

転送解除（停止）忘れが起こりがちなシーン

• 長期休暇後・・・土日などの定期的な休みもそうですが、年末年始など休暇がイレギュラーに発生した場合には、転送を解除する作業を忘れてしまうことがあります
• 特定イベント後・・・会議や出張など、特定のイベントのために一時的に電話転送の設定を変更した後は、直後の忙しさや疲労が原因で、操作を忘れてしまいがちです
• 多忙な業務中・・・日々の業務が忙しい中で、特に緊急で対応が必要な業務が続いていると、後で設定を元に戻すことを忘れがちです
• 担当が決まっていない・・・設定解除を行タイミングで最も多いのが「出社した時」ですが、明確な担当を決めず「出社した人が担当する」という慣習の場合、人任せの心理が働き解除ミスが発生します

その他、固定電話のボタンをポチポチ押すという設定作業自体が複雑であり、設定変更の手順を正確に覚えることが難しいため、操作や解除を忘れてしまうシーンもあります。

転送解除（停止）忘れで起こる問題

電話転送設定の解除を忘れてしまうと、通話が意図しない場所へと転送され続け、重要な連絡が適切な人物や部署に届かないという問題が発生します。

これは特に、顧客サービスや営業活動において特に深刻な影響を及ぼします。
顧客からの問い合わせが適切な部署や担当者に届かない場合、対応の遅延や誤対応が発生し、結果として顧客満足度が低下することがあります。これは、企業の評判に悪影響を与える可能性もあります。

また、電話が不適切な場所に転送され続けることで、社内のコミュニケーションが混乱し、情報の伝達ミスや誤解が生じる可能性があります。本来の業務に集中できず従業員の生産性が低下し、全体的な業務効率が悪化する可能性があります。

これらを避けるためには、設定変更時には必ずリマインダーを設定する、またはチェックリストを作成しておくなどが有効です。また、設定操作の簡素化や自動化を図ることも、忘れを防ぐための一つの方法です。

転送の解除忘れを防止する方法

ここからは解除忘れを防止する具体的な方法を4つご紹介します。

1．リマインダーの設定
2．チェックリストの作成
3．タスク管理ソフトウェアの活用
4．設定操作の自動化

1．リマインダーの設定

リマインダーツールを使用して、転送サービスの設定解除が必要な時刻にアラートを設定します。携帯電話やスマートフォンのリマインダー機能も活用できます。時間単位の短い期間なら、目覚まし時計などのアラームをかけるという方法も、すぐに簡単・無料で実施ができて便利です。
イベントや会議など、急に発生した状況で一時的に固定電話の転送設定を行う時に特にお勧めできる方法です。

2．チェックリストの作成

電話転送の有効化と無効化を日常業務のチェックリストに組み込みます。これにより、通常の業務の一部として処理されるため、見落としの可能性が減ります。
あわせて、メモ帳や付せんを電話機に貼ることで視覚的に注意を喚起することも、見落としを減らすために有効です。電話機に貼られたメモは、電話を使うたびに目に入るため、転送解除を忘れることを防げます。特にオフィスなどで複数人が使用する電話機の場合、この方法は非常に効果的です。

3．タスク管理ソフトウェアの活用

タスク管理ソフトウェアは、タスクやプロジェクトを計画、追跡、そして管理するためのデジタルツールです。優先順位の設定や期限の管理、進捗の確認が容易になるため、効率的に業務を進行させることができます。
電話転送設定の作業自体をタスクとして登録し、チーム全員で管理責任を共有します。やや大がかりな方法ですが、複数拠点・多回線で固定電話の転送サービスを利用しているケースでは、解除ミスの影響範囲が広いため、お勧めできる方法です。

4．設定操作の自動化

最後に、設定作業を自動化するシステムを導入する方法もあります。例えば、事前に設定したスケジュールに基づいて自動的に転送を解除することができるクラウド型の電話転送切替自動化サービスがあります。このようなサービスを導入することで、転送解除を忘れる心配がなくなります。

電話の転送設定の作業を自動化するサービス「転送録」

転送の解除忘れを防止する方法の一つ、設定操作の自動化ならクラウド型電話転送サービス「転送録」の電話転送切替をぜひご検討ください。

電話転送切替とは、NTTボイスワープ等の電話転送設定の切替操作を自動化・スケジュール化するサービスです。自動化によって設定のミスをなくし、スケジュール化によって切替の手間を省きます。

手動による転送設定・解除対応に漏れが生じ、営業機会損失につながった・・・本来の業務に支障がでてしまっている、そんな課題を「転送録」が解決します。

時間帯や曜日を指定して、それに応じて異なる転送先を設定することが可能で、シフト制の電話当番にも適切に対応することができます。
月額1,000円～という手ごろな価格で導入できるのも魅力の一つです。

また、設定予約の操作はカレンダーを見ながら、ご希望の日時を選択するだけで簡単です。予約の設定数に制限なく、未来の1年間の予約ができる点も、解除忘れの防止に繋がります。

導入事例－業務効率向上の課題を「電話転送切替」で解消

2009年のサービス開始以来、2,000を超えるアカウント開設実績がある「転送録」ですが、ボイスワープ等の固定電話の電話転送サービスの設定や解除忘れを防止し、業務効率向上につなげたい、という目的でご導入いただいているお客様が数多くいらっしゃいます。

参考：導入事例「プロパンガス業界の共通課題（業務効率向上）を「電話転送切替」で解消（山陰酸素株式会社様」

「転送録」の導入によって本来の業務に集中することができること、またそれが従業員の満足度向上につながる、という副次的なメリットも感じていただいています。

「転送予約リマインドメール」で設定忘れを防止

「転送録」による電話転送設定の切替操作の自動化は、前述の通りカレンダーを見ながら簡単に操作ができますが、その予約自体を忘れては元も子もありません。

そのようなミスを発生させないために、「転送録」には転送予約リマインドメール、という機能があります。これを使用すると、当月の転送予約が登録されていて、翌月が未登録の場合に、リマインドメールを送信できます。※メールの送信は毎月20日の午前8時に実施されます。

転送予約リマインドメールは、電話転送切替の標準機能で、追加料金なしでご利用いただけます。

複数キャリアの電話転送サービスに対応

前段でご紹介した固定電話転送の代表的なサービス（NTT東西・KDDI・ソフトバンク）に対応している点も「転送録」がお客様から指示されている理由の一つです。

その他、

• 複数の固定回線の転送処理を一括で行なえるなど機能が充実していること
• ひかり電話設定サイト用　ID・パスワードを使用しないため安心して使えること
• 複数拠点・多回線など大規模な転送切替にも対応できること

など「転送録」独自の特長があります。

「転送録」電話転送切替の詳細はこちら

ビジネスの強い味方となる固定電話の転送サービスですが、設定や解除を忘れるというミスは、営業の機会損失に繋がります。「転送録」のようなサービスを上手く活用することによって、これらのリスクを最小限に抑え、常に連絡を逃さずに迅速かつ効果的に対応することが可能です。

設定の解除を忘れるといった人的ミスを防ぎながら、転送のスケジュールを柔軟に管理できる「転送録」の利用は、業務効率の向上に直結し、企業の成長と競争力の強化に寄与する重要な戦略となり得ます。

「転送録」は今すぐ無料でお試しいただけます。お試し期間中のメールや電話のサポートも手厚く行っています。以下のリンクよりお気軽にお試しください。
無料トライアル（サービス試用）

※機能や価格は公開日時点の情報です

※価格は税抜表示です