法律や行政手続きの専門性を生かした仕事のひとつに行政書士があります。しかし、士業とはいえ他の行政書士はライバルである以上、仕事を請け負うための営業活動は欠かせません。そこで今回の記事では、行政書士として仕事を請け負う際に営業活動を効率化するための秘訣について解説します。

1. 行政書士として開業する際の悩み

行政書士の業務には主に「契約書の作成」「自動車登録の申請」「相続・遺言」など多岐にわたりますが、行政書士の資格を取得したからといって自動的に仕事が舞い込んでくるものではありません。

行政書士になったばかりの人であれば、まずは大きな行政書士事務所や法律事務所に勤め、実務経験を積んで自分の強みや得意分野を伸ばしていくケースも多いです。その後、行政書士としての仕事に慣れてきて多様な経験を積んでいくと、なかには自分で事務所を開き独立したいと考える人も出てきます。または、もともと独立したいという夢を抱き、行政書士事務所などで修行を積む人もいるでしょう。

しかし、いざ一人で事務所を開業したとしても、本当に大変なのはその後の事業運営です。特に、仕事を獲得するための営業活動は欠かすことができず、事務所を不在にしていたり電話に出られなかったりといったタイミング次第で仕事を逃してしまうケースもあるのです。

開業したての行政書士にとっては、事務スタッフを雇う余裕もないため、最初は自分一人で雑務や電話対応を行う必要があります。行政書士は必ずしもオフィスのような事務所を構える必要はなく、自宅の一角を仕事用の事務所として活用しているケースも多いですが、依頼者からの電話に出られない状態が続くと依頼や相談案件が来なくなり、事業に大きな影響を与えることも考えられるのです。

2. 行政書士の信頼度を左右するもの

行政書士に何か仕事を依頼しようと考えたとき、電話がつながらずアポイントが取れないとそれだけで信頼を失くし、他の行政書士に仕事が流れていってしまうリスクがあります。そこで多くの人は連絡用のツールとして携帯電話を活用しています。「080」や「090」から始まる電話番号が名刺や事務所のホームページに記載してあったとしても、違和感なく連絡をしてくれる依頼者や相談者は多いでしょう。これは携帯電話だけではなく、「050」から始まるIP電話回線についても同様のことが言えます。

しかし、依頼者によっては携帯電話やIP電話の番号のみが記載された事務所よりも、一般の固定電話番号がある事務所を選ぶケースもあります。特に規模の大きい行政書士事務所や法律事務所などは、いずれも固定電話番号が掲載されているところがほとんどで、携帯電話やIP電話が窓口となっているところは稀です。

このように、携帯電話やIP電話が一般的な存在となり全盛の時代であっても、事務所に固定電話があるか否かで信頼度が変わることも考えられるのです。もちろん、行政書士の信頼度は依頼者とのコミュニケーションや依頼内容の確実な遂行などさまざまな要素が挙げられますが、まずは仕事を請け負うための入り口となる連絡手段も重要なポイントと言えるでしょう。

3. 機会損失を防ぐために有効なツール

各企業のBCP対策状況を調査すると、約半数の企業において対策内容が不十分であったり、思うように進んでいなかったりといった課題認識をもっていることがわかりました。

行政書士事務所にとっては携帯電話やIP電話よりも固定電話番号のほうが有利であると分かっていても、事務所を不在にしたら電話に出られないと不安に感じる人も少なくありません。そこで、転送電話を導入することによって、事務所不在時に電話がかかってきても携帯電話などに転送でき、電話を取りこぼす心配がなくなります。依頼者からは事務所の固定電話番号しか見えていないため、実際に相手方が携帯電話で受けているのか固定電話で受けているのかは分かりません。

転送電話を事務所に導入すれば、わざわざ電話を取り次ぐ秘書や事務スタッフなどを雇う必要もなく、余計な人件費やコストをかけずに対応できるためコストパフォーマンスも高いでしょう。また、転送電話のなかにはあらかじめ登録した電話番号だけを転送する機能や反対に登録した番号は転送せず、それ以外の番号はすべて転送するといった使い方もできます。

転送電話そのものは月額数百円程度のコストで手軽に利用できますが、もし自宅を事務所として利用するのであれば、仕事用の電話回線を新たに設置するなどして分けたほうが良いでしょう。自宅の電話回線に仕事の問い合わせや相談がかかってくると、対応した家族によっては正しく用件を伝達できなかったり失念したりといったリスクも考えられ、場合によっては行政書士としての信頼度にかかわることもあります。

4. 行政書士事務所に固定電話を手配する方法

行政書士事務所の開業に合わせて固定電話を設置する場合、もっとも一般的なのはNTTの固定回線として契約する方法です。電話加入権を支払い、新たに事務所内に電話回線を引き込む方法ですが、あくまでもこれは電話回線のみに限定されます。多くの事務所ではインターネット回線も同時に利用するケースが大半なため、現在ではインターネットと同時に契約し、料金もパッケージ化されている「ひかり電話」として申し込むのが一般的です。

重要なのは、一般加入電話やひかり電話、直収電話などそれぞれの回線で提供されている転送電話サービスも同時に検討することです。たとえばNTT・ひかり電話であれば「ボイスワープ」という転送電話サービスを提供しています。

転送電話サービスはあくまでも固定電話回線の付加サービスやオプションサービスであり、後から申し込むこともできます。ただし、たとえば現在ひかり電話を利用中の回線にボイスワープの機能を追加するとなると、別途2,000円の工事費が発生するため注意が必要です。

5. 独立時の大きな力になる「転送録」

行政書士として事務所を開業する際におすすめなのが、転送電話機能を有した「転送録」というサービスです。NTT東西のボイスワープをはじめとして直収電話の転送電話にも対応。Web上から電話転送の切替操作や転送先の設定、複数の番号への順次転送などの機能も充実しており、通常の転送電話よりも幅広い活用方法があります。

行政書士として独立したばかりのタイミングにおいては、多くの顧客先を回ったり、慣れない雑務に追われたりして手が回らないことも少なくありません。少しでも早く事業を軌道に乗せ、行政書士として安定して仕事を遂行していくためにもオフィス設備は重要です。クラウド型の転送電話として多くの企業に採用されている「転送録」は低コストで導入でき、ビジネスのチャンスを逃す心配もありません。

6. まとめ