さまざまな準備を経て起業したものの、本業のことばかり考えてオフィス設備にまで気が回らないという方もいます。しかし、毎日を過ごすオフィス空間でストレスなく仕事をするためには、最低限の設備はそろえる必要があります。今回は開業までに準備しておきたい、オフィス設備の準備についてご紹介します。

PCはどんな業種でも必須

顧客管理や売り上げ管理、給与計算まで、今やPCなしでは仕事はできません。会社設立の際の法的手続きに必要な書類を作成する際にもPCが必須です。故障に備えて、2台以上準備しておくことをおすすめします。オフィスにデスクトップPCを1台、持ち運び用にノートPCを1台用意すると良いでしょう。

WebデザイナーやCGクリエイターなどを除いて、特殊なソフトを使用しない限りはPCにそれほど高い性能は求められません。新品は値が張るから手が出せない、できるだけコストを抑えたいという方には、あえて型落ちのPCを購入する選択肢もあります。資金に余裕がある場合は高性能なPCを購入しても構いませんが、業務内容にそった機能を持つPCを選びましょう。

また店舗や事務所が光回線の契約を新規で結ぶ際、ノートPCを無料で手に入れられるキャンペーンを実施する代理店もあるため、お得なプランを探してみるのもおすすめです。

注意したいのはPCの盗難です。PCがなければ仕事に支障をきたすだけでなく、データ流出が起きた場合は取引先からの信頼を失ってしまいます。デスクトップPC・ノートPCに限らず、セキュリティワイヤーロックを付けるようにしましょう。

ビジネスシーンでよく使われるFAX

海外ではあまり使われていないものの、日本では活躍しているオフィスの定番機器がFAXです。今後取引先に見積書をFAXで送付する機会も考えられるため、準備しておくことをおすすめします。

また新規でFAXを購入しなくても、インターネットFAXを利用するのも1つの方法です。インターネットFAXは従来のFAX機のように電話回線を使うのではなく、インターネット回線を通じてFAXの送受信を行います。
相手のFAXをPCの添付メールで受信したり、PCで作成したデータを相手のFAXへ送信したりすることが可能となります。インターネットFAXであればFAX用紙やインクなどの費用が発生しないため、従来のFAXよりも固定費を抑えることができます。

仕事の連絡に欠かせない電話

急ぎの連絡でなければメールやFAXによる連絡で足りることもありますが、電話は連絡手段として欠かせません。電話であればすぐに連絡を取れる、直接話ができるという安心感があります。
しかし電話がかかってきたとき、必ずオフィスにいるとは限りません。打ち合わせのために外出していることも考えられるため、電話転送サービスには契約しておきましょう。

さらに電話転送サービスと併せて電話転送切り替えサービスを利用すると便利です。電話転送切り替えサービスとは、あらかじめ登録してある電話番号への転送切り替え操作を自動化するサービスです。
サービス導入の際、新たな設備投資は不要で、インターネット環境があれば、いつでもどこでも簡単に操作できます。例えば外出時に顧客がオフィスに電話をかけてきた場合、あらかじめ登録してあるスマートフォンに転送して電話の取りこぼしを減らし、新規案件の受注につなげることが可能です。

転送切り替えサービスはスケジュール機能を備えています。帰社時に転送開始し、出社時に転送を停止するスケジュールに設定しておけば、オフィスにいなくても電話を取ることができます。

おわりに

起業前はさまざまな準備に追われて、設備のことが後回しになりがちですが、設備が整っていない環境では、業務に支障をきたしてしまいかねません。将来のオフィスを想像しながら、必要な設備を整えていきましょう。