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電話転送のビジネス活用術② 面倒な転送切替を自動化するやり方

公開日:2018/09/03   更新日:2022/03/25

IT企業にA社とB社にそれぞれ勤務する田中と黒田は、共に30代前半にして営業職リーダー。大学時代から長い付き合いがあることから、プライベートでもよき飲み友だちで、今日も新橋にある居酒屋で一献傾けながら語り合っています。今宵は、先日の続きで、電話転送をビジネスに活用するための極意を黒田が田中にアドバイス中。面倒な転送切替をどう自動化するかが話題の中心のようです。


田中
業績不振に悩むIT企業勤務の30代営業職リーダー。仕事柄、1日の大半を外回りで過ごす。チームの全員が同じような行動パターンなので、日中はオフィスが無人になることもあり、客先の電話対応の遅れが常態化。本人もそれが問題の元凶だと感じている。

黒田
田中と大学の同期で、ライバル会社に勤務するデキるビジネスマン。すでに社内では「転送録」を活用し、クライアントからの電話や緊急連絡の取りこぼしを防いで、ビジネスチャンスを上手に活用している。電話転送の利点をよく知る立場から、田中に対し、転送録の活用やそのメリット、機能についてアドバイスすることになった。

客先からの電話を取りこぼさないためのダメ押し機能、転送先の優先順位設定

田中:もう少し、その「転送録」っていうサービスについて教えてくれないかな。

黒田:ああ、いいよ。例えば?

田中:あらかじめ登録しておいた複数の電話番号を一斉に呼び出して、最初につながった相手(転送先)に転送できる一斉呼出転送」のよさは十分わかった。しかも、最大10件まで転送先を登録できるっていう点も申し分ない。でも、一つ気になることがあるんだ。

黒田:と、言うと?

田中:確かにうちは少数精鋭でやってるけど、全員が同じレベルっていうわけでもない。俺みたいに10年選手もいれば、入社したての若いのだっている。たまたま、転送された先がベテラン社員や中堅社員ならいいが、経験の浅い奴が電話を取って対応でミスったりしたら、客先の心証だって悪くなりかねない。要は、その辺をどうクリアするかだ。

黒田:なるほど。でも、転送録には「誰」に優先して転送するかをあらかじめ設定する順次転送サービスと組み合わせて利用すればいいよ。

田中:おいおい、それを早く言えって(笑) ってことは、社長につながらなかったら俺、俺につながらなかったら鈴木、鈴木でダメなら島田、島田につながらなかったら横川って感じで、つながるまで転送し続けられるってことか?

黒田:正解。電話対応を複数の人間で分担できるだけでなく、そこに優先順位というパラメーターを設定できるのがこの順次転送サービスの優れたところさ。

田中:そりゃいい! ただ心配なのは、その設定を切り替えるやり方さ。面倒じゃないといいけど。

電話転送切替サービスのスケジュール予約機能でうっかりミスを防止

黒田:転送録のすごいところは、転送先を増やせることだけじゃなく一斉呼出転送」や「順次転送」を組み合わせて、活用の幅をぐんと広げることができる点さ。もちろん、多機能になった分、操作性も十二分に練られているから安心していいよ。例えば、電話転送切替サービスを選べば、転送先の登録や編集、削除はWeb上で簡単にできるようになる。ボイスワープのような従来の転送サービスだと「転送開始」「転送停止」「転送先変更」を電話機のプッシュ操作で設定する必要があったけどね。

田中:へえ、至れり尽くせりだねえ。でもさ、営業時間や時間外で転送先を変更しようとすると、いかにWeb上で操作できると言っても、その都度切り替えるのはさすがにしんどくないか?
例えば、うちの場合、ITセミナーの講師を務める社長には夕刻以降は転送禁止にしたいし、家庭の事情で特定の曜日には早く帰宅しないといけない社員もいるから、その場合も転送をオフにしたいんだけどな。

黒田:それなら、一斉呼出や順次転送のオプション機能「スケジュール予約機能」を使えばいい。「営業時間内は全員へ転送」「営業時間外は特定のスタッフにのみ転送」といった日時や曜日ごとの切り替え設定も電話転送切替+順次転送や、電話転送切替+一斉呼出転送のように異なるサービスを組み合わせれば可能だよ。もちろん特定の曜日に誰かを転送禁止にすることも、その逆も簡単にできる。しかも、こうした処理は自動化されているから、転送開始や停止を忘れる心配もない。うっかりミスで客先への対応に不備が出るという事態もこれなら回避できるよ。

田中:そこまでできるとは、さすがに恐れ入った。まさに転送録はビジネス無双だな(笑)

キャリアごとに異なる転送切替設定。でも詳細な説明ページがあるから安心

黒田:確かに。でも、注意しておきたい点がないわけでもない。基本的に転送録はキャリア系の電話転送サービスと連携しているから、転送切替の設定は各社で違うんだ。ただ、この点もあまり気にしなくていい。なぜなら、ワイドテックの商品サイトにはNTTの「ボイスワープ」や「ひかり電話ボイスワープ」、KDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンクの「多機能転送サービス」、NTTコミュニケーションズの「自動着信転送サービス」といった各キャリアのサービスごとに転送切替の仕方をわかりやすく解説したコンテンツがあるからね。ほら、ここ(と、持参していたタブレットでそのページを見せる黒田)

田中:うちはNTTだからボイスワープか。なんだ、思ったより簡単だなあ。

黒田:お前もIT業界人なんだから、簡単で当たり前だろ。しっかりしろ(笑)。

備忘録 使い勝手のよさがビジネスチャンスを生かす by 黒田

どんなに便利なシステムでも使い勝手が悪いとそのよさを十分引き出せない。転送録なら複雑な電話転送切替の設定も簡単で、切替も自動処理で行えるからミスがない。ちょっとした落ち度でも客先からの信頼を失いかねないことを考えると、転送録のこうした機能、使いやすさはとても頼もしい。何より、転送先に優先順位が付けられるのも、小規模な企業やチームにはありがたいスペックだと思う。

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