休日の電話当番に関する課題

休日や夜間など、営業時間外の電話対応は様々な業種で課題になっています。
緊急性が高い業務や、設備管理やITシステムなど顧客への即時対応が必要なサービスを提供する業界では、休日でも電話当番を設定し、顧客と連絡を取れるようにしておく必要があります。

特に、顧客対応の品質を担保しながら、組織の運営効率を上げるという点に課題を感じ、以下のようなソリューションを検討される方が増えています。

• 電話転送（固定電話の着信をスマホに転送）
• IVR（自動音声応答）の導入
• コールセンターの契約

今回は転送録に問合せを多くいただく「電話転送（固定電話の着信をスマホに転送）」に焦点をあて、解決法をご紹介します。

固定電話の着信を社員のスマホに転送して休日対応

問合せ用の固定電話にかかってきた電話を、休日や営業時間外のみ社員のスマートフォンや携帯電話に転送したいというニーズは高く、以下のような業種で電話転送が活用されています。

休日の電話転送が必要とされる業種の例

これらの業界では、休日でも顧客からの連絡に迅速に対応することが業務の継続性や顧客満足度の向上に直結するため、電話転送システムが重要な役割を果たします。

業種	電話転送の活用例
ITサポート・セキュリティサービス	システム障害やセキュリティ問題は予測不可能であり、迅速な対応が求められるため、休日でも電話転送システムを利用して対応します。
不動産管理・設備管理・緊急修理サービス	建物の緊急修理やメンテナンスが必要な場合、休日であっても迅速に対応するために電話転送を利用します。
運輸・物流業界	荷物の追跡や配送の問い合わせなど、休日でも顧客のニーズに応えるために電話転送を活用します。
旅行・ホテル・観光業界	旅行中のトラブルや、宿泊の変更・キャンセルなどの問い合わせに休日でも対応する必要があります。
コールセンター	商品やサービスに関する問い合わせ、予約受付など、顧客サービスを提供するコールセンターも休日の対応が求められることが多いです。

ボイスワープでできなかったことを転送録が実現

固定電話の転送を行うためには、「ボイスワープ」などキャリアが提供する転送サービスをご利用いただければ可能です。ただ、それらのサービスには転送先として登録できる件数が少ないなど、活用に制限があります。

転送録は、それらのサービスを利用しても実現できなかった、さらに便利な使い方を提供するサービスです。

例えば、固定電話の転送先として複数名を登録し、曜日ごとにローテーションを組むといった使い方はボイスワープ等の転送サービスでは不向きですが、転送録を併用することで実現できます。

しかも転送録なら、固定電話を複数名に転送した際の呼び出し方も、転送先の運用方法によって選ぶことができます。以下にご紹介します。

固定電話を複数のスマホに転送するために便利な3つのサービス

複数名の転送とは、具体的に「固定電話の転送に対応する電話当番が10名いる場合」（固定電話を10名の社員のスマホに転送したい場合」を想定します。

• 当番リストから対応するのは1名のみ・・・転送先増設
• 複数名の当番が対応。それぞれのスマホを順番に呼び出す・・・順次転送
• 複数名の当番が対応。全てのスマホを同時に呼び出す・・・一斉呼出転送

それぞれのサービスは、オプションの「スケジュール機能」をご活用いただければ、転送をスケジューリングして一括で設定することができるようになります。

スケジュール機能は、シフト勤務の職場で「日中/夜間/曜日」を指定するケースで特にご活用いただいています。その他、業務のピーク時間や休日、特定のイベント期間など、事前に予測できるスケジュールに基づいて電話転送の設定が可能です。

一度スケジュールを設定すれば、手動での調整が不要となり、日々の運用がスムーズになり、効率的な時間管理ができるようになります。

転送先増設－電話当番が1名のみの場合

「転送先増設」は、ボイスワープ（NTT東/西日本）等電話転送サービスの、最大5件しか登録できない転送先を10件、20件…と増設するサービスです。

複数番号の登録ができ、転送先の番号の切替えができますが、転送先の設定は1番号のみとなります。ですので、想定ケース（固定電話を10名の社員のスマホに転送）において、電話当番・当番制の担当が1名の場合にはこちらをご検討いただけます。

サービス	料金種別	料金（税別）
転送先増設	基本料金（050番号）	1,000円／1契約番号 ※転送先10件の登録枠を含む※
	サービス利用料金（転送先との通話料）	一般固定電話：3分8.0円・携帯電話：1分15.9円

※転送先増設は、登録数に上限はありません。基本料金に含まれる転送先10件以上は1番号単位で増やすことができます。（1件あたり100円）

順次転送－複数名の当番を順番に呼び出す場合

「順次転送」は、複数の番号へ順次に（次々に・順々に）電話転送を行います。番号は10番号まで登録ができます。11以上の転送先がある場合には、オプションの「スケジュール機能」を利用いただくと対応ができます。

