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電話転送のビジネス活用術⑦ 業務効率化はチームみんなで取り組むべし!

公開日:2018/11/26   更新日:2023/06/19

IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いにライバルでありながら学生時代からの旧友、良き飲み友だちでもある。この2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくシリーズ第7弾。

今回は、黒田のアドバイスによりワイドテックのクラウド型多機能電話転送サービス「転送録」を導入し、業務の効率化や働き方改革が定着しつつある職場の状況を田中が報告しています。

転送録の導入効果で業務効率化が進み、業績見通しも明るくなった!

田中:いやあ、黒田のおかげだよ。

黒田:何がさ?

田中:もちろん「転送録」のことさ。外出時でも電話の取りこぼしがなくなって、客先からの評判も良くなったよ。実際、新規の成約が増えて業績見通しも明るいぞ。

黒田:へえ、そりゃよかった。

田中:しかも、そのおかげで営業チームにも久しぶりに新人が入ったしね。

黒田:ほう。部下が増えたのなら、おまえもチームリーダーとしてもっとがんばらないとな。

田中:そうなんだ。業務効率化、残業削減と積極的に取り組んで「働き方改革」をさらに前進させないとせっかく入った新人に辞められちまうからな。

黒田:その意気だ。

「転送先増設」なら1枠単位で転送先増設が可能。しかも1枠100円/月

田中:ただ、営業の人数に合わせて転送先も増やさなくちゃいけなくなってな。

黒田:ああ、それなら「転送録」の「転送先増設」を使えばいいじゃないか。ボイスワープじゃ5件が上限だけど、転送先増設サービスを利用すればさらに追加できる。せっかくチーム力が増したのなら、それに応じて電話対応も充実させないとな。

田中:なるほど、さすがは黒田だ。イイこと言うなあ。ところで、増設の場合の料金なんだけど……。

黒田:10枠までは基本料金に含まれているから、あとは1枠追加するごとに月額100円でOKさ。人数が増えた分だけ枠を増やせばいいからムダな経費もかからないんだ。

田中:おお、そりゃいいな。10枠単位でないと追加が利かないってことになるとムダが生じるけど、1枠ごとに追加できるならありがたい。上司もこれなら問題なく了承してくれるだろうな。

転送先が増えても安心。細かい設定変更も自在の「スケジュール管理機能」

田中:あ、もう一つ気になることがあった。

黒田:今度は何だ?

田中:曜日ごとに転送先の担当を変えたい場合はどうするんだっけ? 面倒じゃないよな?

黒田:そうした細かい設定変更も「スケジュール管理」機能を使えば、自動で切り替えてくれるから大丈夫。おまえ、相変わらず心配性だな(笑)。

田中:あはは。でも、安心したよ。これで、しっかり転送先が増やせるから、営業チーム全員で電話対応できる。これで情報の共有化も進むし、業務の効率アップも図れるな。

黒田:うん。そうなれば、残業も必然的に減るし、働き方改革がぐんと進むはずだ。

田中:そうだ、転送録のこと、三上にも教えてやるか。

黒田:三上って、あの三上か? 大学で同じクラスだった……。

田中:そうそう。あいつも俺みたいな悩みを抱えていてな。外出先での電話対応が満足にできなくて、顧客離れが進んで、今、奴の勤務先は業績がジリ貧だって言うんだ。

黒田:そりゃ、一大事だな。

田中:で、三上の会社じゃ、コールセンターを設けようかとか、電話対応専用の人員を増やそうかとか考えてるって言うから、「そんなのムダだから、『転送録』を使え!」ってアドバイスしてやったよ。

黒田:なんか、いつかの俺とおまえみたいだな(笑)。

田中:そりゃ、転送録に関しちゃ俺は三上の師匠だからさ。

黒田:はいはい、師匠。じゃ、今日の飲み代は師匠におごってもらおうかな。

田中:なるほど、そう来たか(笑)。

備忘録 業務効率化・働き方改革を成功させるカギはやはり「転送録」 by 田中

日中は営業チームの全員が出払って外出先での電話対応も満足にできなかった数ヶ月前と比べると、今は黒田に教えてもらった「転送録」のおかげで状況が好転している。特に電話の取りこぼしがなくなり、顧客満足度も上がって新規の成約も増えている。しかも、チーム内で十分に情報が共有されているから、どの客先からどんな電話があり、どう応対したかについて改めて打ち合わせる必要もなくなり、仕事のムダもだいぶ解消した。こうしたことを考え合わせると、やはり業務効率化を軸にした働き方改革を成功させるカギは「転送録」の導入にあると言えるだろう。電話対応に問題があるからとコールセンターを新設したり、専用の人員を増やしたりするより、「転送録」導入はコストの面でもはるかに効率がいい。「電話対応力を強化してスムーズに仕事をこなしたい」なら、「転送録」はこれ以上ないツールだと言える。

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