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電話転送のビジネス活用術③ 売上アップを実現する意外なポイント
IT系のライバル企業に勤務する30代営業職リーダーの田中と黒田。互いに良きライバルでありながら学生時代からの旧友、そして飲み友だちでもある2人の会話から、電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていくシリーズ第3弾。
今回はワイドテックのクラウド型多機能電話転送サービス「転送録」の一斉呼出転送サービスを活用して、客先の信用をどう獲得し、売上アップに結び付けるかについて、いつもの居酒屋で黒田が田中に指南しています。
電話転送、ボイスワープでは転送件数と機能に限界が。解決策は？
田中：お、黒田、ちょっと聞いてくれよ。
黒田：どうした。仕事で何かヘマでもしたか（笑）。
田中：いやいや（汗）、それがさ、クライアントでものすごく短気な担当者がいて、うちに電話かけて2、3回コールして出なかったからってクレームを寄こしてきたんだ。でも、そりゃあんまりだろ？ こっちだって商談中や移動中で電話に出られないことだってあるのにさ。
黒田：そのコール回数で電話を切るなんて確かに気の短いお客さんだな。でも、田中の会社はNTTのボイスワープを使ってるんじゃなかったっけ？
田中：ああ、電話転送サービスね、確かに導入してる。でも、ボイスワープは最大5件までしか転送先を登録できないから、けっこう取りこぼしがあるんだ。
黒田：だったら、ボイスワープの転送先に、先日も話した「転送録」の「一斉呼出転送サービス」を挟めばいい。あらかじめ設定しておいた転送先を同時に呼び出してくれるから、出先にいる誰かに着信がいくようになってる。しかも転送先は最大10件まで登録できるから、取りこぼしのリスクも限りなく小さくできるよ。
田中：10件の転送先へ同時に発信ができるっていうのはすごいよな。でも、たまたま10人全員が出られない状況だったらどうなるんだっけ？
黒田：「ただいま電話に出ることができません。しばらくたってからおかけ直しください」という音声ガイダンスを流せるから大丈夫。相手は「たまたま回線が込み合っているんだろう」と好意的に解釈してくれるよ。しかも、気になる保留音もいかにも転送っていう「プップップ」音じゃないから違和感を与えることもないしね。
電話対応のミスで客先の信用を失わないための「転送録」「一斉呼出転送サービス」
田中：ああ、やっぱり転送録はいいねえ。だけど、今、稟議を通しているところで、導入はまだ先になるんだよなあ～。
黒田：おいおい、おまえの会社は意思決定のスピードも遅いんじゃないか (笑) ？ ま、それはともかくだ。こちらの都合に合わせて電話をくれる客先なんていないし、やはり相応の態勢を日頃から整えておくべきだろう。むしろ、着信一発で「はい、●●会社の〇〇です」って、元気よく電話に出れば、向こうだって「信用できる取引相手だ」って、見直してくれると思うよ。
田中：そこまで言うなら、黒田のところはそれがデキてるってことか？
黒田：もちろん。だから取引も順調に進むし、信用されるから予算の大きな重要案件も回ってくる。当然、売上もよくなって会社の業績も上向くって寸法さ。
田中：電話対応一つでそこまで違ってくるのか……。モタモタしてられないな。すぐにでも転送録を導入できるよう上にプッシュしないと。
黒田：そうしたほうがいい。信用は失うのは早いが、回復には時間と労力がかかる。もし、先日の電話対応で客先の心証を悪くしたのなら、すぐにでも事後策を講じるべきだな。その意味でも、転送録の導入を急いだほうがいい。
スケジューリング機能で日々の輪番も自動化できて便利
田中：アドバイス、感謝するよ。おまえ、案外いい奴かもな(笑)。
黒田：ホントだ。何だってライバル会社で働くおまえに俺は塩を送っているんだ、アハハ（汗）。
田中：ところで、会議とか研修の予定が入っていて、あらかじめ電話に出られない日時が分かっている時はどうすればいい？
黒田：その時にWEB画面から転送先の設定を変更するか、、「スケジューリング機能 ※」で予定を設定しておけば、その時出られる人間にだけ自動で転送してくれるから心配はいらないよ。転送先を特定の日や時間帯で切り替えたり解除したりするのは考えただけでも面倒に思えるが、スケジューリング機能を使えばすべて自動だからうっかり忘れて電話対応にミスが生じることもない。
田中：ふーむ、おまえの会社がなぜ、業績好調なのか分かった気がするよ。もし、良かったら、うちに来て転送録導入のメリットを上に説明してくれないか？ 「一斉呼出転送サービスで業績向上、売上アップ間違いなし」とか何とか。
黒田：おいおい、もう酒が回ったか (笑) ？
備忘録 転送録で既存顧客のロイヤルカスタマー化を目指す！ by 田中
どんなビジネスでも信用や信頼は何より重要だ。そのいちばん大切なものを電話対応のミスで失っていたとしたらこれほどもったいないことはない。うちの業績が下向きなのはもしかしたら電話対応の不備で信頼を失い、既存顧客が離れてしまっているのかもしれない。これからは、電話転送を最大限に生かせる転送録と一斉呼出転送サービスの活用で客先の信用と信頼を取り戻し、さらに既存顧客のロイヤルカスタマー化を推し進めて、売上アップ、業績アップを目指していこうと思う。
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