想定ケースにおいて、10名全員が電話当番であり、その電話を順番に鳴らすことで「確実に電話に対応したい」場合に活用いただけます。

サービス	料金種別	料金（税別）
順次転送	基本料金（050番号） ※0120番号もあります	2,500円／1契約番号
	サービス利用料金（転送先との通話料）	一般固定電話：3分8.0円・携帯電話：1分15.9円

一斉呼出転送－複数名の当番を同時に呼び出す場合

「一斉呼出転送」は、複数の番号へ一斉に（同時に）電話転送を行います。番号は10番号まで登録ができます。11以上の転送先がある場合には、オプションの「スケジュール機能」を利用いただくと対応ができます。

想定ケースにおいて、10名全員が電話当番であり、その電話を一斉に（同時に）鳴らすことで「いち早く電話に対応したい」場合に活用いただけます。

サービス	料金種別	料金（税別）
一斉呼出転送	基本料金（050番号） ※0120番号もあります	7,000円／1契約番号
	サービス利用料金（転送先との通話料）	一般固定電話：3分8.0円・携帯電話：1分15.9円

スケジューリングして一括で転送設定ができる

前述の3つのサービスではオプション「スケジュール機能」を利用することで、スマホに転送する設定を転送録ならカレンダーを使った一括転送設定が可能です。

1か月から向こう1年までのスケジュールをあらかじめ予約でき、平日/土日祝日や営業時間の転送先をシステムが自動変更します。

サービス	料金種別	料金（税別）
転送先増設・順次転送・一斉呼出転送	スケジュール機能（オプション）」	1,000円／1契約番号
		50円／1回の入替処理
		100円／1パターン追加（順次転送・一斉呼出転送のみ）

スケジュール機能は、シフト勤務の職場で「日中/夜間/曜日」を指定するケースで特にご活用いただいています。その他、業務のピーク時間や休日、特定のイベント期間など、事前に予測できるスケジュールに基づいて電話転送の設定が可能です。

一度スケジュールを設定すれば、手動での調整が不要となり、日々の運用がスムーズになり、効率的な時間管理ができるようになります。

電話転送なら、法人携帯（社用携帯）でも個人携帯でも対応可

さて、固定電話をスマホに転送する際に気になるのが、「どの電話機（端末）で転送を受け付けるか」という点ではないでしょうか。

法人携帯を導入しているのは、大企業で42.1％、中小企業で30.4%（※）と過半数にも届いておらず、比率としてはまだ低めです。つまり、休日や営業時間外に固定電話を転送する先に、個人が契約している端末を指定しなければいけないケースも大いにあります。

※MMD研究所「2022年法人向け携帯電話の利用実績調査」

特に「お客様に個人端末の番号が知られてしまうのでは？」という点で気にされる方は多くいらっしゃいますが、転送録のサービスではその心配はありません。

上記の「サービス概要図」の通り、ボイスワープを経由しますので、社員個人の携帯やスマートフォンでも安心して転送先に設定ができ、個人のプライベート番号を知られる不安はありません。

• 転送録の050番号を経由して個人携帯に着信します
• 折返しをする際にも、転送録の050番号を経由できる機能があります

※同じ050番号から発信するためにはオプション「050発信機能」のご契約が必要です

固定電話の転送切替を自動化するなら「電話転送切替」

前述の3つのサービスは、「複数の社員のスマホに転送する」場合に選択できるサービスでしたが、固定電話の転送を「自動化」「スケジューリング」のみのニーズにも転送録は対応することができます。

「電話転送切替」で転送設定を自動化・スケジュール化

固定電話の転送（ボイスワープ等キャリアの転送サービスをご利用になっている転送）の切替えをスケジュールに基づいて自動化できるのが「電話転送切替」です。

電話転送切替を活用した転送設定作業の自動化は、業務効率を高めるだけでなく、従業員の満足度向上と顧客サービスの質の向上にも寄与します。これにより、組織全体の生産性と競争力の強化が期待できます。

まとめ

休日や夜間など、営業時間外の電話対応は様々な業種で課題になっています。
その解決方法として、転送録の3つのサービスを中心にご紹介いたしました。前に設定した条件に基づき、着信を自動的に別の電話番号へ転送するそれらはビジネスの柔軟性と効率性を大幅に向上することが期待できます。

• 転送先増設・・・ボイスワープ（NTT東/西日本）等電話転送サービスの、最大5件しか登録できない転送先を10件、20件…と増設するサービスです。
• 順次転送・・・複数の番号へ順次に（次々に・順々に）電話転送を行います。
• 一斉呼出転送・・・複数の番号へ一斉に（同時に）電話転送を行います。

休日の電話当番に関する課題は、組織によって異なる対応を必要としますが、従業員の満足度を保ちながら、顧客の期待に応えるバランスを見つけることが重要です。これらのサービスをぜひご検討ください。