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電話転送のビジネス活用術① 電話転送がもたらすメリット

公開日:2018/08/20   更新日:2023/04/21

IT企業のA社に勤務する30代営業職リーダーの田中とライバル企業B社に勤める黒田。
互いによきライバルでありながら、よき飲み友だちでもある2人。そんな田中と黒田の会話から、今回は電話転送のビジネス活用がもたらすメリットについてクローズアップしていきます。


田中
業績不振に悩むIT企業勤務の30代営業職リーダー。仕事柄、1日の大半を外回りで過ごす。チームの全員が同じような行動パターンなので、日中はオフィスが無人になることもあり、客先の電話対応の遅れが常態化。本人もそれが問題の元凶だと感じている。

黒田
田中と大学の同期で、ライバル会社に勤務するデキるビジネスマン。すでに社内では「転送録」を活用し、クライアントからの電話や緊急連絡の取りこぼしを防いで、ビジネスチャンスを上手に活用している。電話転送の利点をよく知る立場から、田中に対し、転送録の活用やそのメリット、機能についてアドバイスすることになった。

業績好調の蔭には、電話転送の存在があった

黒田:なんだか浮かない顔だな。

田中:長い付き合いだから打ち明けるけど、俺のところ営業成績が落ちててさ、ちょっとした危機的状況なんだ。

黒田:原因はわかっているのか?

田中:ああ。うちは一応、「少数精鋭」でやっているから、日中はみんな外回りだろ。すると、どうしても、社内での電話対応が手薄になる。だから客先の評価もイマイチ芳しくなくてさ。予算の大きな重要案件が回らなくなってきてるのは間違いなくそのせいだよ。

黒田:ふーん、だけどうちも似たような体制でやってるんだけどなあ。

田中:じゃあ、なんであんなに業績好調なんだよ?

黒田:うちは転送電話をうまく使いこなしてるからな。だから、全員が出払っていても、誰かが出先で電話を受けることができる。対応面で客先からお小言をもらったことはないよ。

田中:転送電話? なるほど、その手があったか。でも、あれって設定できる転送先が何件までって制限があるんじゃなかったっけ? 

黒田:確かに、NTTの「ボイスワープ」や「ひかり電話ボイスワープ」、KDDIの「着信転送サービス」、ソフトバンクの「多機能転送サービス」、NTTコミュニケーションズの「自動着信転送サービス」では最大5件までと上限があるね。

田中:それじゃ、導入してもあまり意味がないなあ。

最大10件まで一斉呼出転送。これはまさに携帯の内線化!

黒田:いや、だからうちはボイスワープと「転送録」っていう別のサービスを組み合わせて使っているんだよ。これだと、6件以上の転送先を任意に設定できるからね。

田中:転送録? なんだいそれ?

黒田:ワイドテックという会社が提供しているサービスだよ。この転送録はとても多機能で、登録後にメニュー画面から利用したい機能ごとに申し込むことができるんだけど、その中の一斉呼出転送サービスを使うと、あらかじめ登録しておいた複数の電話番号を同時に呼び出して、最初につながった相手(転送先)に転送できる。しかも、最大10件まで転送先を登録できるから、仮に全員が外出中でも、誰かが必ず電話を受けることが可能というわけ。これなら客先を待たせたり、対応が遅れたりといったことも防げるよ。

田中:そりゃスゴイ。でもさ、転送っていかにも「転送中です」っていう音がして、あまり印象がよくないよな。

黒田:大丈夫、一斉呼出転送サービスなら、あの気になる「プップップ」音もキャンセルできるし、仮に誰も電話に出られないという場合でも、「ただいま電話が大変込み合っております。しばらくたってからおかけ直しください」という音声ガイダンスを流せるから、相手には「たまたま回線が込み合っているんだろう」と思わせることだってできる。

田中:なるほど。でも、着信に携帯で折り返すとこちらの携帯番号が相手先に表示されて結局、転送だってバレバレにならないか?

黒田:確かにね。でも、転送録ならIP電話「050」や固定電話「03」で折り返すことができるプランも選択できるからその心配もいらない。固定電話の信用度を生かせるから、むしろ客先の心証もよくなるって寸法さ。

田中:いいね。それって、俺たちが持ってる携帯が内線電話になるのと同じじゃないか。

黒田:まさにその通りだ。うまいこと言うな(笑)

簡単操作で登録・編集が可能。設備投資が不要な点も魅力

田中:ただ、転送先の登録とか編集が面倒じゃないか? ふつう転送電話の設定と言うと電話機側でいちいちプッシュ操作しないといけないだろ?

黒田:転送録では転送先の登録や編集、削除がWeb上で行えるから問題なし。しかもディスプレイを見ながらの簡単操作だしね。だから、登録先の変更や転送・非転送の切り替えを頻繁に行う必要がある場合でもまったく苦にならなくていいよ。br>

田中:でもな、問題は導入コストさ。それでなくても、うちのセクションは業績不振なんだ。予算潤沢というわけではなくてな。

黒田:いやいや、その点も心配しなくていいよ。何しろ、転送録はインターネットができる環境があればすぐ導入が可能で設備投資も不要。基本料金だって1,000円という低廉さだ。携帯の内線化ができて、しかも有能なオペレーターを1人雇うのと変わらない体制がこれで整う※んだから、安いもんさ。

田中:マジか? いやあ、そんないいものがあるなんて知らなかったなあ。黒田、お前うちがライバルだからって今まであえて教えなかったのか?

黒田:違うよ。そっちが業績不振だってのは、今日初めて知ったんだから(笑)。

備忘録 この転送録はビジネスに使える! by 田中

俺たちの仕事は野球で言えば遊撃手みたいなもので、オフィスにいても商売にならない。つねに外へ出て人と会い、情報交換をすることでビジネスを創造できる仕事だ。だからこそ、電話対応の遅れとか不備といった機会損失は大きな痛手になりかねない。その点、転送録なら客先からの至急の要件も取りこぼさずに済むから、ビジネスチャンスを最大限に生かせる。しかも顧客との信頼関係も強固にできて、チームの士気も上がっていいことずくめ。さっそく、上司と交渉して導入を進めることにしよう。「善は急げ」だ!

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