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電話転送のビジネス活用術⑥ 顧客信用を失わないように効率を上げるコツ！
IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いにライバルでありながら学生時代からの旧友、良き飲み友だちでもある2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくこのシリーズ第6弾。
今回は、ワイドテックの「転送録」の順次転送、自動分配転送サービスを活用した顧客満足度向上と業務効率化の両立が話題の中心。いつもの居酒屋で黒田が転送録の賢い活用法を田中にアドバイスしています。
特定の曜日にかかってくる電話を指定の番号に転送する優れもの機能とは？
田中：そうそう、来月から毎週火曜日に新しい客先から発注電話を受けることになりそうなんだ。ただ、当の担当者が多忙で大事な着信が取れない可能性があるんだが、これどうにかならないかな？
黒田：うん、その場合も「順次転送」で解決できるよ。
田中：と、言うと？
黒田：スケジュール機能を使うんだ。そうすれば、転送先のパターンを自動で切り替えることができる。
田中：特定の曜日にかかってくる電話を指定の番号に転送させられるってことだな？
黒田：その通り。「パターンスケジュール設定」で、曜日ごとに転送先のパターンを入力すれば簡単に登録ができて、一度実行すれば自動で毎日切り替えてくれるんだ。
田中：へえ、そんなこともできるんだな。
「自動分配転送」なら、電話転送が1人に集中しないよう優先順位を自動調整
黒田：「転送録」って、かなりの優れものだろ? ボイスワープ単独ではここまでの機能はないぞ。
田中：分かってるさ。ただ、あらかじめ転送先の優先順位を設定しておいても、特定の誰かに電話が集中してしまったらどうするんだ？ 特に月末とか繁忙期になるとその傾向が強くなって、どうしても対応に不備が出るんだが。
黒田：なるほど、確かにそういうことはあるな。でも、「自動分配転送」サービスを使えば、その懸念も一気に解消できるから安心していい。
田中：そんな機能もあるのか？
黒田：うん、自動分配転送サービスというのは、過去の転送記録を解析して転送順位や頻度を調整してくれる機能さ。待機時間やコール回数をもとに誰に着信が集中していて、誰につながりやすいのかをシステムが自動で判断してくれるんだよ。
田中：ということは、電話対応頻度やコール回数からして、第一転送先となっている営業マンにつながりにくいような場合は、よりつながりやすい担当者へ柔軟に転送先を変更してくれるってわけか？
黒田：そう。ただし転送画面で「回数が少ない転送先へ設定」を選択する必要はあるけどね。
田中：いいね、それなら確かに特定の人間にコールが集中しなくていい。客先を待たせることがないから心証も良いだろうし。
黒田：しかも、電話転送を適切に分散できるから、電話対応に追われることなく自分のやるべきことに集中できるという寸法さ。これこそ業務効率化だろ？
転送開始や停止の切り替えも設定画面で簡単に行えて手間いらず
田中：いいね。じゃ、休日出張がある場合はどうだ？ 休んでいる他の社員への転送はキャンセルしたいんだけど。
黒田：問題ない。電話転送の開始や停止といった切り替えも設定画面上で簡単に行えるからね。
田中：すごいな、ボイスワープだけじゃとてもそこまでは手が回らない。さすがは「転送録」。ビジネス用にものすごく練られたシステムで驚いた。
黒田：だから感心ばかりしていないで、おまえの会社でも早く導入できるように、上に働きかけないと（笑）。
田中：分かった。今度、決裁権のある上司をここへ連れてくるから、同じ説明を頼むよ。
黒田：またそれか。だけどおまえ、いつか本当に連れてきそうだから怖いよ（笑）。
備忘録 顧客満足と業務効率化は「転送録」で両立できる by 黒田
電話対応に追われると本来の仕事が停滞する、通常業務を優先すると電話対応に不備が出る──と言うのが田中の悩みだったようだ。しかし、顧客満足を向上させることと業務効率のアップは決してトレードオフの関係じゃなく、やり方次第でいくらでも両立できる。それを可能にするのが、「転送録」だ。出先にいる営業マンの誰かが必ず着信を受けることができるから顧客対応の品質も向上するし、一部の社員ばかりに着信が集中するのを防げるから業務もおろそかにならない。これが「転送録」を導入する最大のメリットと言っていいだろう。
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